Sæt adoption i system, men spær det ikke inde i et projekt!

Når vi i Fellowmind arbejder med og i it-projekter er fokus oftest på at få noget gammelt udskiftet med noget nyt eller at få lanceret nye funktioner således at alle nu kan gøre noget nyt. Dette indlæg handler ikke om, at du kære læser skal forfølge andre it-projekter. Så er det sagt. 

Men vores erfaringer med adoption – altså det der kommer efter, at ”det nye” er aktiveret og er tilgængeligt – har lært os, at når adoption bare er en afsluttende projektaktivitet, så skabes der sjældent varige forandringer over tid, og nogle gange spørger man sig selv; hvad kom der egentligt ud af det? 

En simpel og lineær figur, der illustrerer ovenstående og det typiske it-projekt, kan ses her:

Fra teknisk deployering til aktivering (”det nye” er synligt) til adoption og blivende færdigheder har vi over tid lært, at der reelt bør ske et skifte i tilgangen til projektets ageren. For når det tekniske projekt er slut, handler det om mennesker og deres hverdag og ja, det giver jo nærmest sig selv, at alle er forskellige og har forskellige:

• opgaver og daglige rutiner
• ledere og kolleger
• ambitioner og personlig motivation
• uddannelsesmæssige baggrunde
• it-mæssige forudsætninger
• … indsæt selv flere forskelligheder

Du har sikkert initieret dit projekt, fordi der skal høstes nogle gevinster (ROI), og i alle de tilfælde hvor disse gevinster afhænger af en menneskelig faktor (nogen gør noget nyt der giver værdi), bør dit projekts succes også måles på denne menneskelige ageren. Gør du ikke dette, er der risiko for, at I ikke får realiseret den værdi, som I oprindeligt startede med. I har fået det nye, men det bliver ikke brugt nok til det, det skulle. Øv!

Ager anderledes!

Jeg ved, at dette kan være svært, men se et øjeblik bort fra alle forhindringer og etablerede projektrammer (tid, budget, scope, evner) og betragt adoption som noget, der aldrig stopper. Lad mig prøve med et (indrømmet) meget forsimplet, eksempel:

”Medarbejder A” har fået Microsoft Teams installeret, men applikationen kan ikke åbne. Det fejler. De fleste har en service til at håndtere dette (service-desk, it-support).

”Medarbejder B” har Microsoft Teams installeret, og det åbner automatisk, når PC tændes. Men medarbejderen er helt blank på, hvorfor og hvordan det nye skal benyttes. Resultatet bliver, at Teams ikke benyttes og værktøjet giver ikke værdi. De færreste har en service til at håndtere dette.

Jeg håber, at dette eksempel illustrerer, hvorfor adoption bør betragtes som en service og ikke et projekt. Det bør være en ny type driftsopgave og noget der udvikler sig over tid. Jeg har langt fra alle svarene på, hvordan det gøres i praksis (og hvem der betaler). Og jeg anerkender til fulde, at det ville være rart, hvis det kunne rummes i et projektbudget. Det virker bare ikke i praksis, over tid. Desværre.

Jo jo, adoption må også gerne være i dit projekt

Adoption må hjertens gerne være i dit projekt; men vær realistisk i forhold til hvad et projekt reelt kan løfte. Vi har i Fellowmind rigtigt gode erfaringer med udrulningsprojekter inklusiv effektive lanceringer (så alle ved hvorfor, hvornår og hvordan) og til dels, at der også kommer kritisk brugermasse hurtigt. Men vanens magt er enormt stærkt, og du ved først efter 6 – 9 – 12 måneder, om der reelt er skabt nye blivende færdigheder, vaner og kultur. Mit håb er, at din organisation hele tiden kan hjælpe dem, der ”falder tilbage”, i samme øjeblik det sker. Mit håb er, at din organisation dagligt er klar med støtte, vejledning, inspiration, konsulentbistand – måske ligefrem kritisk sparring. Mit håb er, at adoption bliver en service. Sæt det gerne i system; men spær det ikke inde i et projekt.

I Fellowmind har vi et helt team af adoption-konsulenter, der er trænede i at lede forandringer. Vi har også standardkurser (e-læring) på dansk og engelsk, som kan tilbydes ubegrænset til alle dine kolleger som en service. Læs mere om vores kurser her og tag fat i os, hvis vi skal hjælpe med adoption af eksempelvis Teams, SharePoint Online eller hele Microsoft 365.