Von Insellösungen zu Microsoft Business Central - einheitliche Prozesse für eine erfolgreiche Zukunft

Die netzkontor nord GmbH und die OpenXS GmbH zählen als Teil der Netzkontorgruppe (im Folgenden Netzkontor) zu den führenden Anbietern für den Ausbau und die Wartung von Glasfasernetzen in Deutschland. Mit bundesweit über 1300 Mitarbeitenden an mehr als 35 verschiedenen Standorten agiert Netzkontor ganzheitlich von der Projektierung über die Planung und den Ausbau bis zum Betrieb und Service der Netze. Gemeinsam mit Kommunen, Stadtwerken, Netzbetreibern und Energieversorgern realisiert Netzkontor sowohl regionale als auch überregionale Infrastrukturprojekte und schafft so digitale Zukunft.

Die Herausforderung

Als Unternehmensgruppe steht Netzkontor hinsichtlich der Einführung von digitalen Standards vor besonderen Herausforderungen. Unterschiedliche Geschäftsmodelle und -Prozesse der einzelnen Tochtergesellschaften sowie eine heterogene IT-Infrastruktur erschweren die Implementation einheitlicher Prozesse und die Schaffung einer einheitlichen Datenbasis. Zu Beginn des Projekts verfügten weder die netzkontor nord noch die OpenXS über ein etabliertes ERP-System. Die Finanzbuchhaltung wurde lediglich mithilfe verschiedener Insellösungen unterstützt. Die hieraus resultierenden Systembrüche konnten zwar teilweise mithilfe von Office 365 Anwendungen und komplexen Ordnerstrukturen überbrückt werden, hatten aber dennoch eine inkonsistente und teils unvollständige Datenbasis zur Folge.

Um die Vereinfachung und Modernisierung interner Prozesse voranzutreiben sowie eine einheitliche und aussagekräftige Datenbasis für die Konzernleitung zu schaffen, hat sich Netzkontor daher entschieden, ein modernes ERP -System zu implementieren. Eine der zentralen Anforderungen an das neue System bestand dabei in der Fähigkeit, die verschiedenen Geschäftsmodelle und Abrechnungsprozesse weitgehend im verfügbaren Standard abbilden zu können. Auf diese Weise sollte zeit- und ressourcenintensives Customizing weitestgehend vermieden und eine schnelle Implementation gewährleistet werden.

Das Projekt

Am Anfang des Projekts stand zunächst ein umfangreicher Auswahlprozess, in dem Netzkontor gemeinsam mit einer Unternehmensberatung evaluiert hat, inwieweit verschiedene Systeme und Dienstleister den spezifischen Anforderungen der Netzkontorgruppe und ihrer Tochtergesellschaften gerecht werden. Dabei konnte Fellowmind nicht nur durch eine moderne Lösung überzeugen. Insbesondere die Erfahrung aus zahlreichen erfolgreich durchgeführten ERP-Projekten sowie der kundenorientierte Projektansatz haben die Verantwortlichen von Netzkontor überzeugt, in Fellowmind einen kompetenten und zuverlässigen Partner gefunden zu haben.

In der ersten Projektphase wurden daraufhin zunächst Scoping-Workshops durchgeführt, um die spezifischen Anforderungen und Ziele der Netzkontor zu ermitteln. Im Anschluss erfolgte im Austausch mit den jeweiligen Fachabteilungen eine umfassende Aufnahme der bestehenden Geschäftsprozesse.

In der zweiten Projektphase wurden die aufgenommenen Anforderungen und Prozesse der Netzkontor im Rahmen einer „gap-fit"-Analyse mit dem in Business Central verfügbaren Standard abgeglichen. Die hierbei identifizierten „gaps“ wurden dann in Abstimmung mit den Projektverantwortlichen entweder durch Anpassungen der Prozesse oder des Systems geschlossen. Auf diese Weise konnte sichergestellt werden, dass nur wenige Anpassungen, wie beispielsweise die Programmierung einer Schnittstelle zu der von Netzkontor eingesetzten Lösung zur Zeiterfassung, vorgenommen werden mussten. Darüber hinaus erfolgte die Konfiguration eines passgenauen Rechte- und Rollenkonzeptes, um sowohl die Sicherheit als auch den Zugriff auf relevante Daten zu gewährleisten.

In der dritten und letzten Projektphase wurden das neue System einschließlich der vorgenommenen Anpassungen zunächst getestet und Key User im Umgang mit Microsoft Business Central geschult. Nach den erfolgreich verlaufenen Tests folgten schließlich die Migration der Stammdaten in Business Central sowie ein abschließender Test mit den „echten“ Daten, bevor der Go-Live erfolgreich durchgeführt wurde.

Das Ergebnis

Mit der Einführung von Microsoft Business Central machen die Netzkontor GmbH und ihre Tochtergesellschaften einen wichtigen Schritt auf dem Weg zur Zentralisierung und Modernisierung ihrer bislang heterogenen IT-Landschaft. Während im Rechnungswesen bisher verschiedene Insellösungen eingesetzt wurden, die alle individuell zu bedienen waren, verfügt Netzkontor nun über ein zentrales System, das den unterschiedlichen Anforderungen aller Tochtergesellschaften gerecht wird. Dies bietet Netzkontor unter anderem die Möglichkeit, die Organisationseffizienz erheblich zu steigern, indem verschiedene Unternehmensbereiche, wie beispielsweise die Buchhaltung oder das Controlling zentralisiert werden, während andere Teilbereiche innerhalb der operativen Gesellschaften verbleiben. Darüber hinaus konnten einige Prozesse insbesondere innerhalb der Tochtergesellschaften durch die entfallenen Systembrüche erheblich vereinfacht werden. Dies hat dazu beigetragen neben manuellen Aufwänden vor allem die Fehleranfälligkeit deutlich zu reduzieren. Weiterhin steht der Unternehmensleitung nun jederzeit eine konsistente und aussagekräftige Datenbasis als Grundlage für fundierte strategische Entscheidungen und die Steuerung der Unternehmensgruppe zur Verfügung.

Die erfolgreiche Einführung von Microsoft Business Central markiert einen Meilenstein in der Modernisierung und Vereinheitlichung der IT-Infrastruktur für die Netzkontor und ihre Tochtergesellschaften. In Microsoft Business Central hat Netzkontor eine zukunftsfähige und skalierbare Lösung gefunden, die den komplexen Anforderungen der wachsenden Unternehmensgruppe gerecht wird und das Fundament für nachhaltiges Wachstum und langfristigen Erfolg in einem dynamischen Marktumfeld bildet.