Energi Fyn
Energi Fyn er i disse år i fuld gang med at omstille sig til fremtiden og de nye vilkår, krav og muligheder, den vil føre med sig. Det er ikke svært at forestille sig, at man som energivirksomhed må se ind i en fremtid, der vil byde på store forandringer. Derfor er det måske heller ikke så sært, at Energi Fyn ikke blot er i gang med at imødekomme en grønnere fremtid, men også en mere digital fremtid.
At følge med den digitale udvikling
Energi Fyn har hidtil betjent sig af en ældre version af Microsoft Dynamics AX ERP-system, der blev implementeret i 2015. Ifølge Energi Fyns økonomidirektør Dorthe Søndergaard Kaysen har man ikke haft nok fokus på at få systemet udviklet, så det kunne understøtte den udvikling, forretningen og organisationen har gennemgået. Energi Fyn stod altså med et system, som ikke rigtigt understøttede de daglige processer, og som slet ikke var fulgt med den digitale udvikling.
Så i starten af 2022 gik Energi Fyn i gang med at afsøge markedet for at få anskaffet det de selv kaldte for Fremtidens ERP-system. Valget af samarbejdspartner faldt på Fellowmind bl.a. på grund af den brede kompetence og vores mangeårige erfaring inden for energisektoren.
Vi kørte jo en grundig analyse, da vi skulle finde en leverandør og samarbejdspartner. Energi Fyn havde også op til flere snakke med flere leverandører og endte med at vælge Fellowmind på basis af både de mennesker, vi mødte, men også de referencer, vi kunne få fra energibranchen.
Undgå tilpasninger for bedre at kunne tilpasse sig
For at undgå for mange tilpasninger af systemet ønskede Energi Fyn i videst mulige omfang at gøre brug af den standardfunktionalitet, som en moderne ERP-platform tilbyder for til gengæld at kunne tilpasse sig ændrede vilkår i markedet hurtigt og fleksibelt. Den gamle Dynamics AX løsning havde mange specialtilpasninger, hvilket gjorde det besværligt og dyrt at ændre i systemet og var årsagen til, at løsningen ikke længere understøttede arbejdsprocesserne. Med den nye Dynamics 365 F&O løsning er der næsten ingen tilpasninger, hvilket gør det langt nemmere at foretage ændringer med de mange opdateringer, der løbende kommer fra Microsoft, efterhånden som behovene og kravene ændrer sig.
Så i stedet for et meget tilrettet ERP-system, som var blevet tilpasset efter organisationens særegne forretningsprocesser, har Energi Fyn valgt at gå i den stik modsatte retning og har fået et standard ERP-system, hvor organisationen i stedet tilpasser sig de standardprocesser, som platformen kommer med.
”Vi tænker jo, at Microsoft og alle de brugere, der har været på systemet før os, har gjort sig nogle gode tanker; dem vil vi gerne læne os op ad i stedet for selv opfinde nye processer, som ikke er optimale. Så derfor ville vi rigtig gerne køre standard med så få tilretninger som muligt. Vi har benyttet lejligheden til både at kigge på vores processer og få dem optimeret og have et system, der også fungerer" udtaler Dorthe Søndergaard Kaysen, Økonomidirektør, Energi Fyn.
Klassisk økonomistyring med højere datakvalitet
Den nye Dynamics 365 F&O ERP-løsning skal først og fremmest understøtte Energi Fyn omkring økonomi, lager, indkøb og projekt, der både understøtter økonomifunktionen og den tekniske organisation.
Så hvordan har Energi Fyn fået indfriet ønsket om at sikre en transparent og effektiv styring af økonomien, spurgte vi?
"Vi har genbesøgt vores økonomiske dimensioner, og benyttet lejligheden til at kigge på de forskellige parametre, der anvendes også i projektstyringen, som har været med til at sikre, at Energi Fyn har fået en højere datakvalitet", siger Dorthe Søndergaard Kaysen.
Behov for bedre projektstyring
Med den nye løsning har Energi Fyn også fået et bedre project management and accounting (PMA), og det var der ifølge økonomidirektøren et stort behov for.
”Vi har forøget vores investeringsniveau i de seneste år, fordi vi investerer rigtig meget i udbygningen af elnettet og i bredbånd. Og der har vi simpelthen brug for et bedre overblik”, siger Dorthe Søndergaard Kaysen.
Et solidt projekt med en stringent proces
Det har alt i alt været et ganske vellykket projektforløb, som er nået i mål til tiden.
”Jeg synes der er kørt et godt, solidt projekt igennem. Der er en helt stringent proces med de forskellige faser. Det har været de samme personer fra Fellowmind hele vejen igennem. Det er nogle dygtige folk, som har været på opgaven, og som har udfordret os, kommet med gode løsninger, og som ikke mindst har været med til at styre projektet i mål til tiden. Det har også været vigtigt for os, at vi kunne gå live til tiden den 1. januar”, slutter Dorthe Søndergaard Kaysen.
Jeg kan godt lide den måde Fellowmind har grebet projektet an med de forskellige faser. Der har været rigtig meget dialog mellem dels Fellowminds projektteam og dels superbrugerne i de forskellige projektfaser.
Energi Fyn har med den nye Dynamics 365 F&O løsning taget et stort skridt i den digitale omstilling.
