Task Management #1: Opgaver i M365: To-Do eller Planner – Hvad skal jeg vælge?

Måske har du hørt om nogle smarte værktøjer, der hedder Planner og To-Do.
Men hvad skal du vælge? Og hvor skal du starte?

Vi anbefaler at du starter med at stille dig selv følgende spørgsmål:

1) Hvem skal løse opgaverne – mig selv, nogle andre eller er I et team, der skal løse dem i en form for fællesskab?
2) Hvor mange opgaver er der tale om?
3) Hvor stor er kompleksiteten i opgaverne?

Det sidste spørgsmål om kompleksitet kan være lidt svært at besvare. Så prøv med følgende tommelfingerregler:

• Simple opgaver er opgaver du selv har og udfører. Tit skal du bare mindes om dem.
• Komplekse opgaver er opgaver som flere arbejder sammen om, og måske skal den enkelte opgave ligefrem deles op i mindre dele. Den komplekse opgave kan godt lede til diskussioner om, hvordan den skal løses ordentligt.

Når du har svaret på disse spørgsmål, kan du gå videre til at vælge værktøj. Dog er det bedst at vide lidt om værktøjerne, inden du vælger.

To-Do: Fordele og ulemper

Vi starter med To-Do. Dette værktøj er egentlig ret simpelt i udgangspunktet: Du har en liste. Du skriver på den, hvad der skal gøres, hvorefter du nu har en opgaveliste. Det er lidt ligesom at skrive indkøbslisten. Dog har du mulighed for at tilknytte kommentarer, lave delopgaver, sætte påmindelser osv.

Så måske ikke helt så simpelt endda, som man skulle tro.

Du kan også dele en liste med andre, så de kan være med til at hakke opgaverne af. Men opgaverne er mest af alt ment til at være personlige.

En sidste ting: Glæd dig til den lyd der kommer, når du har udført en opgave. Dét kan man blive helt afhængig af.

Planner: Fordele og ulemper

Planner kan håndtere mere komplekse opgaver. Der er en del flere muligheder for at håndtere opgaverne, hvilket også gør Planner lidt komplekst. Det er egentlig ikke svært at bruge, men det er for indviklet til en indkøbsliste.

Med Planner kan du håndtere de typer af opgaver, som kræver flere personer ind over. Opgaverne kan lettere deles op i forskellige underafdelinger, hvor de stadig er en del af samme liste (som hedder en plan i Planner), og der kan tilføjes mange forskellige oplysninger til hver opgave.

Derudover er det nemt at være mange personer inde i den samme plan, og hver opgave kan tildeles til mange personer på én gang. Den store fordel ved Planner er det overblik det giver over en stor mængde opgaver. Det gør det let at holde styr på opgaverne og ikke mindst på, hvem der gør hvad.

Sammenligning af To-Do og Planner

For at hjælpe dig, får du her en oversigt over To-Do og Planner.

Hvad skal du vælge?

Hvis du er mere end 2 personer der regelmæssigt arbejder sammen: Planner
Hvis du har mindre opgaver, du selv skal løse: To-Do
Er opgaverne komplekse og kræver overblik (uanset mængden af personer): Planner
Nu skulle du gerne kunne vælge hvilket program, der kan hjælpe dig med opgaverne.

Anden relevant læsning

Dette var en introduktion til opgavehåndtering i M365. Vil du lære mere om andre Microsoft 365 værktøjer, så kan du læse denne blogpost: Savner du også overblikket over værktøjerne i Office 365?

Har I allerede Microsoft 365 og har brug for hjælp til at tage det i brug, så har vi kurser i både Planner, To-Do og Tasks i Teams – og resten af M365.