Intranettets fremtid i Office 365

Intranettet anno 2020 er på mange måder udfordret. Intranettet har som sådan stadig det samme formål som for 10, 15 eller 20 år siden, nemlig at stille en platform til rådighed internt i en organisation til brug for intern kommunikation og videndeling.

Ledelsens ønsker til intranettet er de samme, som de altid har været:

• Der skal skabes en fælles forståelse for virksomhedens strategi og daglige virke
• Medarbejderne skal inddrages i en dialog med ledelsen og den øvrige organisation
• Intranettet er virksomhedens dokumentations- og vidensrum, hvor regler og procedurer er dokumenteret
• Nye medarbejdere kan effektivt starte deres virke i virksomheden via intranettet, og få indblik i de hårde fakta men også de mere bløde aspekter omkring organisationens liv og selvforståelse. 

Men intranettet er udfordret på flere fronter. I dag er Office 365 og her SharePoint Online de facto den platform, som danske virksomheder anvender til at etablere et intranet på, men SharePoint er ikke alene. Der er i dag mange andre applikationer i Office 365, der bejler til rollen som det interne kommunikations-, videndelings- og samarbejdssystem.

Microsoft Teams er vokset stærkt frem på ganske få år og har markeret sig som et meget effektivt værktøj til samarbejde og kommunikation i projekt eller organisatoriske teams. Nu har vi 10, ja snart 20 andre applikationer i Office 365, der hver især kan en masse indenfor samarbejde, koordinering, opgavestyring og kommunikation etc. Så hvad er intranettets rolle?

Følgende 6 pejlemærker kan tilsammen hjælpe dig til at sikre en helstøbt strategi og plan for intranettets virke og dets udfordringer med at positionere sig i Office 365 universet.

1: Mød dine brugere, hvor de er

Nå ud til jeres brugere ved skrivebordet, eller når de er på farten via mobiladgang til intranettet og vær sikker på at alle ansatte altid er informerede ved at skubbe information og nyheder ud på infoskærme i det fysiske miljø. Det allestedsnærværende og øjensynlige i at have infoskærme, der fortæller de gode historier og giver praktisk info omkring virksomhedens gang, har en stor effekt.

Ved at nå ud på flere platforme styrker I jeres følelse af fællesskab.

2: Universelt forbundet information

Intranettet består af ikke adskilte informationsøer, men informationerne er forbundet. Når man arbejder med indhold på intranettet, kan et stykke indhold, som en ny procedurebeskrivelse, i sig selv være værdifuld, men understøtter intranettet også at procedure-ejeren nemt kan oprette en nyhed omkring den nye procedure og samtidig sende en push besked ud til en målrettet medarbejderskare på firmaets mobil app, så nærmer vi os en øget effektivitet. Intranettet skal facilitere denne forbundethed.

Data bliver til information og information bliver til viden.

3: Tag kontrol over indhold og struktur

Intranet har over årene lidt af at indhold og funktionalitet er sandet til. Nyhedsværdien lægger sig hurtigt og dagligdagen tager over. Ejerskab af indholdet og intranettet som platform er langsomt blevet overtaget af andre opgaver og prioriteringer og så står organisationen efter 3 år og skal starte nyt intranet op. Intranettet skal understøtte et aktivt ejerskab og organisationen skal tage ejerskab for intranettet på tværs af administrator, redaktør og slutbruger. Intranettet skal facilitere ansvarligheden.

Alle intranettets brugere skal kunne tage kontrol.

4: Relevans, relevans, relevans, relevans

Vi kender brugerne i vores organisation, så hvorfor ikke bruge denne information til at målrette indhold og funktionalitet på intranettet? Relevans er en af de parametre, der i større organisationer er grundstenen for at skabe et vellykket intranet. Relevans er her den nødvendige information på det rigtige sprog og på det rigtige sted. Relevans er ikke kun, hvad brugeren ser på forsiden af intranettet men det fra navigationen over indholdet i personalehåndbogen til, hvad der vises i nyhedsfeedet på mobil app’en. Intranettet skal facilitere, at alle brugerne nemt kan målrette den information, de skaber.

Brugeren er unik.

5: Hvilket værktøj til hvad og hvornår

Brugere kan i deres daglige arbejde stille spørgsmål som ”Hvor finder jeg information om vores nye firma strategi?” eller ”Hvor kan jeg bidrage med min viden på et helt konkret problem?” Brugeren er både modtager og aktiv bidragsyder, men hvilket sted og værktøj skal brugeren anvende? For såvel nye medarbejdere som medarbejdere, der har været længe i virksomheden vil dette spørgsmål kunne melde sig: "Hvornår skal jeg bruge Yammer, Teams, SharePoint, Planner eller noget helt femte?" Intranettet skal facilitere en kommunikation omkring hvilket værktøj brugerne skal anvende til hvad og hvornår.

Et landkort og en vejviser skal skabe klarhed for brug af værktøjerne.

6: Skræddersyet til dig og din virksomhed

Som virksomhed ønsker I, at intranettet er jeres organisations intranet. Det siger sig selv. Det betyder, at I skal have jeres egen app med firmalogo på og det skal være nemt for jer at brande jeres forskellige dele af intranettet, så det følger jeres designmanual. Nok vil I arbejde med standardsystemer, men I er stolte over jeres virksomhed og jeres brand og det skal skinne igennem på intranettet både på pc, smartphone og på infoskærme ude på jeres lokationer.

I ønsker jer et skræddersyet Intranet baseret på standard teknologi.