Erfaringer fra brug af Microsoft 365 i projekter

Denne problemstilling er stadig lige så relevant i dag som første gang spørgsmålet blev stillet for snart 7 år siden.

Og inden vi kan besvare spørgsmålet, bliver vi nødt til at undersøge, hvad den enkelte organisation mener, et projekt i Microsoft 365 (M365) egentlig er?

Min erfaring er, at begrebet ”projekt” spænder meget bredt og reelt er en skala, der går fra det helt basale til det meget avancerede, selv internt i den enkelte organisation.

Hvis et ”M365projekt” kun bruges til at opbevare nogle af de vigtigste dokumenter relateret til projektet, er kravene til ”M365projektet” markant forskellige fra de krav, der skal opfyldes, hvis definitionen i stedet omhandler samarbejde, både internt og eksternt, opgavehåndtering, møder og måske tilmed porteføljestyring.

Så svaret på det indledende spørgsmål Hvilken tilgang er bedst, når vi arbejder med projekter i Microsoft 365? er naturligvis: Det afhænger af konteksten eller projektets beskaffenhed.

Vores erfaring er, at den enkelte organisation typisk vil have flere forskellige projektskabeloner, der hver især er opbygget til at kunne håndtere forskellige typer projekter.

Kanal per projekt

Fordele

• Nemt af bruge, medlemmer og ejere kan selv oprette en ny kanal
• Færre Teams, hvis antallet af Teams er et problem hos jer, så vil “en kanal per projekt” kunne reducere dette problem.
• Muligheden for at søge på tværs af projekter. Da hvert projekt blot er en kanal i samme Team, vil søgning på tværs af projekter automatisk være en mulighed. Rettigheder respekteres naturligvis, og jeg vil ikke kunne se indhold fra en privat/delt kanal, som jeg ikke har adgang til.
• Snart kan kanaler arkiveres. I følge Microsofts roadmap vil vi snart (februar 2024) have mulighed for at arkivere en Teams kanal. Fra et Governance perspektiv er dette et kæmpe fremskridt, da vi således har mulighed for at ”lukke” gamle projekter.

Ulemper

Gælder kun for delte kanaler

• Delte kanaler kræver at Azure B2B Direct Connect er aktiveret både hos jer og hos jeres eksterne samarbejdspartnere for, at I kan dele kanaler med hinanden. Azure B2B Direct Connect er dog ikke et krav for, at I kan invitere andre Teams fra jeres egen tenant ind i en delt kanal.

Gælder for delte og private kanaler

• Stream, Planner, Forms Apps, Custom Apps, Bots, Connectors og Messaging Extensions virker ikke i delte og private kanaler.

Gælder for Private kanaler

• Et Team kan pt kun indeholde op til 30 (inklusiv slettede) private kanaler.

Gælder for alle 3 typer kanaler

• Den eneste måde I kan underopdele en kanal på (f.eks. i fagdiscipliner eller faser), er at bruge faser. Det er ikke muligt at oprette “underkanaler” i en kanal.

Team per projekt 

Fordele

• De flere Governance-værktøjer i Microsoft 365 såsom Conditional Access, Arkivering og DLP er lavet til at virke på Teams eller SharePoint Site Collections
• Eksternt samarbejde (gæster) er en indbygget mulighed, der kan aktiveres på et hvert Team
• Det vil være muligt at “flytte” et projekt fra en kunde/samarbejdspartner til en anden i forbindelse med opkøb eller lignende.
• Hvert projekt har ubegrænsede muligheder for at benytte Planner/Project4Web eller nogle at de mange lignende værktøjer i Teams.

Ulemper 

• For at Søgning automatisk omfatter alle projekter relateret til den samme kunde vil det være nødvendigt at sikre, at alle projekter er en del af samme SharePoint Hub.
• En Team per projekt tilgang vil betyde, at der oprettes en del Teams, hvilket vil betyde at Teams-oversigten i Teams vil blive vanskeligere at overskue.