Abfallentsorgung Kreis Kassel

Die Abfallentsorgung Kreis Kassel ist ein Eigenbetrieb des Kasseler Landkreises, der insgesamt 28 Städte und Gemeinden umfasst. Das Unternehmen beschäftigt circa 150 Angestellte und erzielt einen Jahresumsatz von etwa 28 Millionen Euro. Seine Aufgabe: Eine umweltfreundliche und zugleich energie- und wertstofferhaltende Entsorgung der Abfälle. Das Umweltmanagement erfolgt dabei nach der strengen EU-Öko-Audit-Verordnung „EMAS III”. Alljährlich veröffentlicht der Betrieb eine entsprechende Umwelterklärung.

Die Ausgangssituation

Die Dokumentation von zu beanstandender Tonnenbefüllung sollte verbessert werden. Hierzu galt es, die interne Kommunikation zwischen den Müllwerkern und der Abfallberatung zu optimieren. Insbesondere suchte man nach einer Lösung für den Umstieg vom papiergebundenen zum digitalen Austausch. Da bisherige Versuche dahingehend scheiterten, wandte sich das Unternehmen an Fellowmind.

Die Herausforderung

Die Abfallentsorgung Kreis Kassel stand täglich vor denselben Herausforderungen: Mehrmengen in den Tonnen, Plastikabfall im Biomüll und übergewichtige Abfallbehälter. In solchen Fällen dürfen die Müllwerker (Frontline Workers) die Tonnen zwar so stehen lassen wie sie sind, zufriedenstellend war dies aber nicht – weder für das Entsorgungsteam selbst noch für die Haushalte. Mehr noch: Ungeleerte Tonnen führten regelmäßig zu Beschwerden seitens der Bürger und Bürgerinnen. Diese wiederum gaben häufig an, dass es gar keinen Grund gegeben habe, die Tonne nicht zu leeren: Aussage stand gegen Aussage. Um einen Nachweis zu haben und zudem bei „Wiederholungstäter*innen“ angemessen reagieren zu können, galt es für das Abfuhrunternehmen also, genau zu registrieren, wann und wo diese Vorfälle auftreten.

Im ersten Schritt setzte der Entsorgungsbetrieb auf die klassische Dokumentation: Die Frontline Workers wurden mit Papier und Stift ausgestattet und registrierten entsprechende Vorfälle handschriftlich. Das Problem hierbei: Beim hausinternen Weiterleiten gingen Papierzettel häufig unter. Die Dokumentation des jeweiligen Falls kam somit nicht an der richtigen Stelle an, weshalb die Müllwerker die handschriftliche Erfassung der Tonnenfehlbefüllungen relativ schnell wieder aufgaben.

Auch eine App, die daraufhin eingeführt wurde, konnte keine Erleichterung verschaffen. Zwar war es nun wenigstens möglich, die Fälle digital zu dokumentieren, doch stellte sich bald heraus, dass die Software für die benötigten Zwecke zu statisch war. Selbst kleinere Änderungen waren mit erheblichem Programmieraufwand verbunden. Updates erwiesen sich als sehr teuer, wurden vom Anbieter nur selten durchgeführt – und waren schwer zu realisieren. Denn um die Mobiltelefone mit der neuen Softwareversion auszustatten, hieß es, die Geräte an zentraler Stelle abzugeben. Dort wurde das Update aufgespielt, anschließend konnten die Endgeräte wieder an die Mitarbeiter*innen ausgeteilt werden. Dass diese Vorgehensweise für den Alltag der permanent auf Achse befindlichen Müllfahrer untauglich war, liegt auf der Hand.

Aus diesem Grund wandte sich die Abfallentsorgung Kreis Kassel an den Microsoft-Partner Fellowmind, mit dem sie bereits einige kleinere Projekte realisiert hatte. Die Idee: Microsoft 365 sowie Microsoft Teams sollten nun allen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt und für die interne Kommunikation sowie den Informationsaustausch genutzt werden. Zudem galt es, das Intranet zu erneuern und zu verschlanken und so einen höheren Nutzungsgrad durch die Angestellten zu erreichen. Die besondere Herausforderung dabei: Eine Vielzahl der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen – insbesondere diejenigen im Bereich Einsammlung – besitzen keinen Desktop-PC. So suchte man nach einer Lösung, die auch mit mobilen Endgeräten zu bedienen ist.

Projektdurchführung

Die Umsetzung des Projekts erfolgte denkbar unkompliziert: Zuerst eruierte Fellowmind gemeinsam mit dem Entsorgungsunternehmen in einem halbtägigen Austausch die zu erfüllenden Anforderungen an die Lösung und die zur Verfügung stehenden Optionen. Auf dieser Basis entwickelte der Microsoft-Spezialist dann die App „Behälterdatenverwaltung“, die bereits sehr frühzeitig zur Probe bei einigen Frontline Workers auf dem Mobiltelefon zum Einsatz kam und seitdem sukzessive erweitert wird. Sie fußt auf der Microsoft Power Platform, die es gestattet, Änderungen flexibel und vergleichsweise schnell umzusetzen und sogar in Echtzeit sichtbar zu machen. Die Aktualisierung der App auf den Endgeräten ist ebenfalls einfach: So ist es nicht länger erforderlich, die Werker ins Büro zu bestellen – stattdessen erhalten sie automatisch über die Microsoft Power Platform eine Push-Nachricht aufs Mobiltelefon geschickt, wenn eine neue Softwareversion verfügbar ist. Die Installation selbst erfolgt durch einen einfachen Klick.

Auf die Frage nach den Herausforderungen bei diesem Projekt hin, erklärt er: „Da gab es eigentlich keine! Lediglich die, dass man den Anforderungen aller Anwender gerecht werden musste. Hinzu kam, dass wir Microsoft Teams und Outlook erst einmal neu einführen und dann alles miteinander verheiraten mussten.“ Schön sei seiner Meinung nach aber, „dass die Leute sich Gedanken gemacht haben und überhaupt Ideen hatten. Bei der Umsetzung der App selbst jedoch“, bestätigt Manger „lief alles glatt“.

Und so funktioniert die appgestützte Beweisführung

Die jeweiligen Frontline Workers können nun sehr einfach selbst einen entsprechenden Datensatz anlegen. Dazu scannen sie mithilfe der App den an der Tonne befestigten Barcode, anhand dessen der Müllbehälter dem entsprechenden Haushalt zugeordnet werden kann. In der App selbst lässt sich dann aus einer Dropdownliste mit den typischen Vorfällen das passende Ereignis wählen: Überschreiten der erlaubten Füllmenge, fehlerhafte Mülltrennung, defekter Abfallbehälter etc. Ein freies Textfeld gestattet es zudem, bei Bedarf weitere Bemerkungen oder Informationen zu hinterlassen. Ebenso ist es möglich, Anhänge, etwa Fotos, anzufügen. Ein weiteres Plus: Die App registriert im Hintergrund über GPS, wo sich die Mitarbeiter aktuell befinden. Die entsprechenden Koordinaten werden aufgenommen und mit Google Maps abgeglichen. Somit entsteht eine lückenlose Dokumentation, in der Datum, Uhrzeit und Art des Vorfalls registriert und dem jeweiligen Haushalt zugeordnet sind.

Da nicht überall ausreichend guter Empfang ist – etwa in ländlichen Gegenden – ist das System außerdem offline-fähig. Die Fahrer greifen offline auf die Daten zu und geben ihre Informationen ebenfalls von der Datenverbindung entkoppelt ein. Sobald sie wieder über Netzempfang verfügen, synchronisiert sich die App automatisiert mit dem System.

Der eigentliche Clou aber ist, dass der Datensatz nun über einen Workflow in Microsoft Teams automatisiert an die Tourenplanung weitergeleitet wird. Diese wiederum kann bei Bedarf einen Kommentar hinterlegen und die Daten dann mit nur einem Klick intern an die Abfallberatung weiterschicken, sodass diese ebenfalls in Microsoft Teams über alle Informationen verfügt. Da diese als Push-Nachricht versandt werden, sind sie innerhalb von wenigen Minuten bei den zuständigen Personen.

Das Ergebnis

Die App, die speziell auf das Abfuhrunternehmen zugeschnitten wurde, sorgt somit nicht nur für eine einfachere Handhabung, sondern auch für höhere Effizienz und eine geringere Fehleranfälligkeit. Auch lassen sich die Daten sehr geordnet sammeln und ablegen und sind in der Regel vollständig – der lückenlosen Beweisführung steht nun also nichts mehr im Wege. Ein besonders großer Vorteil liegt darin, dass es sich bei der App um eine Low-Code-Lösung handelt. Dadurch ist die Abfallentsorgung Kreis Kassel in der Lage, kleinere Funktionen für die App selbst zu erstellen. Der Einsatz von Programmierer*innen ist hierfür also gar nicht erst nötig.

Über die unkomplizierte Zusammenarbeit und schnelle Umsetzung freut sich besonders Bereichsleiter Manger:

"Besonders wichtig war uns, dass die App eine sehr einfache und schnelle Bedienung der Microsoft Power Platform ermöglicht und dass eine hohe Verfügbarkeit der Plattform gewährleistet wird. All das hat mit Fellowmind perfekt funktioniert.“ Und wie sieht es mit den Kosten aus? „Die App läuft auf allen Endgeräten, die im Einsatz sind, und erzeugt nur noch sehr geringe Overhead-Kosten.“, betont der IT-Experte.

Funktionsweise der App "Behälterdatenverwaltung" im Überblick

Und so funktioniert die Beweisführung mit der App:

• Der Werker scannt den Barcode der defekten, fehlbefüllten oder verunreinigten Tonne.
• Bei Bedarf fotografiert er die Tonne und fügt das Bild dem entsprechenden Datensatz zu.
• Der Datensatz wird automatisiert dem Tourenplanungs-Team zugespielt.
• Die Tourenplanung entscheidet, ob der Fall an die Abfallberatung weitergeleitet werden soll. Der Versand erfolgt mit nur einem Klick.
• Die Abfallberatung verfügt sofort über alle Informationen zu dem entsprechenden Vorfall und kann:
  • den/die Bürger*in anrufen, um ihn/sie zu beraten.
  • im Falle einer Kundenbeschwerde erklären, weshalb der Müll nicht abgeholt wurde.

Zukunftspläne

Künftig soll es möglich sein, durch Scannen des Barcodes die Adresse der Tonnenbesitzer*innen automatisch an den Datensatz anzufügen. Auch ist vorgesehen, dass Zusatzinformationen hinterlegt werden können – etwa, ob es beim entsprechenden Haushalt bereits mehrfach Vorfälle in puncto Mülltrennung gab und die Frontline Workers deshalb angewiesen sind, die Mülltonne nicht zu leeren. Ferner ist geplant, einen Link zum einfachen Aufrufen der Tourenplanung zur Verfügung zu stellen.