Digitale Kommunikation neu denken
Als mittelständisches Bauunternehmen ist die AUG. PRIEN Unternehmensgruppe bereits seit 1873 erfolgreich im Hoch- und Ingenieurbau tätig. In den Gründerjahren noch mit Fokus auf dem Hamburger Raum, ist AUG. PRIEN mit seinen mehr als 700 Mitarbeitern mittlerweile mit acht Niederlassungen und Tochtergesellschaften in weiten Teilen des Bundesgebietes tätig.
Mit Tradition Fortschritt gestalten
Teil dieses Wachstumskurses war, angetrieben von Pioniergeist und Innovationskraft, auch die Ausweitung der eigenen Angebotspalette – ohne dabei den eigenen Qualitätsanspruch und die unternehmenseigenen Werte aus den Augen zu verlieren. Denn neben dem Streben nach stetiger Innovation, steht AUG. PRIEN vor allem für Verantwortungsbewusstsein und einen fairen Umgang – egal ob mit Mitarbeitern, Kunden oder Wettbewerbern. Eben dieses Streben nach Fortschritt und Verbesserung war es, welches den Blick der Verantwortlichen bei AUG. PRIEN letztlich auf die internen Kommunikations- und Informationsprozesse lenkte und den Anstoß für das gemeinsame Projekt gab.
Die Challenge
Wachsen Unternehmen, so stellt sie die eigene Expansion früher oder später vor neue Herausforderungen. Eine dieser Herausforderungen besteht in der Aufrechterhaltung einer lebendigen Kommunikation über das gesamte Unternehmen hinweg. Eben dies war mit der alten Intranet Lösung jedoch kaum mehr möglich. Der Insellösung fehlten Schnittstellen, die für eine Verschlankung wichtiger Prozesse unabdingbar sind. Darüber hinaus mangelte es an einer umfangreichen Suchfunktion, wodurch das schnelle Auffinden wichtiger Dokumente und Fachartikel deutlich erschwert wurde. Auch bezüglich der Personalisierungsmöglichkeiten war die alte Intranetlösung sehr eingeschränkt und die Möglichkeit des mobilen Zugriffs fehlte komplett. Deshalb war bereits von Beginn an klar, dass das neue Intranet in die Office 365 Suite integriert werden sollte, um künftig auf allen Devices eine konsistente Nutzererfahrung zu bieten und die Synergieeffekte der Plattform vollständig auszuschöpfen.
New Work ist mehr als new Software
In den ersten gemeinsamen Workshops ist allen Beteiligten schnell klar geworden, dass die Einführung von Office 365 mit seinen Tools, wie SharePoint oder Microsoft Teams, nicht einfach nur eine neue Software bedeutet, sondern vielmehr neue Arbeitsweisen und Kommunikationswege im Unternehmen fördert aber auch fordert. So entstand neben dem Wunsch nach einer zentralen Plattform zur Unternehmenskommunikation und -information, das Bestreben, ein modernes Kommunikationskonzept im Unternehmen zu etablieren. Schließlich kommen dem unternehmensinternen Austausch nicht nur in Bezug auf reibungsloses Baustellen- und Projektmanagement wichtige Funktionen zu. Auch im Puncto Wissensmanagement, Innovationskraft oder bei der Stärkung der Unternehmenskultur nimmt das Kommunikationskonzept eine zentrale Rolle ein. Dabei geht es im Kern um Fragen, wie: „Wann kommuniziere ich über welches Tool?“ oder „Wo werden welche Informationen und Dokumente abgelegt?“. Auch die Frage: „Wer kommuniziert wann zu welchen Themen?“ spielt bei der Neuorganisation von Kommunikationsstrukturen eine wichtige Rolle.
Wir setzen Stein auf Stein – das machen Menschen seit vielen tausend Jahren; aber wir wollen Vorreiter sein, wie wir uns dabei digital organisieren und miteinander kommunizieren.
Das Ziel: die Cloud!
Wo die Reise hingehen sollte, war den Verantwortlichen bei AUG. PRIEN bereits zu Beginn klar: Die Cloud ist die Zukunft! Die strategische Entscheidung für Office 365 war bereits gefallen und so konnte man auf einen gut ausgestatteten Werkzeugkasten zurückgreifen, um gemeinsam ein neues Kommunikations- und Wissensmanagementkonzept im Unternehmen zu etablieren. In einem initialen Workshop wurden zusammen mit Mitarbeitern verschiedenster Abteilungen die wichtigsten Funktionen des neuen Intranets erarbeitet. Mit SharePoint Online sollte eine zentrale Plattform für den Informations- und Datenaustausch geschaffen werden, die allen Mitarbeitern auch unterwegs zur Verfügung steht. Im Fokus standen dabei insbesondere die Suchfunktion, die Personalisierungsmöglichkeiten, die Bündelung verschiedener Portale sowie die Möglichkeiten zur unternehmensweiten Kommunikation. Darüber hinaus sollte die neue Plattform Informationen, Dokumente und Prozesse an einem zentralen Ort vereinen und über die mobile Erreichbarkeit auch die Mitarbeiter auf den Baustellen in die Kommunikation miteinbeziehen.
Der Weg in die Cloud
Um alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von AUG. PRIEN auf diesen Weg mitzunehmen, begannen wir frühzeitig mit dem Change-Prozess. Parallel zu den Workshops, in denen gemeinsam mit den Fachabteilungen und dem Projektteam an der Konzeption des Intranets gearbeitet wurde, haben wir in Roundtables – gespickt mit Mitarbeitern aus allen Abteilungen und Hierarchieebenen – Office 365 als Ganzes betrachtet. Rund um Fragen, wie
- Wie können die einzelnen Abteilungen, Niederlassungen und Job-Rollen bei AUG. PRIEN profitieren?
- Welche Tools sind die richtigen?
- Wo können wir Zusammenarbeit neu und besser gestalten?
entwickelten wir anhand verschiedener Use-Cases und Personas gemeinsam ein Konzept zur Schulung der Mitarbeiter, das in einem Mix aus vor Ort- und Remote-Workshops umgesetzt wurde.
Da wir uns seit Ende 2019 gezielt Gedanken über die strategische Einführung von Office 365 gemacht haben und hier sowohl technisch als auch organisatorisch mit Fellowmind alles auf gesunde Füße stellen konnten, war der Switch ins Homeoffice durch die Corona-Beschränkungen für uns kein Problem. Über Video-Konferenzen, Gemeinsame Remote Arbeit an Dokumenten oder standortübergreifende Informationsverteilung mussten wir uns keine Gedanken mehr machen, weil es bereits funktionierte.
myPrien als zentrale Informationsplattform
Bei der Konzeption des neuen Social Intranets kam es insbesondere darauf an, die neue Plattform exakt an die Bedürfnisse des mittelständischen Bauunternehmens anzupassen. Der neue SharePoint sollte als zentrales Informationswerkzeug, nicht nur für die verschiedenen Abteilungen und Standorte dienen, sondern jeden einzelnen Mitarbeiter vom Tagesbeginn an unterstützen. Neben einem individuellen Newsfeed für jeden Mitarbeiter, waren deshalb eine direkte Zugriffsmöglichkeit auf die wichtigsten Dokumente sowie ein direkter Absprungpunkt in zentrale Unternehmensanwendungen, wie das Qualitäts- oder Ideenmanagement, gefordert.
Doch wie schafft man bei einer unternehmensweiten Lösung relevante Inhalte für jeden Einzelnen? Mit dem richtigen Konzept und den richtigen Ideen ist das kein Problem! Informationen, die das gesamte Unternehmen betreffen, werden zentral bereitgestellt, aber jeder User kann über Abonnements von Abteilungen oder Standorten seinen ganz persönlichen und individuellen News-Feed zusammenstellen, um nur mit den Inhalten versorgt zu werden, die für ihn wirklich wichtig sind. Gleichzeitig kann aber auch nach aktuellen Beiträgen aus der gesamten Unternehmensgruppe gestöbert werden, um das „Wir“-Erlebnis zu stärken und das AUG. PRIEN typische Familiengefühl auch digital zu festigen. Darüber hinaus hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit sich seine eigenen Favoriten direkt auf der Startseite anzeigen zu lassen – ganz gleich, ob dies das IT-Portal, die technischen Baubestimmungen oder das baustellenspezifische Planportal sind. Durch diese Möglichkeit kann der User seine Startseite mitgestalten und so dafür sorgen, dass er genau die Informationen bekommt, die für ihn relevant sind.
Die implementierte Baustellenübersicht gibt stets einen aktuellen Überblick zu den aktuellen und fertig gestellten Projekten. Hier finden Mitarbeiter auf einen Blick alle wichtigen Informationen zum Projekt – vom ersten Spatenstich bis zur Fertigstellung. Spielend leicht lassen sich alle Projekte nach verschiedenen Faktoren filtern, um so z.B. gezielt Referenzprojekte zu finden.
Mit digitalen Konzepten zu mehr Nachhaltigkeit
Im Zuge der Überlegungen, wie AUG. PRIEN die neue Plattform nutzen kann, um in Zukunft noch ressourcenschonender und nachhaltiger arbeiten zu können, entstand bereits früh die Idee für einen standortübergreifenden „Material-Flohmarkt“. Bauleiter können hier Materialien, für die sie auf ihrer Baustelle keine Verwendung mehr haben, intern anbieten. Neben dem Schonen von Ressourcen werden Lagerflächen am Standort entlastet und das Transportaufkommen reduziert. Dies fördert nicht nur das Nachhaltigkeitsbewusstsein, sondern auch den Austausch zwischen verschiedenen Standorten.
Zusätzlich finden im myPrien das Qualitätsmanagement sowie ein Online Schulungsportal seinen Platz. Eine umfangreiche Suchfunktion ermöglicht das schnelle Auffinden wichtiger Fachartikel und Dokumente, die von Mitarbeitern sogar mit personalisierten Anmerkungen versehen werden können. Auch ein digitaler Speiseplan, über den sich die Mitarbeiter zum Essen in der Kantine anmelden können, sowie ein schwarzes Brett haben im neuen Portal ihre Heimat gefunden.
Mit Office365 haben wir den Werkzeugkasten, den wir brauchen. Über den SharePoint können wir jetzt gezielt News, Informationen und Dokumente bereitstellen und den Mitarbeitern einen zentralen Anlaufpunkt für alle Services geben – Mit Teams haben wir quasi direkt eine umfangreiche Video-Konferenz Lösung, und hier geht der Weg zur digitalen Zusammenarbeit noch viel weiter.
Dank der vollständigen Umsetzung des Projektes in der Cloud sind alle Funktionen und Dokumente an jedem Ort auf jedem freigegebenen Device verfügbar. So schafft AUG. PRIEN für seine Mitarbeiter die Flexibilität, die sie benötigen, entledigt sich gleichzeitig der wartungsintensiven Serverinfrastruktur und sorgt so für mehr Sicherheit.
Die Zusammenarbeit mit Fellowmind war schon in den ersten Gesprächen vor Projektstart sehr angenehm – die Chemie hat einfach gepasst. Dieser Eindruck hat sich im Projekt bestätigt, sodass wir insgesamt auf ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt zurückblicken, dass uns für die Zukunft viele Möglichkeiten in der Zusammenarbeit bietet.
Getreu dem Motto „heute schon an morgen denken“ beschäftigten sich die Verantwortlichen von AUG. PRIEN darüber hinaus bereits während des Projektes mit Möglichkeiten, die Digitalisierung der Kommunikations- Informationsprozesse nach dem Relaunch des Intranets weiter voranzutreiben – und so steht mit der Integration des neuen Intranets in Microsoft Teams bereits das nächste gemeinsame Projekt in den Startlöchern.
