Brug en intranet business case når dit intranet skal fornyes

Hvornår er det tid til at overveje et nyt intranet?

• Når medarbejderne ikke kan finde den information de har brug for
• Når navigationen og indholdet er sandet til og medarbejderne derfor holder op med at bruge intranettet
• Tilsandet teknik, fx platformsunderstøttelse, IT-sikkerhed, IT-kompatibilitet og hastighed

Uanset grunden til at anskaffe et intranet, så bør du lave en business case.

En business case er en måde at præsentere projektet for ledelsen og sikre det nødvendige budget og mandat. Business cases bruges som et ledelsesværktøj og fokuserer på gevinster ved projektet.

Men hvordan laver du en business case når gevinsterne ved et nyt intranet er svære at sætte kroner og ører på? Hvordan prissætter du en bedre navigation? Eller hvad betyder det at indholdet er opdateret og relevant? Er der en pris på brugerengagement og understøttelse af kommunikation og strategi?

Husk både de kvalitative og kvantitative gevinster

En tilgang vi har set flere gange, er at forsøge at måle på forventet sparet tid ved bedre søgning – fx at vi forventer, at hver medarbejder kan spare 5 minutter om dagen på at søge efter information eller udføre en bestemt opgave og så gange det med en gennemsnitsudgift for fx 15.000 medarbejdere. Udfordringen i denne udregning er, at det nemt bliver meget store tal, der selvfølgelig ser fine ud på papiret, men som er svære at omsætte i reel værdi for virksomheden. Og det kan en ledelse sagtens gennemskue.

I en business case for et nyt intranet er det derfor vigtigt at vurdere alle de fordele et nyt intranet giver – herunder eventuelle besparelser, men også gevinster og afledte effekter. Det vil med andre ord sige, at du skal beskrive både de kvalitative og kvantitative gevinster, som det nyt intranet vil give din virksomhed. Det kan f.eks. være:

• Øget produktivitet
• Tillid til og relevans af indholdet
  Informationsgenfinding
• Engagement og videndeling på tværs af virksomheden
• Brugervenlighed
• Understøttelse af strategiske initiativer
• Funktionalitet fx mobilt intranet eller infoskærme
• Tekniske besparelser

Indsaml din data

Før du går i gang, skal du indsamle information til business casen. Find ud af hvad der fungerer i dag og ikke fungerer ved det gamle intranet, hvad der er strategisk vigtigt for virksomheden lige nu og hvordan brugerne bruger eller ikke bruger intranettet i dag. Det gør du fx gennem:

• Brugerundersøgelser
• Brugerinterviews med forskellige og repræsentative typer af brugere
• Statistik og analytics på brug og indhold fra det nuværende intranet
• Virksomhedens overordnede strategiske målsætning
• IT-omkostninger ved drift og vedligehold

Når du kender omfanget af udfordringerne og medarbejdernes behov, er næste skridt at søge inspiration til, hvordan et nyt intranet kan hjælpe med at løse udfordringerne. Det er en god ide at kontakte en leverandør, der kender platformen og kan inspirere med konkrete eksempler fra andre kunder. Du kan også søge inspiration hos andre virksomheder, der har haft samme udfordringer.

Find din intranetsponsor

Noget der er vigtig for den fortsatte succes, er at finde en sponsor for projektet, der kan stå inde for projektets relevans og tale din sag i direktionen. Det kan fx være Kommunikations-, HR- eller IT-direktøren (eller en anden på CXO-niveau). Præsentér de udfordringer og mulige løsninger, du har identificeret og brug din sponsor som sparringspartner gennem resten af forløbet for at sikre relevans og vigtighed.

Når udfordringerne og mulige løsninger er afklaret og du har fundet din sponsor, så er det tid til at begynde på selve business casen. Der findes mange skabeloner på nettet du kan bruge, men generelt er business casen kort (max 1-2 sider) og i et overskueligt og relativt simpelt format, der sættes op i en tabel og bør indeholde følgende felter:

• Kort beskrivelse af projektet – Beskriv de overordnede udfordringer ved det gamle intranet og hvad det betyder for virksomhedens produktivitet og sæt det i forhold til virksomhedens forretningsstrategi
• Mulige løsninger - Beskriv evt. de forskellige muligheder for en løsning
• Fordele – beskriv fordele et nye intranet vil give virksomheden
• Tilgang – hvordan skal projektet gennemføres
• Tidsperspektiv – hvor lang tid vil projektet tage
• Omkostninger – få et estimat fra leverandøren for, hvad det nye intranet vil koste og hvor lang tid det vil tage. Leverandøren vil også kunne fortælle dig, hvor mange ressourcer I selv kan forvente at skulle bruge
• Risiko og begrænsninger – hvad kan stå i vejen for projektets succes
• Anbefaling – slut af med at anbefale den løsning og tilgang til projektet, som du anmoder ledelsen om at godkende