Tjekliste: Sådan bliver jeres data klar til verdens mest arbejdsomme assistent

Du har måske set de ret fantastiske videoer, der demonstrerer hvordan Microsoft 365 Copilot virker i praksis. Du har måske også tænkt, at det kan give stor værdi for dig og dine kollegaer. Det har vi i alle tilfælde her hos Fellowmind. Nuvel, går du med tanker om at indføre Microsoft 365 Copilot i din organisation, så er artiklen her til dig. Den er skrevet med håbet om, at I allerede nu begynder at gøre jer, og i særdeleshed jeres data, klar.

Lad mig starte med en kort fortælling om hvad en kunstig intelligens som Microsoft 365 Copilot kan beskrives som. Copilot kan anskues som din nye og verdens mest arbejdsomme assistent. Det er da ikke en dårlig start.

Din nye assistent kan levere et nærmest ubegrænset antal timers arbejde på bare et øjeblik, men assistenten er altså ”bare” en assistent og har brug for både klare instruktioner og et velstruktureret datagrundlag at arbejde på. Assistenten kan eksempelvis nemt finde to relevante dokumenter til din opgave men kan ikke gennemskue, at det reelt er to versioner af samme dokument. Og, assistenten kan slet ikke beslutte, hvilket dokumentet der er den rigtige version med korrekte data. Til gengæld danner assistenten hurtigt et svar på din forespørgsel; desværre på et forkert grundlag, og så er du måske ikke blevet hjulpet mærkbart, når alt kommer til alt. Øv.

Naturligvis er der gode råd til, hvordan du kan skabe de bedst tænkelige forudsætninger for at din nye assistent, Microsoft 365 Copilot, kan få noget godt ud af at arbejde med jeres data – og være en reel hjælp i hverdagen. Her følger 8 gode råd:

1 – Ryd op. Ja det kan vel ikke beskrives mere præcist. Slet data der er mere end en version af, arkiver data der ikke længere er relevant og håndter det der er helt trivielt og som ikke bliver brugt i daglig praksis. Det kan være en stor opgave, hvis I aldrig for alvor har praktiseret dette tidligere. Men hey! måske er tiden nu moden til for alvor at gå i gang? Skal I rydde op i det hele? Ja I skal i hvert fald gennem dokumenter, e-mails, chats og wikier. Dér kigger Copilot og der skal Copilot gerne kunne finde datagrundlaget for at kunne levere de rigtige svar på fremtidens spørgsmål.

2 – Organiser indhold i logiske foldere og sites. Sørg for at HR-dokumenter bor i HR-sitet, og at alle “økonomirapporterne” ligger under “Finance-mappen”. Knyt også metadata som eksempelvis kundenavne og projekt-ID ‘er på. Det hjælper alt sammen Copilot med at skabe interne referencer og den korrekte menig.

3 – Knyt nøgleord til filer. Gør meget ud af at knytte nøgleord (metadata) til jeres indhold; dvs. både dokumenter, e-mails og SharePoint-sider. Det hjælper Copilot til hurtigt at indeksere og søge i jeres indhold.

4 – Standardiser filnavne. Ja, det er måske ikke nødvendigt at skrive dette råd, men vi tager det med alligevel. Skriv gode og sigende filnavne fremfor forkortelser. Brug skabeloner der hjælper på ensartetheden i jeres data, det hjælper alt sammen Copilot med at forstå jeres data og se gentagelser og dermed evnen til at sammenligne med sikker hånd.

5 – Konsolider filversioner i “final”. Behold kun den seneste og gældende version af et dokument og sørg jeres for, at Copilot ikke kigger i data, der er gammelt og ændret; det risikerer at skabe et dårligt datagrundlag og dårligere beslutningsgrundlag. Ærgerligt når det nu kan undgås. Og nej, den gældende og eneste version af filen skal ikke hedde ”Final” i filnavnet – husk, der er jo kun ét dokument så ingen grund til at lade filnavnet bære denne information, brug i stedet jeres ressourcer på gode, sigende og beskrivende filnavne.

6 - Få styr på rettigheder. Data som Copilot skal have adgang til, skal være i skyen. Data som kun nogle medarbejdere skal kunne se og få hjælp af Copilot til at arbejde med, skal være sikret med korrekt brug af rettigheder.

7 – Etabler bedre datahygiejne. Alt hvad der er skrevet overfor skal implementeres og holdes ajour i tiden der kommer, så undervurder ikke denne opgave. Reelt skal alle medarbejde i samlet flok arbejde med en vis datakvalitet, nu og i fremtiden, før end I for alvor kan stole nok på Copilots (i flertal) til at bruge det som et væsentligt beslutningsgrundlag. Er data ikke god nok er Copilots arbejde det ej heller.

8 – Saml jeres data. Dette sidste råd er ikke relevant for alle, men hvis I har data spredt mange steder (‘repositories’), så overvej at samle det på færre. Dette vil sandsynligvis både gøre det lettere for jer at overskue indholdet og lettere for Copilot at arbejde med det.

Jeg håber ikke listen herover har afskrækket nogen for at gå videre med Microsoft 365 Copilot. Selv ser jeg det mere som sunde principper ift. at arbejde med forretningskritiske data og noget der er fornuftigt at implementere for alle. Og ja, så skaber det grundlaget for at I kan introducere verdens mest arbejdsomme assistent, og det er da også værd at arbejde lidt for.

Få hjælp af os i Fellowmind

Tag fat i os, hvis du vil høre mere om, hvad du konkret kan gøre ved de enkelte punkter i tjeklisten – vi hjælper gerne.
Vil I starte med at uforpligtigende møde om AI og Microsofts Copilots, så tager vi også gerne det, bare ræk ud til os.