SamAqua
SamAqua blev stiftet i 2012 og er et shared service selskab for forsyninger i Syddanmark. De leverer IT-drift, driver udbud, supporterer kontraktstyring, faciliterer faglige netværk og rådgiver forsyningerne.
Organisationen stod overfor at skulle udskifte deres kontraktstyringssystem. Tidligere havde de benyttet et større system, der omfattede kontraktstyring, fakturering og indkøbsstyring, men de oplevede forskellige udfordringer med blandt andet datakonfigurering, udtrækning af dokumenter og mangel på licenser, hvilket gjorde det svært for de enkelte forsyninger at føle ejerskab over deres egne kontrakter. Yderligere var det tidligere system udskiftningsmodent og udvikling i systemet var meget besværligt og omkostningstungt.
”Vi var aldrig 100% sikre på vores data, og det er altafgørende for os, når vi opererer med så store datasæt” siger Malene Loff Skræ, afdelingsleder for Jura, Projekter & Kontrakter hos SamAqua.
På jagt efter et nyt system
Derfor påbegyndte SamAqua en omfattende proces for at analysere de 13 forskellige forsyningsselskabers behov. Her blev det bestemt, at selskaberne i modsætning til tidligere skulle benytte ét system, der blot var til kontraktstyring.
"Vi har arbejdet med kontraktstyring i 10 år, så vi var ret skarpe på, hvad systemet skulle kunne, og hvilke ting der var ’nice to have’, og hvad der mere var ’need to have’. Det var med dette udgangspunkt, at vi påbegyndte en udbudsrunde”, fortæller Malene Loff Skræ.
Valget endte med at falde på Fellowmind som leverandør af en kontraktstyringsløsning bygget på WorkPoint, der er et tredjepartsprodukt til Microsoft SharePoint.
Da vi evaluerede på de kvalitative krav, var det tydeligt, at Fellowmind var meget strukturerede og havde erfaring med udbudsmateriale, hvilket gør, at man får en leverandør, der ved, hvad de har givet tilbud på. Man skal ikke efterfølgende diskutere i selve implementeringsfasen, hvad der er indeholdt, og hvad der ikke er. Man har taget strategiske beslutninger på forhånd og ved, hvad man satser på
Genkendelighed sikrer succes
SamAqua administrerer kontraktstyringssystemet for de 13 forsyninger, der er en del af selskabet. Derfor var et altafgørende element i den nye løsningsopsætning, at SamAqua ville få adgang til at justere på Active Directory grupperne for at sikre det bedst mulige samarbejde på tværs af forsyningerne. Dette gøres let i det nye system gennem Microsoft Azure.
En anden væsentlig faktor for SamAqua har været at få migreret eksisterende data ind i systemet og i samme ombæring at få opbygget en god struktur. Undervejs i dette forløb har det været vigtigt, at de medarbejdere, der sidder med det daglige arbejde i systemet i SamAqua og samt brugerne ude i selskaberne, har haft mulighed for løbende at komme med forslag til tilpasninger. Det har lettet arbejdet, at systemet er genkendeligt i sin udformning:
”Mange af vores selskaber bruger i forvejen SharePoint, så de har kunnet genkende, hvad det er, de sidder og arbejder i. Ofte kan fagsystemer blive tunge og besværlige, så det er en stor fordel, at det nye system er så intuitivt, som det er. Det er nemt at håndtere, og vi har prøvet på at lade det forblive sådan, for at brugerne layoutmæssigt føler sig godt tilpas i systemet”, fortæller Malene Loff Skræ.
En god start
SamAqua startede processen med implementeringen i juni 2023, og i november var de i mål med omkring 80% af løsningen. Tilbage er fase 2 af projektet, der primært består af mindre tilpasninger.
For at sikre en succesfuld udrulning, har SamAqua søsat forskellige adoptionsinitiativer. Først og fremmest bliver kontraktstyringssystemet præsenteret til ledelsesmøder og diverse netværksmøder på kryds og tværs af selskaberne og fungerer på den måde som et dialogredskab.
Derudover har SamAqua produceret både videoguides og skriftligt materiale, for at der er undervisningsmateriale, der henvender sig til forskellige læringsgrupper. Videoerne, der repræsenterer det layout, SamAqua har designet, er optaget af deres egne konsulenter og giver en introduktion til de mest simple ting, så det er let for medarbejderne at komme i gang. På sigt er ambitionen, at alle selskaber får tilbudt at de selv kan have en superbruger, der kan lægge aftaler ind og evt. selv administrere aftalerne, hvis de ønsker det.
Det er en del af vores kommunikationsstrategi at vise vores medarbejdere, hvor simpelt systemet er. Hvis de får oplevelsen af, hvor nemt og tilgængeligt det er, afskrækkes de ikke fra at ville bruge det.
Om samarbejdet med Fellowmind slutter Malene Loff Skræ:
”Fellowmind har været en virkelig tryg leverandør. Når der har været udfordringer undervejs i projektet, er det blevet løst med det samme. Det har været et meget professionelt implementeringsforløb”.
