KLM Catering Services

Udfordringer

Levering af store mængder måltider, snacks og drikkevarer hurtigt og effektivt er ikke en nem opgave. Igennem årene har KCS udviklet en sofistikeret proces til at gennemføre opgaven. Det indebærer produktion af måltider på dagen (så det er friske) samt den logistiske knude at fylde vognene i den rigtige rækkefølge, så flypersonalet ikke skal løbe frem og tilbage med mad og drikkevarer, men kan servere den enkelte passagers bestilling direkte fra vognen.

”For at holde styr på det hele igennem årene har vi benyttet et yderst skræddersyet ERP-system,” siger Marc Snijders Blok, ICT Manager hos KCS. ”Det gik fint i et langt stykke tid, men når softwaren ikke længere kunne opgraderes, følte vi et behov for modernisering. Især fordi vi ønsker at være kontinuerligt innovative for at møde vores kunders behov.”

I jagten på en fremtidssikker platform hyrede KCS et uafhængigt konsulenthus. De kortlagde processerne, udfordringerne og ambitionerne og kom med anbefalinger til software og implementeringspartnere. ”Det var sådan Microsoft Dynamics 365 og Fellowmind kom ind i billedet. Dynamics 365 var fortrukket på grund af dets total ydelse og fleksibilitet. Desuden så var vi allerede en Microsoft-orienteret organisation. Fellowmind overtalte os med deres ekspertise og tilgang, karakteriseret af samarbejde og gennemsigtighed.”

Tilgang

Efter et proof of concept og en demo gav KCS grønt lys for projektet. Ligesom projektet var ved at vinde momentum, var firmaet nødsaget til at nødlande på grund af pandemien. På blot nogle dage blev projektet skilt ad og arbejdet, der allerede var blevet udført måtte sikres.

”Alle de involverede var positivt overraskede over, hvor hurtigt vi kunne starte projektet op igen,” siger Mark Kalter, Managing Consultant hos Fellowmind. ”Allerede i maj kunne projektet fortsætte. Grundet pandemien og den hårdtramte flybranche var der blevet skruet gevaldigt ned for produktionen, så en masse medarbejdere var tilgængelige. Det var det ideelle tidspunkt at arbejde på en ERP-implementering.”

I samarbejde med KCS kiggede vi på, hvad vi havde brug for, for at opgradere det gamle ERP-system til Dynamics 365. Vi lavede en MVP, som ville støtte de essentielle aktiviteter og processer som produktion, indkøb og opbevaring. Den sidstnævnte bestemmer, hvor måltiderne skal sættes i vognen, hvilket er nødvendigt for at flypersonalet kan servere dem korrekt og hurtigt i luften. Hver fase i processen blev afsluttet med en demo, hvor vi demonstrerede nye funktioner til organisationen. Engagementet fra medarbejderne var enormt – en af demo-præsentationerne havde 80 deltagere.

En vigtig del af projektet var kundeordre-interfacen. Den er et miljø, der samler en masse information fra en række kilder og tillader flypersonalet at lave brugerindstillinger og ændringer. I baggrunden linkede vi kilder og automatiserede hvad der var nødvendigt.

Resultater

Som den planlagte lancering kom nærmere, blev det klart, at delkomponenter af MPV’en var forældede. ”For at imødegå det besluttede vi at udskyde go-live datoen med et par måneder for at tilføje nogle flere funktioner og automatisere yderligere processer. Vi udviklede også en PowerApp, som kan udføre kontroller af vognene for at sikre, de er fuldkomment og korrekt pakkede. Dette er yderst vigtigt, da måltiderne bliver forberedt indenfor fire timer fra afrejse, så der er meget lidt tid til at lave ændringer.”

”Ultimativt kunne KCS udfase det gamle system og skifte til Dynamics 365 i juni 2021 uden de store problemer,” siger Marc Snijders Blok. ”Takket være den ekstra opmærksomhed på testfasen og træning af medarbejdere var vi i stand til at opnå effektiv adoption og præstation meget hurtigt. En stor fordel ved den nye platform er, at den er bedre integreret og giver os fleksibiliteten til at producere på en mere kundeorienteret måde. Udover det, så kan vi fortsætte med at udvikle på vores IT, hvilket var utænkeligt med det tidligere system.”

Samarbejdet med og involveringen af Fellowmind har overrasket mig positivt. Både under og efter go-live var der stort engagement og gennemsigtighed. Naturligvis kan nogle ting gå galt under et stort projekt, men der var hele tiden åben kommunikation og hvert spørgsmål blev taget seriøst og håndteret effektivt. Som resultat føler vi os sikre på fremtiden og ser frem til et fortsat godt partnerskab.