Task Management #2: Den gode opgave i Planner

Vi har tidligere beskrevet Task Management i M365 i denne artikel, der fremhæver forskellene mellem værktøjerne Planner og To-Do. I artiklen opridser Pernille at Planner er et lidt mere avanceret værktøj end To-Do, hvilket egentligt også passer meget godt. Men vores erfaring har vist, at det er den menneskelige faktor, og ikke brugen at selve funktionerne, der er det sværeste ved Planner. For at få succes med Planner, har vi lært at skrive bedre opgaver. Derfor handler artiklen her om den gode opgave i Planner.

Planner: Hvorfor er det svært?

Inden jeg beskriver, hvorfor jeg mener det er svært at arbejde med Planner, så lad mig starte med et nemt og typisk udgangspunkt for opgavehåndtering.

Sådan arbejder mange med opgavehåndtering i det daglige, så hvorfor er det så svært at overføre dén tilgang til Planner?

Først og fremmest. Husk nu på forskellene mellem To-Do (eller bare din personlige tjekliste på et stykke papir) og Planner. Undervurder ikke forskellen på det personlige og det fælles og det kortsigtede fokus til det længere tidsperspektiv.

Jeg håber at de åbenlyse forskelle i de ellers to enslydende sætninger, illustrerer hvorfor Planner kan være sværere at give sig i kast med.

Hvad påvirker en opgave i en mere kompleks retning?
Her er nogle af de arbejdsmønstre der kan påvirke hvordan opgaver håndteres, og hvor kompleksiteten stiger, selvom man i første omgang tænker at det er ligetil:

• Når opgavestiller og opgaveudfører(e) ikke er den samme person, kræver det en god overlevering
• Jo længere tid der går fra opgaveundfangelse til opgaveudførsel, jo bedre beskrivelse og dialog over tid kræves der
• Alle opgaver af ny karakter kræver mere støtte

Måske kan det siges helt kort:

3 gode råd til at gøre jeres opgaver bedre

1: Start med at etablere fokus med Planen

Alt for mange går for hurtigt i gang med at bruge Planner. Det resulterer ofte i et hav af forskellige planer med mange uløste opgaver. Ja, selv denne artikels forfatter kunne godt blive beskyldt for ovenstående unode. Men der er heldigvis håb forude.

Træk vejret, slå koldt vand i blodet og start med i fællesskab at blive helt enige om, hvorfor denne plan findes, hvad det er udførslen af opgaverne i planen skal sikre og hvem der skal bidrage til at udføre opgaverne, Det er helt banalt, men vi ser igen og igen at dette fælles fundament mangler, hvilket gør at planen skrider.

I forlængelse at dette simple fælles fundament, så aftal hvordan i løbende holder hinanden opdaterede på opgaverne i deres enkelthed og planen i sin helhed. Nogen gør brug af et dagligt tjek-ind på 15 minutter, hvor dagens status hurtigt gennemgås, mens planen er på skærmen. Dette format passer særligt godt til jer, der bruger Planner i en driftssituation. Andre har et længere statusmøde én gang om måneden, hvor der er tid til at gå i detaljer. Uanset hvilken metode der passer til jer, er det svært at løse opgaverne tilfredsstillende uden at afstemme og koordinere løbende. Husk også at de fleste planer ændrer sig over tid, så sørg for at Planner holdes opdateret, ellers mister værktøjet lynhurtigt sin værdi.

Opsummeret: Start med et fælles udgangspunkt med etablerede spilleregler og koordinér løbende.

2: Skriv gode opgaver

Du er blevet tildelt en opgave. Der kommer en mail fra Planner med en nogenlunde spændende titel. Du klikker på linket i notifikationen, men opgaven er svær at forstå, og rejser reelt flere spørgsmål end den giver svar…

Alt for mange opgaver bliver oprettet og tildelt for hurtigt. Det gavner ingen.

Det kan meget sjældent betale sig at snyde med opgavebeskrivelserne. Den gode velbeskrevne opgave har bare nemmere ved at blive udført. Er en opgave svær at beskrive, så er der oftest brug for en mere dybdegående dialog om opgaven. Skriv bedre opgavebeskrivelser og etabler samtidig en klar forventning om at den der skal udføre opgaven, rent faktisk læser opgavebeskrivelsen.

Jeres eget succeskriterie for den gode opgave kunne være: Opgaver skal være beskrevet godt nok til at en ny kollega kan komme til, og nemt kan finde ud af:

• Hvad der skal udføres
• Hvorfor det skal udføres
• Hvornår opgaven er at betragte som udført

Planners egen tjekliste er god at bruge til (målbare) succeskriterier, så forsøg gerne at indarbejde den i jeres løbende opgavehåndtering.

Det andet råd er derfor: Skriv bedre opgaver. Gode opgaver, bliver løst bedre.

3: Vær agile – det er verden omkring jer også

De fleste planer er skabt ud fra et bud på, hvad der skal laves. Det er dog de færreste planer, der slipper for løbende at skulle justeres. Vi bliver hele tiden klogere og verden omkring os ændrer sig. Få derfor jeres opgaver til at følge med.

Den gode plan er IKKE en statisk plan: Når I løbende har dialog om opgaverne i Planner, så drøft også om de enkelte opgaver er beskrevet godt nok. Skal I eksempelvis ad flere omgange spørge hinanden, hvad en opgave går ud på, har I sandsynligvis meget at vinde ved at beskrive opgaven bedre. Det er ingen skam at justere og forbedre – snarere tværtimod. Se om I kan forbedre opgaven i fællesskab, så har I langt større succes med at definere opgaver som alle forstår, og som følger med omverdenen og de faktiske omstændigheder.

Det sidste råd er derfor: Vær agile og tilpas løbende jeres opgavehåndtering.

Planner er svært, fordi samarbejde er svært, men det gode samarbejde håber jeg hurtigere kan blive etableret med ovenstående inspiration og gode råd, der har hjulpet os til at få større succes med Planner.

Anden relevant læsning

Vil du lære mere om andre Microsoft 365 værktøjer, så kan du læse denne blogpost: Savner du også overblikket over værktøjerne i Office 365?

Har I allerede Microsoft 365 og har brug for hjælp til at tage det i brug, så har vi kurser i både Planner, To-Do og Tasks i Teams – og resten af M365.