Har Microsoft Teams slået intranettet ihjel?

Intranettets rolle i den moderne arbejdsplads

Intranettet udfylder mange forskellige behov i virksomheder i dag. Det afhænger af virksomhedens overordnede strategi, hvor virksomheden er i sin digitale transformationsrejse, og hvad de største udfordringer i organisationen er, f.eks. en nylig fusion eller organisationsforandring.

Vi har normalt kategoriseret intranets til at opfylde behov indenfor følgende kategorier:

• Top down kommunikation

• Samarbejdsproduktivitet

• Effektivisering i informationssøgning

• Videndeling

• Branding awareness

• Compliance

• Kultur

• Social lim

Men Microsoft Teams og Yammer understøtter også nogle af disse behov, så vi skal beslutte, hvilke formål de forskellige platforme bruges til. I Teams kan vi f.eks. ikke ændre look and feel, den er bare blå-lilla. Så hvis I har et stærkt behov for branding, er intranettet er godt sted at skabe dette i stedet for. Søgemotoren i Yammer er stadig mangelfuld, så hvis effektiv informationssøgning er vigtigt, bør det vigtigste indhold i stedet ligge på intranettet. Her er mulighederne for tilretning af søgemotoren væsentlig bedre. Og vi kan nævne mange flere eksempler, men tendensen vi ser hos vores kunder er, at intranettet er gået fra at have haft et altomfavnende formål, herunder samarbejde, kommunikation, videndeling, compliance og social lim, til at blive en mere fokuseret platform til kommunikation, branding, compliance og information.

Så et populært bud på intranettets rolle i den moderne arbejdsplads i forhold til Teams og Yammer er følgende:

Det betyder dog ikke, at intranetmanageren får det lettere, tværtimod. Nu skal Teams og Yammer tænkes ind i kanalstrategien og kommunikationsplanerne.

Hvor er dine brugere

I den moderne arbejdsplads hvor Teams og Outlook er installeret som applikationer på brugernes enheder, er disse naturlige startapplikationer for brugerne, da de indeholder den personlige kommunikation. Hvis Yammer er adopteret, er dette også et naturligt sted brugerne søger hen for at holde sig opdateret. Så intranettet kommer for mange i 3. række, hvilket betyder, at de vigtige budskaber ikke nødvendigvis rammer alle, når vi lægger dem som nyheder eller kampagner på intranettet. Derfor skal vi, som kommunikationsansvarlige, tænke i flere kanaler.

Et eksempel, der kan illustrere dette, er krisekommunikationen omkring håndtering af Corona krisen. Intranettet er stadig det sted, hvor de publicerede politikker og retningslinjer bor og på forsiden ligger nyheder og et kampagnelink til retningslinjerne om, hvordan medarbejderne skal forholde sig.

Det er dog ikke på intranettet, at diskussionen og spørgsmålene omkring retningslinjerne håndteres. Det gøres de på Yammer, hvor den øverst ansvarlige for krisestyringen, åbent kan kommunikeres til fra alle i virksomheden og diskussionen kan flyde frit. Hvis dette ender med rettelser til retningslinjerne, opdateres disse naturligvis på intranettet.

I en krisesituation er det nødvendigt, at alle er rettidigt informeret, så mellemledelsen er naturligvis også involveret, så alle medarbejdere er klar over, hvordan de skal forholde sig, og hvad retningslinjerne er. Derfor benyttes Teams til den helt nære kommunikation fra mellemlederne til deres medarbejdere og sikrer, at alle bliver opdateret, når retningslinjerne ændrer sig.

På denne måde benyttes alle tre applikationer som kanaler, der med rette afsender sørger for at rette information, rammer de rette modtagere. Dette sker desværre ikke af sig selv, så det skal styres og koordineres af den kommunikationsansvarlige.

Få synergi mellem platformene

Hvis vi skal ramme rigtigt med vores kommunikation, stille viden til rådighed på en effektiv måde og sikre et godt fundament for samarbejde, er vi nødt til at have et overblik over, hvordan brugerne benytter de forskellige applikationer i den moderne arbejdsplads. Det kan være brugsstatistik eller andre data, der hjælper os med at forstå applikationernes udbredelse blandt brugerne. Med denne viden kan vi planlægge, hvordan vi udnytter platformene bedst.

Teams og Yammer på intranettet

Hvis vi ser et scenarie, hvor Teams eller Yammer er udrullet i organisationen, men adoptionen ikke er så høj, som vi ønsker det. Intranettet derimod er veletableret som daglig platform for brugerne. Så skal vi naturligvis benytte intranettet til at hjælpe brugerne over på Teams og/eller Yammer. Det kan vi helt lavpraktisk gøre ved at vise brugerne deres Teams eller Yammer feed på intranettet og på den måde gøre dem opmærksom på, at der er aktivitet der er relevant for dem.

Intranettet i Teams

Et scenarie i den anden ende af spektret, er hvor brugerne primært benytter Teams og brugen af intranettet daler. Her vil vi gerne gøre intranettet lettere tilgængeligt for brugerne. Hvis vores intranet er baseret på Modern SharePoint, kan vi tilføje intranettet som en app direkte i Teams, så brugerne har adgang til det på samme niveau som deres Aktiviteter, Chat eller Teams listen i Microsoft Teams.

Har Teams slået intranettet ihjel?

Så på spørgsmålet “har Teams slået intranettet ihjel”, er svaret nej. Intranettet udfylder stadig en vigtig funktion i virksomhederne i dag, men vi skal tænke intranettet sammen med de øvrige applikationer i den moderne arbejdsplads. Vi skal tænke i nye kommunikationsstrømme og kanaler og sørge for at stille informationen fra intranettet til rådighed til brugerne, der hvor de er.