Microsoft Viva – fem bud på en ny definition af medarbejdersucces

Som nævnt i vores forrige blog post (læs det her) har Microsoft inden for de seneste par år løbende præsenteret deres bud på, hvordan HR-afdelinger med Viva kan bruge Microsoft 365 teknologi til at hjælpe organisationer med at omdefinere, kvantificere - og i sidste ende opnå en ny definition af - medarbejdersucces.

Indtil for nyligt, bestod Viva af fire forskellige platforme:

• Learning
• Topics
• Connections
• Insights

I midten af maj kom så den femte platform; Goals.

I denne artikel til vi kort gennemgå de (nu) fem platforme én for én og give vores bud på, hvad de kan gøre af forskel for jeres organisation.

Viva Learning

Hvad indeholder det, og hvad er formålet med det?

Learning samler alle jeres digitale læringsplatforme og vidensprodukter i én fælles app i Teams. Med Learning får alle medarbejdere i organisationen dermed én fælles indgang til den samlede portefølje af kurser og vidensprodukter, der er tilgængelige for jeres organisation. Integrationen med Teams gør, at man i det pågældende team fx kan shortliste konkrete kurser eller vidensprodukter, der er relevante for medlemmerne af teamet. Her kan Learning fx være en fin add-on i et M365 Tips & Tricks Team, eller hvis man i HR ønsker et Onboarding-Team til nye medarbejdere.

Viva er derimod IKKE en selvstændig læringsplatform, og dermed heller ikke en konkurrent til eller erstatning for jeres eventuelle nuværende læringsplatform/LMS.

Hvem i organisationen bør forholde sig til denne platform?
Ultimativt afhænger det af, hvem hos jer der er ansvarlige for organisationens udvikling og læring, men gode bud kunne være afdelinger eller ansatte, som arbejder med; HR / Kompetenceudvikling / Læring / Organisationsudvikling

Inden I vælger at investere i Learning, bør I stille jer selv disse spørgsmål:

• Har I en ambition om at bruge og promovere Learning aktivt til jeres kolleger - fx som led i onboarding processer, teamudvikling, fri læring som medarbejdergode osv.?
• Har jeres medarbejdere i dag svært ved at finde rundt i jeres kursuskataloger, eller betaler I til læringsplatforme, der ikke udnyttes helt så meget, som I håbede på? - Hvis ja, så kan I have en udfordring med synlighed og nem adgang. Her ville Learning kunne hjælpe jer.
• Har jeres medarbejdere i dag adgang til Teams, og er det et integreret kommunikationsværktøj i jeres organisation? - Hvis nej, så vil I formentlig skulle arbejde med dette, før Learning kommer til at give jer stor værdi.

Topics

Hvad indeholder det, og hvad er formålet med det?

Kunstig intelligens hjælper interne vidensmedarbejdere med at organisere indhold og ekspertise på tværs af indhold, der ligger på organisationens SharePoint sider. Med Topics etableres et kurateret bibliotek med forskellige interne dokumenter, videoer, præsentationer og andet indhold. Dette gør det nemmere for medarbejderne at finde oplysninger og omsætte viden til arbejde.

Hvem i organisationen bør forholde sig til denne platform?
Topics vil som regel være interessant for medarbejdere, der har ansvar for intern videndeling – fx folk fra HR / Knowledge management / Videnafdelinger / Portefølje- eller Programledere osv.

Inden I vælger at investere i Topics, bør I stille jer selv disse spørgsmål:

• Hvem i organisationen skal verificere og kuratere de resultater, som Topics giver os?
• Ønsker vi at demokratisere intern videndeling, eller ønsker vi stram styring af hvem i organisationen, der har adgang til specifik viden?
• Har vi vores dokumenter liggende i SharePoint Online? – Hvis nej, så skal I først have styr på det, da Topics kun virker med SharePoint Online dokumentbibliotekter
• Har vi i organisationen følsomme data, der ikke må inkluderes af Topics’ søgninger? – Hvis ja, så bør I søge råd og vejledning, og evt. overveje, om I skal starte med at kigge på sensitivity labelling

Connections

Hvad indeholder det, og hvad er formålet med det?

Connections trækker dit SharePoint intranet og Yammer ind i Teams, og giver dermed mulighed for én fælles kommunikationskanal, der kan tilpasses forskellige medarbejdergrupper. En del nuværende (SharePoint) intranets bruges kun til lagring og deling af dokumenter, og brugerne kommer ikke derind, fordi indholdet ikke er relevant for dem.

Connections kan hjælpe dig med at gøre intranettet interessant igen ved at levere målrettet information og oplevelser til dine brugere – direkte i Teams eller på mobil.

Derudover kan Connections også bruges til at oprette et Dashboard, som giver hurtig og nem adgang til essentielle medarbejderdata og jobrelaterede opgaver, der kan målrettes medarbejdere på tværs af roller, lokationer og jobfunktioner.

Hvem i organisationen bør forholde sig til denne platform?
På grund af den tydelige kobling til intranettet, henvender Connections sig primært til medarbejdere i Kommunikationsafdelingen, men de nye Dashboard funktioner kunne absolut også være relevante at kende til for dine kolleger i HR, Løn, m.v.

Hvad bør I overveje inden udrulning?
Connections er gratis for organisationer, der i forvejen har M365 licenser, og dermed koster det jer ikke andet end interne ressourcer, at gå i gang med. Men I bør dog overveje flg.:

• Har vi vores intranet liggende på SharePoint websteder? – Hvis nej, så er skal I først have styr på det, da Connections kun virker med SharePoint Online
• Er I godt i gang på Yammer og er det værdiskabende? Connections kan hjælpe med at skabe overblik og flow, men det kræver, at I i forvejen har et godt og stabilt content-flow

Insights

Hvad indeholder det, og hvad er formålet med det?
Har man været på M365 platformen længe, har man måske stiftet bekendtskab med My Analytics og Workplace Anlytics. Det er essentielt de to produkter, der nu er slået sammen under Insights, som samler data fra e-mails, kalender, opkald og chats med det formål at måle på og forbedre medarbejdernes produktivitet og velvære.

Med Insights får alle medarbejdere adgang til personlig indsigt i egne arbejdsrutiner, og derudover kan udvalgte medarbejdere få adgang til anonymiserede og aggregerede data om virksomhedens samlede arbejdsvaner. Disse organisatoriske data kan derefter opsummeres i interaktive rapporter, som ledelsen kan anvende til at understøtte organisatoriske valg og prioriteringer. I det lange løb er Viva Insights dermed nøglen til at forstå, hvad Microsoft forsøger at gøre med Viva og med Employee Experience Platforms generelt.

Hvem i organisationen bør forholde sig til denne platform?
Insights er relevant for alle, der arbejder med medarbejdertrivsel, herunder teamledere, afdelingsledere, HR, direktion m.fl. og de vil som regel have gavn af at inddrage kolleger med ekspertise inden for data & analyse.

Hvad bør I overveje inden udrulning?
Personlig indsigt i egne vaner er tilgængelig for alle medarbejdere med en M365 licens, og dermed vil en del af Insights med stor sandsynlighed allerede være rullet ud hos jer, hvis I er på M365 platformen.

De fleste medarbejdere vil dog sjældent opleve at få stor værdi ud af Insights med mindre der på organisatorisk plan samtidig initieres samtaler om sunde arbejdsvaner, work-life-balance osv.

Inden I investerer i yderligere Insights adgang, bør I desuden gøre jer nogle overvejelser om, hvad I vil bruge data til, hvordan I læser data, og hvilken fortælling I vil bruge jeres data til at understøtte.

Goals

Hvad indeholder det, og hvad er formålet med det?

Med udgangspunkt i OKR modellen, gør Goals det muligt for individer, teams og afdelinger at organisere og monitorere personlige og organisatoriske målsætninger. Formålet med Goals er at hjælpe organisationer med at skabe en formålsdrevet kultur, hvor teams kan justere deres respektive indsatser ind mod hinanden mhp. at opnå resultater, og gøre hvert individ i stand til at forstå sin indvirkning på prioriteterne.

Hvem i organisationen bør forholde sig til denne platform?Goals kan give værdi for alle dem, der arbejder med jeres virksomheds strategiske prioriteter og/eller organisatoriske målsætninger. Det kan fx være jeres direktion, et ledelsessekretariat, organisationens projekt-eller porteføljeledelse.

Hvad bør man overveje inden udrulning?
Goals forventes at rulle ud som en del af Microsoft Viva-pakken i løbet af 3. kvartal 2022, og dermed er det endnu ikke så meget vi kan sige om denne del af Viva. Dog kan det være interessant at kigge på, hvis I gerne vil skabe større klarhed over, hvordan I kommer i mål med jeres vigtigste prioriteter.

Hvad koster det?

• Topics: 4$ / ca. 25 DKK per medarbejder per måned
• Goals: 6$ / ca. 25 DKK per medarbejder per måned
• Insights: Personlige indsigter (MyAnalytics) er gratis for M365 brugere. For adgang til organisatoriske indsigter (Workplace Analytics) koster det 4$ / ca. 25 DKK per medarbejder per måned
• Connections: Gratis for M365 brugere
• Learning: Delvist gratis for M365 brugere. For adgang til alle funktioner, koster det 4$ / ca. 25 DKK per medarbejder per måned