Esbjerg Kommune er firstmover med valg af moderne cloudbaseret ESDH-løsning

”Valget af ’WorkPoint ESDH’ understøtter vores overordnede strategi om at højne kvaliteten på vores journalisering”, fortæller digitaliseringskonsulent i Esbjerg Kommune Kirsten Mulvad Ochsenbein. ”Det ønsker vi, så vi kan overholde lovkrav, sikre forretningskritisk information og samtidig være transparente for borgere og virksomheder.”

Automatiserede arbejdsgange betyder bedre journalisering

I Esbjerg Kommune bruges sags-og dokumenthåndteringssystemet til at journalisere stort set ALT, der produceres af ca. 2.500 producerende sagsbehandlere og 10.000 light-brugere i alle afdelinger. Det kan være alt fra byggesager til politiske dagsordener.

Fokus på brugervenlighed og genkendelighed

Kirsten Mulvad Ochsenbein ser det som nytænkende, at ’ESDH SharePoint’ har direkte integration til Microsoft 365. ”Vi ser det som en kæmpe fordel, at løsningen bygger på Microsoft 365, så medarbejderne kan journalisere direkte fra de office-programmer, de er vant til at arbejde i. Det bliver en helt ny måde at arbejde på, enormt brugervenligt, og den sømløse integration hjælper brugerne til at journalisere korrekt, når det kan gøres direkte fra Microsoft-programmerne Outlook, Word og sågar Teams”.

Evergreen-løsning

Med den nye løsning får Esbjerg Kommune en evergreen-løsning, der løbende opdateres og udvikles
og dermed aldrig forældes. ”Vi er meget begejstrede for, at vores nye system er baseret på Microsofts nyeste teknologier og dermed konstant udvikles og opdateres. Adoptionen af fx Teams er gået stærkt, og nu er vi sikret, at kommende værktøjer også kan tages i brug”, slutter Kirsten Mulvad Ochsenbein.

Fremsynet kommune

WorkPoint’s mangeårige guldpartner Fellowmind står for implementeringen af den nye ESDH-løsning, flytning af data, brugertræning samt efterfølgende service og support. Direktør Gorm Priem glæder sig over, at Esbjerg Kommune har valgt at prioritere en innovativ løsning og forklarer, ”Esbjerg Kommune har fra start haft fokus på at understøtte Microsoft 365, som er nerven i deres digitale arbejdsplads for at sikre en bedre brugeroplevelse for deres medarbejdere og dermed bedre kvalitet. Deres valg er baseret på løsningens kvalitet og fremsynethed, og selvom en kommunal forvaltning er en kompleks størrelse med mange krav, har de fuld tillid til vores system og har ikke været bekymrede for at være firstmovere og vise vejen. Vi er stolte over valget af vores løsning, og glæder os til de kommende workshops og samarbejde om en succesrig implementering.”

Microsoft 365 driver den digitale transformation

En udfordring i mange kommuner er et fragmenteret systemlandskab bestående af silobaserede IT-systemer, der skaber flaskehalse og besværliggør journaliseringsarbejdet. Peter Jørgensen, administrerende direktør for den danske softwarevirksomhed WorkPoint udtaler, ”Med en ESDH-løsning som bygger på Microsoft 365, tillader vi brugerne at anvende kendte digitale værktøjer og kommunikationsplatforme. Dermed nedbryder vi siloerne, sikrer smidigere arbejdsprocesser og moderniserer borgerservicen. Vores løsning har en høj grad af automatisering, og kommunen får også 100% ejerskab og kontrol over deres egne data”.

Peter Jørgensen er ikke i tvivl om, at det kommunale marked er modent til nytænkning og fortæller, at man i samarbejde med Fellowmind er i tæt dialog med flere kommuner.

Lokal stolthed

Borgmester i Esbjerg Kommune Jesper Frost Rasmussen er - ikke overraskende - glad for, at det er en lokal virksomhed, der vandt udbuddet, ”Udbuddet af en ny ESDH-løsning er en stor og kompleks opgave, som ikke mange spillere kan håndtere. Derfor er det dejligt, når vi har så dygtige lokale virksomheder, der kan byde på og endda vinde opgaven. Sidegevinsten er naturligvis også de afsmittende effekter såsom nye arbejdspladser og skattekroner”.