Bliv klar til Shared Channels i Teams
Teams bliver i disse måneder udvidet med Shared Channels, der er en længe ventet funktion og en helt oplagt mulighed for alle, der samarbejder med ”gæster” i Teams. Dog ser vi, at ibrugtagningen af Shared Channels kræver en smule planlægning. Læs med her og bliv klar til Shared Channels i Teams.
Teams er det oplagte sted til at samarbejde i hverdagen, og derfor helt naturligt også stedet, hvor mange foretrækker at samarbejde med eksterne personer udenfor egen organisation. Hidtil har det været muligt at facilitere det nødvendige samarbejde med ”gæster”, dvs. at man kan invitere en samarbejdspartner ind i et team som gæst. Gæsteadgangen er i teorien fin, men i praksis har der også været nogle udfordringer ved dette:
- Værten har ofte givet adgang til for megen information, da hele teamets dokumenter deles og derfor også dokumenter fra andre kanaler.
- Gæsten har ofte haft svært ved at vende tilbage til samarbejdsstedet, da adgangen har krævet et profil-skift i Teams.
- Værtens it-afdeling har ofte mistet kontrollen over hvem der var gæster, og hvad (tænk igen filer) gæsterne i praksis har adgang til.
Ja, der findes workarounds og længere vejledninger i håndtering af samarbejde med eksterne i mange afskygninger, men det ændrer ikke på, at Microsoft Teams reelt har haft svært ved at åbne op for eksterne – med både kontrol og brugerorienteret værdiskabelse for øje. Det skulle gerne ændres nu.
Velkommen til Delte Kanaler (Shared Channels)
Shared Channels er den 3. kanaltype i Teams. Hidtil har der været standardkanalen som alle teams fødes med, og så private kanaler der kom til for få år tilbage.
Billede: En delt kanal oprettes. Der findes hermed 3 kanaltyper i Teams: Standard, Privat og Delt
Funktionelt er Shared Channels grundlæggende (se dog senere afsnit for få funktionelle undtagelser) som en standard kanal, men styringen af adgangen til kanalen er anderledes.
Med Shared Channels er det muligt at have et team med flere kanaler, hvor én kanal (og kun den ene) har adgang for eksterne deltagere. Det er smart og rart. Og de eksterne deltagere ser kun den ene kanal i deres egen Teams-klient derhjemme. Det lyder ikke væsentligt, men i hverdagen gør det en stor forskel. Med andre ord har værten styr på data, og gæsten udefra har nemt ved at deltage i samarbejdet. Kunne vi ønske mere?
Sådan ser en delt kanal ud for en udefrakommende:
Billede: En ekstern bruger ser en delt kanal i sin egen Teams-klient - bemærk det lille ikon til højre for kanalens navn. Det illustrerer en delt kanal.
Shared Channels til eksternt samarbejde – det kræver det…
Shared Channels er desværre ikke bare lige sådan at slå til. Det kræver at der konfigureres en smule i Azure – på både værten og den udefrakommende deltagers side. Med andre ord kan en slutbruger, der har hørt om Shared Channels eksempelvis i Fellowminds M365-update, ikke bare selv tage det i brug.
I praksis vil det også betyde, at Shared Channels vil leve i et lidt tungere it-teknisk set-up og ikke er så hurtigt og ad-hoc, som mange Teams-brugere har vænnet sig til de sidste par år.
Det må være op til den enkelte organisation at vurdere, om glasset er halvt fyldt eller halvt tomt. Selv tænker vi at den tekniske igangsætning af Shared Channels kunne være nemmere, men også at det er en investering i både sikkerhed og kontrol over data og vigtige samarbejder, hvorfor vi er sikre på at mange organisationer vil etablere det. Uanset hvad så slipper de fleste it-organisationer ikke for at tage stilling til det – enten nu eller lige om lidt, når kollegaerne kommer og efterspørger funktionaliteten. Så hvorfor vente med at finde ud af hvad I vil svare?
Det kan Shared Channels ikke
I denne artikels indledning skrev vi, at Shared Channels grundlæggende er som andre kanaler. Alligevel er der visse begrænsninger, som kan være rare at kende før en eventuel ibrugtagning. Følgende kan være væsentlige:
- Gæster kan ikke deltage i Shared Channels
- Planner kan ikke benyttes i Shared Channels
- Break-out-rooms funktionaliteten i Teams-møder kan ikke benyttes i Shared Channels
Desuden kræver Shared Channels at de eksterne gæster også har Teams (eller reelt en Microsoft-tenant), hvilket ikke er et krav til normale gæster.
Vores anbefaling til dig, der vil tage Shared Channels i brug
Dan en god plan for både it-etablering (engangsopgave) og adoption overfor slutbrugere. Sværere er det ikke.
Når I overvejer at tage Shared Channels i brug, så overvej følgende:
- Har I en (god) politik for eksternt samarbejde?
- Hvor skal samarbejdet foregå – og med hvem?
- Kan samarbejde der allerede er etableret flyttes til Shared Channels?
- Hvordan lukker I løbende op (og ned) for eksterne samarbejdspartnere?
- Hvordan håndterer I løbende data, der har indgået i samarbejdet med eksterne partnere?
Slutbrugerne er vigtige, så glem ikke at tænke på dem og deres brug af Shared Channels. Er slutbrugerne ikke med, så sker der ingen værdiskabelse. Husk at slutbrugeradoption aldrig holder op, og følg løbende op overfor brugerne. Præg dem med gode vaner og implementer jeres politikker for samarbejde på en positiv måde. Undgå at arbejdet flytter væk fra der, hvor I reelt har kontrollen over data.
Vi håber at denne artikel kan give jer mod på at se nærmere på Shared Channels og måske hjælpe jer til at få succes med ibrugtagningen af det. Tag fat i os, hvis vi skal hjælpe med noget af ovenstående – det gør vi gerne.
Links til andre blogposts- og artikler
Vil du have mere inspiration til brugen af Teams, så se vores produkt IntraActive Governance, der kan hjælpe med at holde styr på Teams. Du kan også se nærmere på følgende artikler:
Lasse Skjelmose & Nikolaj Jonassen, IntraActive
