Moderne samarbejde med Microsoft Teams: Frihed uden kaos
I en verden, hvor digitalt samarbejde er blevet hjørnestenen i mange organisationers hverdag, er det afgørende at vælge de rette værktøjer til at lette og forbedre samarbejdet. Microsoft Teams er det foretrukne valg for mange organisationer verden over, og med god grund. Det tilbyder en integreret platform, der understøtter alt fra hurtig chat, videoopkald & møder til dokumentdeling og integration med andre Microsoft 365-applikationer. Men, med stor frihed og enormt potentiale kommer også et stort ansvar – og uden den rette struktur omkring samarbejdet kan det hurtigt føre til kaos. Læs med her, hvis du vil høre om Fellowminds erfaringer og anbefalinger.
Microsoft Teams: Friheden til at samarbejde
Microsoft Teams giver medarbejdere mulighed for at oprette samarbejdsrum hurtigt og nemt. Denne fleksibilitet er fantastisk for at fremme kreativiteten og produktiviteten, da teams kan oprettes på få minutter for at imødekomme specifikke projektbehov, afdelingsopgaver eller endda sociale initiativer.
Men erfaringen viser desværre også, at denne frihed ofte fører til en overflod af inaktive, duplikerede eller dårligt administrerede teams. Et scenarie, mange organisationer kender alt for godt, er, at der oprettes mange teams, ofte uden en klar styringsstruktur, uden klare formål og måske ligefrem uden et ejerskab efter bare ganske kort tid. Det kan resultere i, at data bliver svær at finde, genbruge eller i værste fald går tabt i en utilsigtet sletning eller mistes til eksterne brugere.
Kontrol og struktur: Nøglen til bæredygtigt samarbejde
For at undgå kaos og sikre, at samarbejdet forbliver effektivt og organiseret, er det vigtigt at have en governance-strategi på plads. Dette indebærer at etablere klare retningslinjer og strukturer for, hvordan teams oprettes, administreres og vedligeholdes over tid. Og, selvom det kan være lidt kedeligt at arbejde med ‘fremtidens problemer’, så er det altså bare en god investering i tid løbende at holde orden fremfor at rydde op i et uoverskueligt kaos.
Hos Fellowmind har vi udviklet et værktøj og en metode, der både giver medarbejderne friheden til at oprette teams, samtidigt med at vi sikrer, at der er en klar struktur og kontrol over tid. Vores metode består af en stribe anbefalinger og ‘best practises’, en fælles forståelsesramme hos jer og en smart app i Teams, der hjælper med struktur omkring jeres vigtige samarbejde og alle jeres samarbejdsrum.
Sikring af ejerskab
Vi sikrer, at der altid er minimum én aktiv ansvarlig ejer for et hvert team, og agerer proaktivt, hvis ejerskab mangler.
Synlighed og organisering
Vi gør det nemt at sortere og kategorisere teams, f.eks. efter projekter eller afdelinger i pæne overskuelige lister.
Nem håndtering af nye medarbejdere
Nye ansatte kan nemt tilføjes til de relevante teams med de rette roller.
Automatisk arkivering
Teams kan automatisk arkiveres, når de ikke længere er aktive, hvilket hjælper med at reducere rod og gør det hele mere overskueligt.
Den gyldne middelvej mellem to ekstremer
Vi ved, at mange har ladet ”stå til” og har rigtig mange teams, der skal ryddes op i. Vi ved også, at flere har lavet en ’lock down’ i Teams, og dermed effektiv har sikret, at der ikke er rod i teams. Til gengæld er der så heller ikke noget samarbejde. Begge tilgange er forståelige men kommer også med markante ulemper, og vores erfaringer siger os, at man ikke behøver at vælge den ene fremfor den anden: At etablere denne gyldne mellemvej er nødvendig for at skabe et produktivt og harmonisk samarbejdsmiljø, der ikke ender i kaos.
Tag fat i Fellowmind. Vi hjælper gerne
I Fellowmind hjælper vi jer med at etablere den gyldne mellemvej og skaber en operationel hverdag, der balancerer det frie samarbejde og behovet for kontrol. Ved at benytte Fellowminds governance-metode og vores værktøj IntraActive Governance til at skabe rammerne for samarbejdet i Microsoft Teams, kan organisationer sikre, at deres medarbejdere har de værktøjer, de har brug for, samtidig med at de undgår det kaos, der kan opstå uden den rette struktur.
Tag gerne fat i os hos Fellowmind, hvis du vil vide mere om, hvordan vi kan hjælpe dig og din organisation med at udnytte Microsoft Teams til fulde, samtidig med at I bevarer kontrollen og strukturen. Sammen kan vi skabe en arbejdsplads, der er både fri og organiseret, hvor samarbejdet blomstrer uden kaos.
Lasse Skjelmose
Manager, Products
+45 27 22 33 72
lasse.skjelmose@fellowmind.dk