KLM Catering Services

Herausforderung 

Große Mengen an Mahlzeiten, Snacks und Getränken schnell und korrekt auszuliefern, ist keine leichte Aufgabe. Im Laufe der Jahre hat KCS ein ausgeklügeltes Verfahren entwickelt, um Bordverpflegung pünktlich (frisch) zu produzieren und in der richtigen Reihenfolge in die Wagen zu legen. Auch die Art und Weise, wie die Mahlzeiten in das Flugzeug geladen werden, ist wichtig. Wir möchten vermeiden, dass die Flugbegleiter ständig im Flugzeug auf und ab rennen müssen, um die Passagiere mit Essen und Getränken zu versorgen. 

„Um alles im Griff zu haben, haben wir uns viele Jahre lang auf ein stark angepasstes ERP-System verlassen“, sagt Marc Snijders Blok, ICT-Manager bei KCS. „Das hat lange Zeit gut funktioniert, aber als die Software nicht mehr aufgerüstet werden konnte, stand eine Modernisierung an. Vor allem, weil wir uns ständig weiterentwickeln wollen, um den sich ändernden Bedürfnissen der Fluggäste gerecht zu werden.“ 

Auf der Suche nach einer zukunftssicheren Plattform zog die KCS ein unabhängiges Beratungsunternehmen hinzu. Es hat die Prozesse, Herausforderungen und Ziele erfasst und Empfehlungen für die Software und den Implementierungspartner ausgesprochen. „So kamen Microsoft Dynamics 365 und Fellowmind ins Spiel. Dynamics 365 wurde aufgrund seines umfassenden Angebots und seiner Flexibilität bevorzugt. Außerdem waren wir bereits ein Microsoft-orientiertes Unternehmen. Fellowmind hat uns mit seiner Expertise und einem Ansatz, der von Teamwork und Transparenz geprägt ist, überzeugt.“ 

Ansatz 

Nach einer Einarbeitungszeit, einem Proof-of-Concept und einer Demo gab KCS grünes Licht für das Projekt. Gerade als die Zusammenarbeit in Fahrt kam, musste das Unternehmen wegen der Pandemie eine Notlandung durchführen. Innerhalb weniger Tage wurde das Projektteam aufgelöst und die bereits geleistete Arbeit gesichert. 

Obwohl alle Beteiligten davon ausgingen, dass es lange dauern würde, das Projekt fortzusetzen, kam der Neustart früher als erwartet, sagt Mark Kalter, Managing Consultant bei Fellowmind. „Wir waren angenehm überrascht, als wir erfuhren, dass KCS bereits im Mai das Projekt wieder aufnehmen wollte. Durch die Pandemie hatte sich die interne Situation so verändert, dass die Produktion auf niedrigem Niveau lief und viele Mitarbeiter verfügbar waren. Das war der ideale Zeitpunkt, um an einer ERP-Einführung zu arbeiten. Wir haben ein neues agiles Projektteam aufgebaut, das in dreiwöchigen Sprints an der Bereitstellung von Funktionalitäten arbeitete. 

Gemeinsam überlegten wir, was wir mindestens brauchen, um die veraltete ERP-Software auf Dynamics 365 umzustellen. Wir entwarfen ein MVP, das die wesentlichen Aktivitäten und Prozesse wie Produktion, Einkauf und Lagerung unterstützen sollte. Letztere bestimmt, wo die Mahlzeiten in einem Wagen landen, was notwendig ist, um die richtigen Mahlzeiten schnell ins Flugzeug zu bringen. Jeder Sprint endete mit einer Demo, bei der wir dem Unternehmen neue Funktionen vorführten. An diesen Sitzungen nahmen bis zu 80 Personen teil, was zeigt, wie hoch die Beteiligung war. 

Ein wichtiger Bestandteil des Projekts war die Schnittstelle zur Kundenbestellung. Dabei handelt es sich um eine Umgebung, die Informationen aus einer Vielzahl von Quellen zusammenführt und es der Besatzung ermöglicht, Präferenzen und Änderungen vorzunehmen. Im Hintergrund haben wir Quellen vernetzt und alles Notwendige automatisiert. Heute kann die Schnittstelle mühelos Tausende von Nachrichten verarbeiten und gibt den Benutzern in Echtzeit Einblicke in den aktuellen Stand der Dinge. Diese Einsicht ermöglicht Änderungen bis zu 23 Minuten vor Abflug.“

Ergebnis 

Als das geplante Datum für die Inbetriebnahme des Projekts näher rückte, wurde deutlich, dass einige der Komponenten des MVP veraltet waren. „Daraufhin beschlossen wir, das Go-Live-Datum um einige Monate zu verschieben, um weitere Funktionen hinzuzufügen und mehr Prozesse zu automatisieren. Wir haben auch eine PowerApp entwickelt, die eine automatisierte Vollständigkeitskontrolle der Wagen ermöglicht. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da die Mahlzeiten immer innerhalb von vier Stunden vor Abflug zubereitet werden und daher nur wenig Zeit für Korrekturen bleibt.“ 

Letztendlich konnte KCS sein altes System auslaufen lassen und Anfang Juni 2021 ohne größere Probleme auf Dynamics 365 umsteigen, so Marc Snijders Blok. „Dank der besonderen Aufmerksamkeit, die wir den Tests und der Schulung der Mitarbeiter gewidmet haben, konnten wir schnell eine gute Akzeptanz und Leistung erreichen. Ein großer Vorteil der neuen Plattform ist, dass sie besser integriert ist und uns die Flexibilität bietet, noch kundenorientierter zu produzieren. Darüber hinaus können wir unsere IT weiterentwickeln, was mit dem vorherigen System undenkbar war. 

Die Zusammenarbeit mit Fellowmind und ihr Engagement haben mich positiv überrascht. Sowohl während als auch nach dem Go-Live gab es viel Engagement und auch Transparenz. Natürlich kann bei einem Großprojekt auch mal etwas schief gehen, aber es gab immer eine offene Kommunikation, und jede Frage wurde ernst genommen und schnell bearbeitet. Daher blicken wir vertrauensvoll in die Zukunft und freuen uns auf eine weitere Zusammenarbeit!“