Ein Herz für den Austausch

Im Rahmen umfangreicher Modernisierungs- und Digitalisierungsmaßnahmen beschloss der Sitzmöbelhersteller COR im Jahr 2019, seine IT-Infrastruktur auf Microsoft 365 umzustellen. Im Zuge dessen wurden die existierenden Prozesse und die Kommunikationskultur hinterfragt. Denn bisher arbeiteten die Abteilungen in der Regel unabhängig voneinander – ein strukturierter Austausch über gemeinsame Projekte fand selten statt. Der Wunsch: Die Unternehmensbereiche enger zu vernetzen und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Zu diesem Zweck galt es, ein Intranet auf Basis von Microsoft 365 einzuführen, das den gegenseitigen Informationsaustausch fördern und für mehr Transparenz zwischen den Abteilungen sorgen sollte.  

Insbesondere sollte der Informationsfluss zwischen den verschiedenen Bereichen gesichert und auf digitale Füße gestellt werden. Dies sollte es allen Mitarbeiter*innen ermöglichen, sich hinsichtlich aktueller Projekte stets auf dem Laufenden zu halten und optimal am Unternehmensgeschehen teilzunehmen. 

Aufgrund der guten Zusammenarbeit und des Projekterfolgs im Bereich Intranet beschloss COR, die Geschäftsbeziehung mit Fellowmind fortzusetzen und erste Schritte in Richtung "Connected Company" zu gehen.

So entschied sich der Möbelhersteller, direkt im Anschluss an das Intranet-Projekt, für die Einführung von Microsoft Dynamics 365 als neues CRM-System.

Modern Work im Zeitalter der Digitalisierung 

Da die Abteilungen weitestgehend losgelöst voneinander arbeiteten, gab es bis zu diesem Zeitpunkt keinen zentralen Ort – weder digital noch analog – an dem alle erforderlichen Informationen zu einem bestimmten Projekt oder Kunden zusammenliefen. So konnte es passieren, dass der Vertrieb eine Ausschreibung für ein großes Projekt gewonnen hatte, das Marketing aber nichts davon erfuhr – und daher nicht die Werbetrommel dafür rühren konnte. Umgekehrt wusste die Vertriebsabteilung meist nicht, welche Videos das Marketing erstellt hatte, die sich für die (Neu-)Kundengewinnung hätten nutzen lassen. 

"Die abteilungsübergreifende Kommunikation bei COR war nicht befriedigend", fasst Projektleiter Tobias Janorschke die Ausgangssituation zusammen. "Die unterschiedlichen Abteilungen hatten zwar die verschiedensten Themen auf dem Radar – ob Supply Chain, Risikomanagement, Nachhaltigkeit, aktuelle Projekte, neue Kunden oder personelle Veränderungen. Die dazugehörigen Informationen aber befanden sich in abteilungsspezifischen Silos – oder in den Köpfen einiger Mitarbeiter, die besonders gut vernetzt waren", fügt der 32-Jährige hinzu, der zum damaligen Zeitpunkt IT-Leiter bei COR war und mittlerweile den Bereich Digitalisierung und Prozessmanagement verantwortet. Daher galt es, Transparenz zu schaffen und das Wissen gebündelt auf digitalem Weg bereitzustellen. Im ersten Schritt hieß das, der Belegschaft zeitgemäße Arbeitsmethoden und -technologien an die Hand zu geben.

Intranet 365 

Damit eine solche Zusammenarbeit überhaupt zustandekommen konnte, war es für die Mitarbeiter*innen erforderlich, Dokumente nicht abteilungs-, sondern projektspezifisch zu speichern. Möglich werden sollte dies mit Hilfe des neu konzipierten Intranets auf Basis von Microsoft 365, das projektspezifische Räume zur Zusammenarbeit bietet, also einen zentralen Ort, an dem sich alle Inhalte für die jeweilige Arbeitsgruppe befinden. Dieser sollte allen Beteiligten – unabhängig von ihrer Abteilungszugehörigkeit – den Zugang zu sämtlichen Informationen eines Projekts gestatten und somit für unternehmensinterne Transparenz sorgen. So sollte zum Beispiel der Arbeitsraum für CORs Messeauftritte nicht nur den Messeplan enthalten, sondern auch sämtliche zur Veranstaltung gehörigen Informationen wie beispielsweise wichtige Messevorträge oder Events. 

Fellowmind herausragend 

Für die Umsetzung des Projekts nahm COR mehrere Unternehmen unter die Lupe. "Als Microsoft-Spezialist stach Fellowmind im Vergleich zu den Mitbewerbern besonders heraus", so Tobias Janorschke, der Anfang 2023 in die Geschäftsführung des ostwestfälischen Sitzmöbelherstellers aufgestiegen ist. Auch die örtliche Nähe der beiden Unternehmen sei ausschlaggebend gewesen. "Bei aller Digitalisierung setze ich mich doch gerne noch mit Menschen in einen Raum und überlege mit ihnen gemeinsam, wie wir Prozesse verbessern können", bekräftigt der 32-Jährige.

Umsetzung 

Für die erfolgreiche Umsetzung des auf Microsoft 365 basierenden Intranets sorgte ein sechsköpfiges Projektteam, das aus Vertretern verschiedener Verantwortungsbereiche in beiden Unternehmen bestand. So zählten neben dem für Modern Work zuständigen Entwickler- und Vertriebsteam von Fellowmind auch das Digitalteam von COR dazu, dem die IT-Leitung und Mitarbeiter aus allen Abteilungen angehören. Eine Doppelbesetzung in der Projektleitung mit Vertretern beider Firmen übernahm die Führung. Bei COR oblag Tobias Janorschke diese Rolle, bei Fellowmind war Project Manager Hannes Keck für die Umsetzung zuständig. 

Zu den Aufgaben von Fellowmind zählten die Konzeptionierung und Implementierung der Kommunikationsarchitektur auf Basis der Microsoft-Produkte SharePoint und Teams. Ebenso zeichnete der Microsoft-Spezialist verantwortlich für die Erstellung der einzelnen Intranet-Arbeitsbereiche für die COR-Mitarbeiter – wie etwa spezifische Abteilungssites. Zudem übernahm das Team des Microsoft Gold Partners Aufgaben des Change Managements, indem es nicht nur die Mitarbeiter von COR schulte, sondern auch ein Video für die interne Kommunikation zum Start des Intranets sowie einen FAQ-Bereich erstellte.  

Besonders am Herzen lag dem Polstermöbelhersteller das Design des Intranets. Dieses sollte nicht nur eine einfache Usability gewährleisten und den Mitarbeiter*innen den Einstieg in das neue System erleichtern. Auch galt es, das CI des Unternehmens designtechnisch umzusetzen.

Bei der Auswahl der Materialien und der handwerklichen Verarbeitung geht COR äußerst sorgfältig vor, wodurch es sich von seinen Mitbewerbern abhebt. Dieselbe Sorgfalt spiegelte sich dann auch bei der Gestaltung des internen Auftritts wider", erklärt sie. Daher freut es die Sales-Managerin besonders, dass die Erstellung des gesamten Design-Konzeptes nicht an die sonst dafür zuständige Marketing-Agentur fiel, sondern an Fellowmind. "Das war schon eine besondere Ehre, wenngleich auch herausfordernd", so Emder.  

Vielfältige Herausforderungen 

Dies war jedoch nicht die einzige knifflige Aufgabe bei der Umsetzung des Projekts. Hürde Nummer eins war es, die verschiedenen Abteilungen bei der Entwicklung des Intranets im Blick zu haben sowie diverse Wünsche, Anforderungen und Problemstellungen unter einen Hut zu kriegen. Hier hieß es, ein heterogenes Projektteam zu schaffen, das Vertreter aller Abteilungen und auch Personen mit unterschiedlichen Standpunkten in sich vereinte. 

Hürde Nummer zwei: die Umstellung auf die neue Technologie. "Viele unserer Mitarbeiter*innen kannten Microsoft Teams nicht und brauchten daher etwas Zeit, bis sie sich an die neue Software gewöhnt hatten", weiß Janorschke. "Die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit bei COR beträgt 16 Jahre. Somit gibt es Prozesse, die über viele Jahre etabliert wurden. Prozesse und Abläufe mussten teilweise grundlegend geändert werden. Diese Umstellung braucht Zeit", erklärt er. Auch sei die Belegschaft häufig unsicher gewesen, welche Informationen für sie, für andere oder für alle wichtig sind und welche nicht. Hier galt es also, Regeln aufzustellen, immer wieder Aufklärungsarbeit zu leisten und so Sicherheit zu schaffen. Besonders wichtig war es, die Mitarbeiter*innen zu schulen und in Richtung Change Management zu begleiten. Die Eingewöhnungszeit gelang überraschend schnell – auch dank Fellowmind. 

Die größte Herausforderung lag allerdings darin, dass die Geschäftsbeziehung mit dem Paderborner Microsoft-Partner startete, als dieses noch unter dem Namen "aXon" geführt wurde. Während der Projektphase wurde die Firmierung auf Fellowmind geändert. Im damit verbundenen Umstellungsprozess setzte der Microsoft-Spezialist auch eine neue Leitung für das COR-Projekt ein – ein Umstand, an den sich COR erst einmal gewöhnen musste. "Jeder hat eine andere Art an Dinge heranzugehen, und wir hatten uns gut eingespielt", erklärt Janorschke. "Plötzlich hieß es, sich auf einen neuen Projektleiter einzustellen. Das war erst einmal herausfordernd. Aber Fellowmind hat den Übergang super geregelt, daher war die Zusammenarbeit genauso gut wie vorher." 

Ergebnis 

Nach 1,5 Jahren intensiver Zusammenarbeit wurde das Projekt erfolgreich abgeschlossen und ging live. Von den 225 Mitarbeiter*innen bei COR nutzen aktuell 180 das neue System. Lediglich bei den Frontline Workern (der Produktion) steht die Umstellung noch aus. Mit dem Ergebnis des Projekts ist COR nach eigenen Angaben bereits jetzt sehr zufrieden. Insbesondere die Wertschätzung unter den Abteilungen ist gewachsen, da nun transparent ersichtlich ist, dass an ein und demselben Projekt verschiedene Abteilungen mit dem gleichen Ziel beteiligt sind. Ein intensiver Austausch begünstigt das Gefühl der Zusammengehörigkeit. So ist auch das Feedback, das die Geschäftsleitung bisher von der Belegschaft erhalten hat, durchweg positiv. Darin sieht Tobias Janorschke allerdings einen kleinen Haken: "Ich wünschte mir noch etwas negativeres Feedback", gibt er schmunzelnd zu. Seine Befürchtung: "Vielleicht haben sich die Kollegen und Kolleginnen noch nicht genug damit auseinandergesetzt und es schlummert irgendwo Verbesserungspotenzial. Aber das Projekt ist ja erst seit sechs Monaten live", mahnt er sich selbst zur Geduld. 

Selbst das Recruiting profitiert von der Digitalisierung: Da die neue Generation mit Technologien wie Microsoft 365 und Microsoft Teams aufgewachsen ist, ist ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz besonders attraktiv. 

Mit Dynamics 365 zur Connected Company

Aufgrund der guten Zusammenarbeit und des Projekterfolgs beschloss COR, die Geschäftsbeziehung mit Fellowmind fortzusetzen.

So entschied sich der Möbelhersteller, direkt im Anschluss an das Intranet-Projekt, für die Einführung von Microsoft Dynamics 365 als neues CRM-System.
Neben der Migration sämtlicher Kunden- und Händlerdaten in das neue System, war COR insbesondere die Anbindung des im Einsatz befindlichen ERP-Systems sowie die Möglichkeit der Anbindung von Daten aus Drittquellen wichtig. Die Zentralisierung der Kontakte - und Händlerdaten in Microsoft Dynamics 365 sorgt für eine transparente Datenbasis innerhalb der gesamten Organisation und gewährleistet eine schnellere Verfügbarkeit von Informationen für Marketing, Vertrieb und den Kundenservice.

In diesem Zusammenhang war für COR die gemeinsame Entwicklung und Einführung standardisierter Prozesse auf dem Gebiet des Kontaktmanagements von zentraler Bedeutung. Durch die mobile Bereitstellung von Kundendaten für den Außendienst, sowie die Synchronisation mit den vorhandenen Office-Lösungen hat COR eine nutzerorientierte Plattform geschaffen, die stets auf dem neuesten Stand ist und die Mitarbeitenden bei ihrer täglichen Arbeit optimal unterstützt.

„COR ist eine echte Connected Company“, freut sich Leslie Emder. Doch auch dies ist noch nicht das Ende der Fahnenstange, wie Tobias Janorschke weiß: "Wir denken gerade über Themen wie Wissens- oder Prozessmanagement nach, über Collaboration und Event-Management", bestätigt er. "Wir haben noch viele Ideen!"