Teams: Hvornår skal jeg oprette et team? Hvilke kanaler har jeg brug for?
Der er mange, der efterhånden er kommet godt i gang med Teams og nu har brug for råd og vejledning til en mere dybdegående brug af programmet end blot ”Kan man ..?” og ”Hvordan gør man ..?”
På det punkt hører vi oftest spørgsmålene:
- Hvornår skal jeg oprette et nyt team?
- Hvornår skal jeg oprette en ny kanal?
- Hvilke kanaler har jeg brug for?
Gode spørgsmål, men ikke helt nemme at besvare, da det afhænger af situationen. Og havde vi det simple svar, der kunne gives til alle, så ville vi med glæde komme med det her.
Men lad os alligevel gøre vores bedste for at hjælpe. Og beklager - men vi tager svarene i omvendt rækkefølge, så hæng på til du er igennem blogposten. Forhåbentlig giver det hele mening til den tid.
3) Hvilke kanaler har jeg brug for?
Som udgangspunkt har du brug for de kanaler i et team, som svarer til arbejdsopgaverne teamet har ansvar for i dagligdagen.
Har teamet ansvar for både kundehenvendelser, fejlrapportering og partnersamarbejde, så hav en kanal til alle tre emner.
Vores anbefaling er at det er bedre at starte med få kanaler, end at oprette for mange fra starten. Et stort antal af kanaler gør det mere uoverskueligt at vælge den rigtige, især hvis medlemmerne ikke er erfarne med Microsoft Teams endnu.
Med få kanaler mener vi, at I har kanalen ’Generel’, som er en standardkanal (der ikke kan slettes eller omdøbes), og så 1-3 af jeres egne kanaler, der har fokus på jeres arbejdsområder.
Se videoen herunder der forklarer konceptet.
Hvilke kanaler skal jeg oprette i Teams?
Det leder frem til næste spørgsmål:
2) Hvornår skal jeg oprette en ny kanal?
Det er bedst at oprette nye kanaler, når en eller flere af de eksisterende kanaler er ved at blive uoverskuelige og det er svært at finde samtaler om et specifikt emne eller opgave.
Altså, har teamet fokus på kundehåndtering, og den samme type sager bliver ved med at blive taget op, så kan det være en idé at lave en kanal kun til den sagstype, der kræver fokus og særlig håndtering. I kan altid slette kanalen igen, hvis aktiviteten daler og håndteringen ‘er på plads’.
Det betyder at når der tegner sig et mønster med et emne, som bliver ved med at “støje” for andet i kanalen, så kan I oprette en kanal til det, der dels kræver fokus og dels støjer for andre ting, der også kræver håndtering.
Altså; brug jeres kanaler med omtanke og vær klar til at justere løbende.
Se videoen herunder der forklarer konceptet.
Hvornår skal jeg oprette en ny kanal i Teams?
Når først kanalerne er på plads i mængde og fokus, så er det tid til at kigge på jeres teams. Her kommer det første spørgsmål ind i billedet.
1) Hvornår skal jeg oprette et nyt team?
Du har allerede et team (der fungerer!) og overvejer at starte et nyt. Bør du det?
Oftest vil et nyt team være nødvendigt, når I samler personer fra forskellige eksisterende teams, og de har brug for at være i let, åben kommunikation med hinanden. Det er jo det Teams kan og den mest oplagte situation til at starte et nyt team i.
Står man i en situation, hvor det er de samme mennesker, der allerede er i et eksisterende team, som man vil lave et nyt team med, så er vores anbefaling, at man skal starte med at oprette en ny kanal først og se, om den kanal kan løfte behovet.
I Teams er det langt lettere at slette kanaler end teams, så derfor er det bedst kun at oprette et nyt team, når man har et reelt behov, og ikke som et forsøg på en løsning.
Derfor: Opret et nyt Team når:
A: I oprindeligt er fra forskellige teams og nu skal samarbejde
B: I har et reelt behov
C: I har fundet ud af, om I har behovet ved i første omgang at have oprettet en kanal i et eksisterende team først
Videoen her viser forklaringen.
Hvornår skal jeg oprette et nyt team i Teams?
Det var tre overordnede svar med anbefalinger på tre spørgsmål, som kan besvares forskelligt alt efter hvem der spørger. Har du flere spørgsmål til brugen af Teams, så kan du tage kontakt til os i IntraActive Learning. Vi hjælper dig gerne videre.
God fornøjelse på den videre færd med teams og kanaler i Teams!
