Modern kommunizieren bei der Nord LB

Die Challenge

In Change-Prozessen ist es wichtig, dass Veränderungen und neue Arbeitsabläufe schnell kommuniziert werden. Dafür benötigt die Nord LB ein dynamisches Intranet, in dem Informationen zielgruppenspezifisch aufbereitet werden. Globale Unternehmensnachrichtenachrichten oder aufbereitete News für Fachabteilungen können fachspezifisch sortiert und abonniert werden. Das vorherige Intranet der Nord LB konnte diese Aufgabe nicht leisten. Deshalb entscheidet sich die Bank, gemeinsam mit Fellowmind ein neues Kommunikationskonzept zu etablieren.

Die Lösung

Die Nord LB entscheidet sich für ein innovatives Social Intranet auf Grundlage moderner Microsoft Technologien. Das ansprechende Design und die einfache Usability sollen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell in die Welt erfolgreicher Unternehmenskommunikation einbinden. Auf Basis von Microsoft SharePoint und Exchange werden im ersten Schritt über 9.000 User Informationen über das Social Intranet austauschen. Weitere Tochterunternehmen werden ebenfalls sukzessive mit aufgenommen.

Das Projekt

Heute freuen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über ihr Social Intranet. Die ersten Bausteine für eine optimale Kollaboration sind gelegt.

Über eine ansprechende Startseite werden News, Informationen aus den verschiedenen Abteilungen, aus der Geschäftsführung oder globale Unternehmensnachrichten in einem ansprechenden Design bereitgestellt.

Alle News sind mit Social Media Features ausgestattet – können also geliked und kommentiert werden. Dies regt die Kommunikation und die Verbreitungen von wichtigen Inhalten an. Zudem können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgewählte Themen abonnieren. Die Abonnements werden ihnen direkt auf der Startseite angezeigt und sie bekommen sofort einen umfangreichen Überblick über alle relevanten Informationen zum Thema.

Die Verschlagwortung der Dokumente und News ermöglicht eine komplexe Themenfülle. Über die „globale Suche“ lassen sich jederzeit weitere Themen- und Wissensbereiche erschließen. Durch die Funktion „Related Content“ stoßen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ähnlich wie bei „Amazon“ auf weiterführende Inhalte. Sie können ihr Wissen bequem anreichern und bekommen einen umfangreichen Überblick.

Gemeinsam haben wir einige Highlights etabliert – damit interne Kommunikation zum Erlebnis wird.

1. Persönlicher Arbeits- und Infobereich über „Meine Aktivitäten“ und „Meine Favoriten“

Jeder bekommt seine persönliche Themensammlung. Über „Meine Aktivitäten“ und „Meine Favoriten“ kann jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter seine eigene „Bibliothek“ mit Fach- und Lieblingsartikeln einrichten. Über beliebte Social Feeds können alle Artikel kommentiert, geliked und geteilt werden. Dies gilt auch für die Favoriten, über die Themen so nicht nur konsumiert und gebündelt, sondern auch die erneute Verbreitung angeregt wird.

2. Der „Public Space“ und der „Work Space“: Kollaboration in virtuellen Arbeitsräumen

Projektleiterinnen, Organisatoren oder ganze Gremien können einen „Public Space“ bestellen. Die Redakteure befüllen diesen mit Dokumenten, News und Artikeln und stellen sie anschließend zur Verbreitung im Unternehmen zur Verfügung. Der „Work Space“ dagegen bietet eine Möglichkeit kollaborativ an Dokumenten zusammenzuarbeitet. Diese „Räume“ sind mittels Berechtigungen geschützt und nur für einen bestimmten Personenkreis zugänglich. Über die zugewiesenen Rechte entsteht im Intranet ein effizienter Raum, über den Aufgaben dynamisch erledigt werden. Ein voll responsives Design ermöglicht eine Zusammenarbeit und eine Informationssteuerung von überall und auf allen Geräten. Das ist modernes Zusammenarbeiten, das Motivation fördert und Prozesse verkürzt.

3. „Face to Face“ auch im Intranet

Neben der Zusammenarbeit an Dokumenten gibt es weitere praktische Features. Ein Telefonbuch motiviert den Zugriff auf das Intranet. Denn über die globale Suche lässt sich schnell der Kontakt zu jedem einzelnen Mitarbeiter inklusive Bild und Profilangaben herstellen. Selbst bei einer so großen Bank wie der Nord LB wird der persönliche Kontakt so auch über das Intranet gefördert.

4. Welchen Sinn haben eine Tauschbörse oder eine Mitfahrzentrale im Intranet?

Mehr als nur ein netter Service: Die Tauschbörse. Sie erinnert an „ebay Kleinanzeigen“. Hier können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Gebrauchsgegenstände, Ferienwohnungen, Babysitter und Weiteres finden und anbieten. Das regt die Kommunikation unter den Kolleginnen und Kollegen an. Eine interne Mitfahrzentrale ist ebenfalls geplant. Diese beiden Services sind nicht nur „nice to have“, sondern sie sind wichtige Faktoren innerhalb des aktiv geplanten und betriebenen Change Managements. Denn sie fördern die aktive Nutzung und die Motivation zur internen Kommunikation.

Wir haben bereits viele namhafte Unternehmen, wie beispielsweise „Miele“ auf ihrem Weg in die digitale Zusammenarbeit begleitet und Erfahrungen quer durch alle Branchen gesammelt. Wir wissen, worauf es ankommt. Denn egal um welche Branche es geht, bei interner Kommunikation steht immer der MENSCH im Mittelpunkt.

Das strenge Sicherheitskonzept der Bank bestimmt den Projektalltag

Eine besondere Herausforderung bei diesem Intranet-Projekt war das strenge Sicherheitskonzept der Bank und die Berücksichtigung regulatorischer Anforderungen. Genauer gesagt, wer darf welche Berechtigungen erhalten, wie beantrage ich Rechte und wer erteilt die Zustimmung. Das Sicherheitskonzept verlangt eine detaillierte Dokumentation, die Aufbereitung aller Prozesse und Verfahren und setzt professionelles Vorgehen voraus.

Fazit

In einer für Banken schwierigen Zeit erkennt die Nord LB die Möglichkeiten der Digitalisierung und die Vorteile moderner Unternehmenskommunikation über ein Social Intranet. Smarte Features zur Steuerung der Informationen, zur Verbreitung von Wissen und zur Erschließung komplexer Themen fördern die Kollaboration. Die Nord LB legt dabei Wert auf wertvolles, strategisch durchdachtes Change Management und treibt die Nutzung des Intranets mit Fellowmind motiviert voran.