VKR-Holding
VKR Holding (holdingselskabet bag kendte brands som VELUX, VELFAC, DOVISTA m.fl.) er et holding- og investeringsselskab, der skaber værdi gennem investeringer og ejerskab af virksomheder, der udvikler, producerer og markedsfører samfundsnyttige produkter, og bringer dagslys, frisk luft og bedre miljø ind i folks hverdag. VKR Holding består af 50 medarbejdere, der primært arbejder med økonomiske og juridiske anliggender. VKR Holding er moderselskab for VKR Gruppen, som i alt beskæftiger 17.200 mennesker i 38 lande.
VKR Holding har en juridisk afdeling, der håndterer mange forskellige typer af kontrakter, sager og selskabsdokumenter på tværs af lande og divisioner. For at kunne løse deres opgaver effektivt og professionelt havde de brug for et moderne og tidssvarende system til kontraktstyring, sagsstyring og selskabsadministration. De valgte WorkPoint, en fleksibel og integreret løsning, der er baseret på Microsoft SharePoint og leveret af Fellowmind.
Vi har talt med Jesper Green Schou, Head of Corporate Affairs i VKR Holding, om de udfordringer, de stod over for, og de resultater, de har opnået med WorkPoint løsningen. Her er hans historie.
Udfordringerne
Jesper fortæller, at den juridiske funktion i VKR-Holding havde nogle udfordringer med deres eksisterende systemer til kontraktstyring, sagsstyring og selskabsadministration. De var forældede, ufleksible og administrativt tunge, og de blev ikke brugt konsekvent af juristerne. Det betød, at der var dårlig dokumentation, manglende overblik, anselig risiko for fejl og mangler og ikke mindst et stort potentiale for at styrke samarbejde.
Manglende overblik og synergi
"Vi havde tidligere forældede systemer til håndtering af kontrakter og sagsstyring. Disse systemer var dog så administrativt krævende og ufleksible, at de simpelthen ikke blev anvendt konsekvent. I praksis betød det, at medarbejdere styrede deres egne sager på deres laptop og drev. Dette resulterede i, at det var nærmest umuligt at opnå et overblik over igangværende sager, deres status og placeringen af relevante dokumenter på tværs af afdelingen. Konsekvensen var, at hver jurist ofte arbejdede isoleret og med egne sager uden at involvere andre. Dette var i direkte modstrid med vores ønske om at fremme samarbejde og effektiv opgaveløsning."
Et rigidt system
En af de centrale opgaver i juridisk funktion er at holde styr på selskaber og selskabsdokumentation. VKR Holding havde tidligere et meget simpelt og ufleksibelt system, hvor dokumenter blev gemt på et traditionelt fildrev. Dette betød, at når man skulle finde specifikke oplysninger, var det nødvendigt at åbne og gennemgå individuelle dokumenter i stedet for at have oplysningerne umiddelbart tilgængelige i en selskabsoversigt.
Vi stod også overfor en stor udfordring i forhold til dokumentation og compliance. Vores mål var at samle alle disse aspekter i et effektivt system. Dette ville ikke kun sikre ensartede processer og dokumentation, men også fremme samarbejdet på tværs af afdelingen og gøre det muligt at effektivt at inddrage de rette ressourcer i de rigtige sager og få adgang til den samme dokumentation.
”For eksempel, hvis man skulle udskifte et bestyrelsesmedlem, skulle vi gennemgå mange dokumenter for at finde ud af, hvor bestyrelsesmedlemmet var placeret, hvornår medlemmet var meldt ind i bestyrelsen. Hvis vi derimod havde en effektiv selskabsdatabase, kunne vi få direkte adgang til disse oplysninger. Ved blot at klikke på det enkelte bestyrelsesmedlem, ville alle relevante oplysninger blive præsenteret," fortæller Jesper Green Schou.
Hellere et enkelt end tre systemer
Jesper understreger, at de havde brug for ét system, der var tilpasset deres selskabsstruktur og arbejdsprocesser. De ønskede et pragmatisk og enkelt system med potentialet til at rumme yderligere funktioner i fremtiden. Han påpeger, at de foretrak et samlet system frem for tre separate, hvilket ville muliggøre effektiv udnyttelse af masterdata på tværs af systemerne og nødvendiggøre kun én opdatering af masterdata.
Løsningen
VKR-Holding valgte WorkPoint som deres nye system til kontraktstyring, sagsstyring og selskabsadministration. WorkPoint er en løsning, der bygger på SharePoint i Microsoft 365, og som giver brugerne mulighed for at oprette og tilpasse forskellige moduler til deres behov. Løsningen er leveret af Fellowmind, som har stor erfaring med at implementere WorkPoint for juridiske funktioner i større organisationer.
Jesper fortæller, at WorkPoint-løsningen har løst deres udfordringer på flere måder:
"WorkPoint har præcist de features, vi havde brug for, og er samtidig en meget fleksibel platform. WorkPoint tillader udvikling af forskellige moduler, som alle kan interagere med hinanden. Dette sikrer, at vi kun behøver at opdatere masterdata ét sted, hvilket reducerer den administrative byrde betydeligt."
"WorkPoint er yderst fleksibelt, både i forhold til konfiguration og fremtidig vedligeholdelse. Skulle vi få nye behov, er det nemt at tilpasse systemet. Desuden er det nemt at bruge i hverdagen, hvilket minimerer den administrative tid, der bruges til at registrere sager og uploade kontrakter. Min erfaring er, at den største hindring til succes med sådanne systemer er, hvis de er for administrativt krævende at bruge."
"WorkPoint er baseret på SharePoint, hvilket betyder, at det benytter arbejdsgange, er er velkendte. Et vigtigt kriterium er nem adgang til rettighedsstyring. Vi har mange fortrolige dokumenter, som forskellige samarbejdspartnere i koncernen skal have adgang til, og ofte skal de have adgang til forskellige dele. Derfor er det afgørende, at det er nemt at styre, hvem der har adgang til hvilke dele af systemet. WorkPoint har funktionaliteten til at styre rettighedsadgang på en detaljeret måde, ned til den enkelte sag, specifikke dokumenter under en sag, eller bestemte dele af koncernen. Dette sikrer, at den enkelte afdeling kun får adgang til sine egne dokumenter."
Projektet har også givet anledning til at bruge ny smart teknologi – Microsoft Syntex – til at indeksere en enorm mængde data indeholdt i diverse filer og dokumenter.
”Vi havde en stor mængde information gemt i Excel-ark og i PDF-dokumenter. At indeksere nøgledata fra alle disse dokumenter ville kræve betydelige ressourcer, som kunne bruges mere værdiskabende. Derfor anvendte vi Microsoft Syntex til at lære systemet, hvordan det skulle læse disse PDF-dokumenter og Excel-ark. På denne måde kunne det automatisk hente data og oprette dem i systemet.”
Resultaterne
Jesper fortæller, at WorkPoint løsningen med Fellowminds hjælp har skabt en række resultater for den juridiske funktion i VKR Holding, både i forhold til omkostninger, effektivitet, samarbejde og compliance. Han nævner blandt andet:
Optimering af ressourcer og bedre samarbejde
"Vi har opsagt licenserne på de systemer, som WorkPoint har erstattet. Selvom vores fremtidige licensomkostninger er steget, har implementeringen af WorkPoint skabt betydelig værdi. Det har muliggjort mere effektivt samarbejde, bedre udnyttelse af kompetencer og ressourcer, og tidsbesparelser umiddelbar adgang til al information. Vi behøver ikke længere lede efter vores kontrakter og sagsdokumenter."
"WorkPoint har givet os en omfattende værktøjskasse, der gør os i stand til at løse vores opgaver hurtigere, bedre og mere effektivt. Det fremmer samarbejde og er et fleksibelt system, der er nemt at bruge. Det tilbyder en ensartet løsning på tværs af de værktøjer, vi har brug for."
Minimere juridiske risici
"Vores beslutning om at implementere WorkPoint handler først og fremmest om at øje kvaliteten og effektiviteten i vores arbejde. Med WorkPoint kan vi begrænse vores juridiske risici og forbedre kvaliteten af vores sagsbehandling og kontrakter. Vi har ny et solidt fundament for daglig sagsbehandling og kontraktudarbejdelse, hvilket i sidste ende forbedrer vores resultater.”
Klar til en fremtid med AI
"Med WorkPoint har vi nu et system, der er forberedt til at udnytte AI i fremtiden. Systemet giver os adgang til en fantastisk vidensdatabase. Selvom det vil tage noget tid at adoptere og anvende systemet på den mest effektive måde, forventer vi, at det vil medføre betydelige effektivitetsforbedringer og skabe betydelig værdi for os, når det sker."
Med WorkPoint har vi nu et system, der er forberedt til at udnytte AI i fremtiden.
Jesper er meget tilfreds med det nye system til kontraktstyring, sagsstyring og selskabsadministration, og han roser også samarbejdet med Fellowmind, som har leveret løsningen. Han siger, at de har haft en meget vidende og erfaren konsulent, som har forstået deres behov og løst deres udfordringer. Han er overbevist om, at de har fået en løsning, der vil gøre dem mere effektive, professionelle og fremtidssikrede.
Velkendte Microsoft 365 værktøjer
For medarbejderne foregår arbejdet i løsningen via velkendte værktøjer som Outlook, Word og Microsoft Teams og er på den måde med til at gøre medarbejdernes oplevelse med løsningen så brugervenlig som mulig.
