Forandringer skal følges til døren
Ved at samle deres telefoniløsning i Microsoft Teams satte Varde Kommune barren højt for teknologi i den offentlige sektor i 2021.
Forbedring af intern kommunikation og borgerservice
Kommunen ønskede en samlet løsning, som kunne spille sammen med deres eksisterende Microsoft Teams univers og samtidig kunne bære de forskellige behov fra ledelsen og services til borgerne. Denne implementering sikrede Varde Kommune en fuldkommen løsning for telefoni, hvor alt fra direkte telefonkontakt, både internt og eksternt med borgere, voicemail og delte telefonlinjer kunne samles på deres primære kommunikationsplatform, Microsoft Teams.
Den interne undersøgelse og udfordringer
For at sikre en sund implementering blev der gennemført en intern undersøgelse for at projektgruppen bedre kunne forstå både umiddelbare fordele og udfordringer i forbindelse med skiftet til Teams telefoni.
273 ud af 1300 (21%) mulige respondenter deltog i undersøgelsen. Den forholdsvis lave rate kunne muligvis have være bedre, hvis ikke Corona rasede, og der derfor var en masse vigtigere opgaver for Varde Kommunes medarbejdere.
Forbedringsmuligheder i adoptionen
Fra de 273 respondenter blev der samlet vigtig information for change management teamet. To af de vigtigste konklusioner er blevet udpeget nedenfor:
Frontpersonale, som kun har adgang til en smartphone og en delecomputer har haft flere udfordringer ved at adoptere Teams telefoni, da Pc’en er den mest brugervenlige enhed til programmet.
De mest almene funktioner er lette at bruge, men de mere avancerede features, som kunne gøre hverdagen meget lettere for personalet, er endnu ikke blevet taget ordentligt i brug.
Disse konklusioner har blandt andre hjulpet Varde Kommune med at udpege de kritiske områder, hvor deres change management og adoptionsressourcer skal bruges. Det er vigtigt at følge forandringer til døren i en organisation, for de potentielle fordele ved en ny teknologisk løsning ligger ikke i selve teknikken, men i teknikkens oversættelse til hverdagsbrug, som gør arbejdet nemmere for personalet og giver dem mulighed for at fokusere på bedre ledelse samt bedre kundeservice til borgerne. Når teknologi ændrer måden vi arbejder på, er det vigtigt at holde mennesker i centrum.
