Alt hvad du behøver at vide om Microsoft Viva
Employee Experience (EXP) er lidt af et buzzword til applikationer i HR, og i begyndelsen af februar lancerede Microsoft sit tilbud inden for området, Microsoft Viva. Microsoft Viva beskrives som en platform til EX-applikationer og består af fire forskellige moduler: Insights, Connections, Topics og Learning.
Viva Insights
Viva Insights er allerede tilgængelig til brug i Microsoft Teams. Insights er baseret på MyAnalytics, som er et andet produkt i Microsoft 365, der oftest ses i Outlook. Oprindeligt har Insights tre funktioner:
- Kontakt med dine medarbejdere
- Opfølgningspåmindelser
- Tid til fokusering
Funktionen til kontakt med dine medarbejdere minder dig om at booke 1:1 møder med udvalgte personer som fx din chef. At vælge hvilke personer du får påmindelser om er lidt begrænset lige nu i Insights, men så kan du gøre dette i MyAnalytics i stedet. På samme side i Insights får du også påmindelser om at følge op på forskellige opgaver, hovedsagelig baseret på e-mails og møder. For eksempel, hvis du har skrevet i en e-mail, at du har lovet at vende tilbage med mere information eller udføre en bestemt opgave, vil Insights identificere og minde dig om dette.
Den sidste del i Insights lige nu er påmindelser om at reservere tid til at fokusere i din kalender. Hvor ofte føler vi ikke, at vores dage hurtigt er fyldt med møder, og folk står uden tid til at udføre andre opgaver? Insights foreslår derfor mulige tidspunkter i din kalender, som du kan bruge til fokuseret arbejde og med et klik reserverer du den tid.
Viva Connections
Vi har længe brugt intranet for det meste gennem vores browser, men nu giver Viva Connections os mulighed for at nå det gennem Microsoft Teams. Ved at tilføje Viva Connections til Teams får vi en app, der kan have din organisations logo og branding og samtidig giver dig direkte en genvej til dit intranet.
Dashboard
Men Viva Connections er meget mere end blot en app i Teams, for vil vi også få mulighed for at få et kurateret sæt af links og smarte integrationer gennem en funktion kaldet Dashboard. Der kan du tilføje små adaptive kort med enkle links, såsom den nyeste Covid 19-information eller smartere løsninger, hvor du muligvis kan hente oplysninger fra HR-systemet om antallet af feriedage eller vise oplysninger, hvor du forventes at give svar. Alle kortene i instrumentbrættet kan naturligvis målrettes mod udvalgte brugere og grupper i din organisation.
Connections på mobilen
Viva Connections fungerer også i Teams-appen på din mobil, og der ser det lidt anderledes ud, end hvis du bruger det via desktopversionen af Teams. I mobiltilstand ser du tre forskellige faner - Dashboard, Feed og Resources.
”Dashboard” er den samme funktion som beskrevet ovenfor, mens ”Feed” er en samling af nyheder fra SharePoint og indlæg fra Yammer, hvor du direkte kan interagere med likes og kommentarer.
”Ressourcer” giver dig den samme funktion som SharePoint App Baren, dvs. en global navigation, men er også en genvej til dine mest brugte sider og filer.
Ingen ekstra omkostninger
En god nyhed, der blev præsenteret under Ignite, er, at Viva Connections ikke koster noget ekstra, men er inkluderet, hvis du bruger Microsoft 365. Viva Connections lanceres til Teams i marts, så hold øjnene åbne. For at forberede dig skal du oprette et SharePoint Home Site.
Viva Topics
Viva Topics handler om at dele viden og ekspertise inden for organisationen ved hjælp af AI. Mange organisationer har gennem årene opbygget deres egne Knowledge Management-systemer, og mange gange har det endt med at være meget vanskeligt at opretholde dette manuelt over tid. Microsoft forsøger nu at løse dette ved automatisk at bruge søgning og AI til at foreslå forskellige emner, der er gemt i din organisation.
Dette kan f.eks. være projekter, produkter eller kunder, hvor du har information spredt på et antal websteder og i dokumenter i Microsoft 365. For hvert identificeret emne oprettes en emneside, der viser navne, beskrivelser, forslag til personer, der har arbejdet med emnet, relevante dokumenter og hvordan emnet kan relateres til andre emner. Denne information kan udvalgte videns-ambassadører udrede ved at redigere emnet, tilføje synonymer og bekræfte relaterede personer og dokumenter.
Men hvordan vises dette derefter for brugerne i din organisation?
Disse emner bliver automatisk klikbare links på SharePoint-sider, i søgeresultater og senere i år også i Teams og Yammer. Så hvis du for eksempel har et større projekt i din organisation, kan brugerne hurtigt gå til en oversigtsside for at læse om projektet og finde relaterede oplysninger. Viva Topics er allerede tilgængelig i dine Microsoft 365-miljøer i dag, men det er et ekstra produkt med en separat licensomkostning pr. bruger.
Viva Learning
Det sidste modul, som Microsoft har annonceret, er Viva Learning. Det er en app i Teams, der fokuserer på at give din organisation en samlet platform for læring. I Viva Learning kan du oprette dine egne kurser, men også indbringe eksternt indhold fra tjenester som Microsoft Learn, Pluralsight, LinkedIn Learning og edX.
Du kan let søge efter forskellige kurser ét sted, og senere på året kan du som leder vælge og anbefale kurser til dine medarbejdere. Viva Learning frigives som en preview-version til alle Microsoft 365 miljøer i april.
