Kom godt i gang med dit nye intranet

Nyt intranet fra start til slut

Helt overordnet kan vi dele processen frem mod et nyt intranet ind i fire faser: 1) forberedelse, 2) afklaring, design og konfiguration, 3) kommunikation til organisationen og 4) migrering af indhold. Grænserne mellem de fire faser er flydende, og der vil ofte være overlap mellem dem. Det er den første fase omkring forberedelse og organisering inden projektets start, som vi har fokus på her.

Forberedelse og organisering

I denne fase handler det om at sikre, at projektet har et solidt udgangspunkt. Det kræver, at der findes en klar forståelse af intranettets formål samt klarhed omkring roller og ansvar.

Overordnet set er der fire områder, som vi anbefaler at få på plads inden projektstart. Det handler om:

• vision
• ejerskab
• organisationen
• indhold og redaktører

Vision

Første opgave er at skabe klarhed omkring, hvad formålet med intranettet er. Hvordan skal det støtte op omkring vores forretning og virksomhedens strategi? Hvordan placerer intranettet sig i vores samlede digitale arbejdsplads, og hvordan spiller det sammen med vores øvrige kommunikationskanaler og samarbejdsværktøjer?

Visionen er afgørende for både design og valg af funktionalitet. Derfor må vi vide, om det primære formål med intranettet f.eks. er at øge vores produktivitet, understøtte videndeling på tværs af organisationen, styrke vores identitet eller noget helt fjerde.

Når vi ved, hvad medarbejderne skal bruge intranettet til, kan vi også senere måle på, om dette faktisk lykkedes, og dermed om intranettet er en succes, eller om der er behov for justeringer.

Ejerskab

Næste skridt til at hjælpe projektet godt på vej er at finde svar på, hvilke roller der er behov for, og hvordan ansvaret skal fordeles - både i udviklingen og implementeringen af det nye intranet, men også når det overgår til drift. At skabe klarhed omkring dette ejerskab er første skridt på vejen til at få skabt et solidt governance set-up og sikre, at intranettet forbliver relevant for brugerne.

Hos mange er ejerskabet delt mellem IT og kommunikation. Nogle steder er HR også inkluderet, hvilket giver rigtig god mening, da det jo handler om vores arbejdsplads og arbejdsmiljø. I hvert fald oplever vi, at de intranet der fungerer bedst, er ejet af både IT og dele af forretningen og har en klar defineret ejerskabs- og rolleinddeling.

Organisering

Med visionen og ejerskabet på plads er næste skridt at forholde os til, hvordan organiseringen omkring projektet skal være. Vi må identificere intranettets interessenter og tage stilling til, hvordan de skal organiseres. Der er selvfølgelig flere måder at organisere sig på, men for rigtig mange giver det god mening med en projektgruppe, en styregruppe samt involvering af indholdsejere og slutbrugere igennem en referencegruppe eller på ad hoc basis. Her følger et par ord og anbefalinger til organiseringen:

Projektgruppen: Det er nødvendigt at projektgruppen har mandat til at træffe beslutninger – hvilket selvfølgelig gøres med udgangspunkt i visionen. Her kan det være en fordel, hvis projektgruppen ikke er for stor, da det kan være en hindring for at træffe effektive beslutninger.

Styregruppe: For mange giver det god mening at have en styregruppe, hvor relevante dele af forretningen er repræsenteret. Præcis hvilke dele af forretningen der er relevante, afhænger selvfølgelig til dels af hvad visionen med vores intranet er og hvordan ejerskabet er placeret.

Referencegruppe: I nogle projekter kan det også give mening at have en referencegruppe. Den kan f.eks. bestå af udvalgte indholdsredaktører eller personer, der har særligt meget indhold på intranettet. En referencegruppe kan være et godt sted at afprøve f.eks. design, informationsarkitektur, navigation og sideopbygning. 

Intranetejeren: Alt afhængigt af jeres governance set-up kan der være en eller flere ejere. Ejeren/ejerne vil typisk være en del af projektgruppen og/eller styregruppen.

Indholdsredaktører, indholdsejere og slutbrugere kan med fordel være repræsenteret i styregruppen og/eller referencegruppen.

Indhold og redaktører

Endelig er der også en opgave med at få styr på indhold og redaktører. Formålet med dette er at gøre migreringen så god som mulig, samt skabe et godt grundlag til definition af en eventuel ny informationsarkitektur. Mange vil gerne benytte processen med at lave et nyt intranet til også at få ryddet op i eksisterende indhold.

Det er ofte tidskrævende at få skabt et fuldt overblik over indholdet, og få besluttet hvad der skal migreres. Netop derfor er det også en rigtig god idé at komme i gang med oprydningen så tidligt som muligt. En måde at gøre dette på, er at få redaktører eller indholdsejere til at identificere, hvilket indhold der skal med videre. Dette kan f.eks. gøres med udgangspunkt i et sitemap eller helt simpelt i et fælles excel ark, hvor indholdsejerne tilføjer de intranetsider, der skal flyttes. Hvis man har et analyseværktøj til rådighed, eller på anden måde har data omkring indholdet, kan det også været et rigtig godt sted at starte.

Når man har styr på disse fire områder, er man rigtig godt forberedt på de næste skridt på vejen mod et nyt eller opgraderet intranet.

Hvis du har spørgsmål til ovenstående eller ønsker sparring omkring dit kommende intranetprojekt, er du selvfølgelig meget velkommen til at række ud til os.