Varde Kommune skifter til Teams-telefoni og Zylinc i hele organisationen
Varde Kommune har en cloud-first strategi, og Microsoft 365 er valgt som en samlet platform for produktivitet, kommunikation, samarbejde, sikkerhed og compliance for de mere end 3000 medarbejdere. Fellowmind har assisteret Varde Kommune med skiftet til den nye platform, og ultimo 2020 kom turen til kommunens telefonsystem.
Varde Kommunes eksisterende telefonsystem var baseret på en Cisco Call Manager kombineret med Zylinc til omstilling og kontaktcenter. Løsningen bestod af ikke mindre end 15 servere i datacentret, og skulle man forsætte med Cisco, skulle både hardware og software opgraderes, hvilket dels ville kræve en stor investering, og dels være et brud på cloud-first strategien. Varde Kommune ønskede at etablere en løsning uden bindinger til eget datacenter og hardware, og efter en lang analyse af både funktionalitet og økonomi, faldt valget på en Teams-optimeret hosted SIP-trunk og Session Border Controller fra Uni-tel.
Varde Kommunes cloud-first strategi sikrer dels brugerne altid har opdaterede værktøjer, og dels det bedst mulige fundament for sikkerhed og compliance. Samtidig skal man ikke undervurdere den positive miljømæssige effekt af at gå fra eget datacenter til skyen. Alene på telefonisiden kunne vi fjerne 15 servere og omtrent 1100 telefoner, som alle brugte strøm døgnet rundt.
Integreret af brugernes værktøjskasse til produktivitet og samarbejde
Efter en nærmere analyse i samarbejde med Fellowmind, valgte Varde Kommune at etablere en ren cloudløsning hvor Cisco blev erstattet af Microsoft Teams med Phone System, og Zylinc blev flyttet fra eget datacenter til Microsoft Azure.
Der var mange andre årsager til at valget faldt på Microsoft Teams:
- Telefoni skal være en naturlig og integreret del af værktøjerne i Office 365
- I forbindelse med fjernarbejdet under de første dele af Corona-epidemien havde Microsoft Teams allerede vist sin værdi til møder og intern kommunikation, og løsningen fungerede meget bedre hjemmefra end den eksisterende Jabber-klient.
- Et skifte til Teams-telefoni ville dramatisk reducere arbejdet med drift og administration. Al brugerstyring er samlet i Office 365, og de mange Cisco-servere skal ikke længere vedligeholdes og patches.
Migreringen fra Cisco til Teams, samt opgaven med at flytte Zylinc i Azure, forløb uden de store problemer eller overraskelser.
En væsentlig del af opgaven var en analyse og dokumentation af de eksisterende køer, call flows og IVR-opsætninger, som gik forud for den tekniske migrering til Teams.
Vi er overbeviste om, at økonomien i skiftet til Teams-telefoni har været meget positiv. Medarbejdernes produktivitetsgevinst er svær at kvantificere, men med Microsoft Teams er Varde Kommune væsentligt bedre positioneret til at understøtte de moderne arbejdsformer, og på den måde både fastholde eksisterende medarbejdere, og tiltrække nye. Konkret kan vi dog se, at vi har undgået udgifter på kr. 400.000, - alene på den nødvendige opgradering af de eksisterende 15 servere og software m.v.
Glade brugere – og ServiceDesk!
I forbindelse med udrulningen af Teams-telefoni var Varde Kommune opmærksom på, at brugerne skulle til at arbejde med telefoni på en ny måde. De 1100 IP-telefoner blev samlet sammen, og den primære telefon er nu Teams, PC og headset, suppleret af brugernes eksisterende mobiltelefoner.
For at understøtte skiftet blev guides, træning og tips-og-tricks gjort tilgængelig på Varde Kommunes SharePoint Site ”Din Digitale Arbejdsplads”.
Søren Helms, som er ansvarlig for telefoni i Varde Kommune udtaler, at løsningen kører meget stabilt, og selvom brugerne skal vænne sig til den nye måde at arbejde på, modtager ServiceDesk meget få henvendelser om telefoni efter skiftet til Teams.
”Vi har fået noget feedback fra enkelte afdelinger til ønsker om forbedringer i de opkaldsgrupper, som brugerne selv kan etablere. I disse tilfælde, har vi valgt at etablere egentlige opkaldskøer i Teams i stedet” tilføjer Søren Helms.
