Microsoft Teams und ein Intranet für besseren Informations- und Wissenstransfer mit Microsoft 365

Die Oldenburgische Landesbank AG ist ein modernes, kundenorientiertes und seit 1869 in Norddeutschland verankertes Finanzinstitut, das unter den beiden Marken OLB Bank und Bankhaus Neelmeyer deutschlandweit agiert. Im Geschäft mit Privat- und Geschäftskunden verfolgt sie einen Multikanalansatz und kombiniert die regionalen Filialverbünde mit einem nationalen digitalen Auftritt. Im Firmenkundengeschäft hat sie ein regionales Geschäft mit kleinen und mittelgroßen Unternehmen und einen Corporate-Bereich, in dem die Bank deutschlandweit und selektiv auch in Österreich und in der Schweiz tätig ist. Zudem hat sie Expertise in speziellen Finanzierungsbereichen.

Die heutige OLB ist das Ergebnis aus dem Zusammenschluss vier erfolgreicher Banken und hat durch die Bündelung unter einem Dach das Beste vereint. Dies ermöglichte die Weiterentwicklung der OLB zu einer profitablen, deutschlandweit agierenden und breit diversifizierten Bank. Bei über 150 Jahren Historie gehört ein ständiger Wandel innerhalb der OLB dazu, um eine erfolgreiche Marktposition zu halten und auszubauen. Die nachhaltige Entwicklung steht dabei im Mittelpunkt. Dazu gehören auch Förderungen durch die OLB-Stiftung oder ein Frauen-Mentoring-Programm, um mehr Frauen für Führungspositionen zu gewinnen.

Ein weiterer Schritt in Richtung agile Zukunft für die OLB war die kollaborative Zusammenarbeit unter Einhaltung der Governance-Richtlinien. Wir von Fellowmind konnten mit unserer Branchenexpertise und unseren tiefgreifenden Kenntnissen im Bereich Microsoft 365 überzeugen. Gemeinsam starteten wir das Projekt „Move the Bank“. Ziel war es, einen innovativen Digital Workplace zu integrieren. Dieser sollte die digitale Zusammenarbeit über Microsoft Teams ermöglichen. Zudem wollte die OLB die Kommunikation über ein modernes Social Intranet auf Basis von Microsoft SharePoint Online erleichtern sowie umständliche Prozesse verschlanken. Dabei mussten zu jeder Zeit die strengen regulatorischen Richtlinien einer Bank berücksichtigt und ein fester Zeitrahmen eingehalten werden.

Das Projekt 

Wächst ein Unternehmen, wird meistens auch die IT-Landschaft komplexer. Veränderungen oder Umstrukturierungen spiegeln sich dabei oft in der Infrastruktur wider. Bei der OLB erschwerte die vorherige Zusammenarbeit auf Fileservern mehr und mehr den Arbeitsalltag. Hinzu kam ein hoher Pflegeaufwand der Ordnerstruktur. Eine Vielzahl an wichtigen Dokumenten und verschiedenen Versionen erschwerte den Überblick - immer mehr Zeit floss in manuelles Suchen. Auch die diversifizierte Anwendungslandschaft, die mittlerweile über 350 verschiedene Anwendungen umfasste, sollte zukünftig verschlankt werden. Angedacht war, durch neu integrierte Standard-Service-Prozesse, die vielen kleine Anwendungen abzulösen und zu vereinfachen, sodass die Pflege zukünftig leichter wird. 

Mit Hilfe von Fellowmind und Microsoft 365 wollte die OLB ihre Kommunikation modernisieren und den Informationsfluss unter den Mitarbeitenden verbessern. Damit die OLB auch zukünftig für neue Herausforderungen und Prozesse gewappnet ist, sollte die IT-Infrastruktur zudem Cloud-fähig werden. Dabei stand das gesamte Projekt unter einem strengen Zeitplan sowie unter den strengen Richtlinien und Vorgaben, die eine Bank einzuhalten hat.

Für eine optimale kollaborative Zusammenarbeit war geplant, alle Mitarbeitenden mit Microsoft Teams auszustatten und diese gezielt für eine umfangreiche Nutzung zu schulen. Mit dem Ziel, eine einheitliche Kommunikation und fachübergreifendes Arbeiten mit allen Abteilungen zu ermöglichen, ergaben sich zum Thema Publishing einige Fragen, wie beispielsweise: Welche Information sollten wie und warum veröffentlicht werden? 

Herangehensweise 

Neben der Kollaboration über Microsoft Teams wurde das vorherige CMS der OLB gegen ein innovatives Social Intranet inklusive einer Wissensmanagement-Lösung auf Grundlage moderner Microsoft Technologien aus der Cloud abgelöst. Auch wenn mit der Idee SharePoint Online einzuführen neue Kosten entstehen, konnten dafür andere Lizenzen eingespart werden. Ziel war es, durch smarte Features die Kommunikation anzuregen, Informationen besser zu teilen und die Verbreitung von Wissen zu fördern. Dabei geht es darum, den Mitarbeitenden wichtige Inhalte näher zu bringen. Die dynamische Organisation von Wissen sollte vor allem bei der Erschließung komplexer Themen helfen und die Kollaboration weiter fördern. Geplant war, durch die zielgerichtete Aufbereitung der Informationen im Unternehmen die Lesebereitschaft und das Learning zu steigern.

Dabei ist wichtig zu organisieren: 

Um die Informationsvermittlung und das Wissensmanagement zu verbessern, wurden alle Fachbereiche befähigt, unter Einhaltung der Governance, wichtige Informationen selbst bereitzustellen und zu verwalten. Dafür wurden ausreichend Redakteure und Redakteurinnen geschult. 

Selbst als es während des laufenden Projekts bei der OLB zu Umstrukturierungen kam, wurden die Veränderungen agil in den Prozess mit aufgenommen und neu umgesetzt. 

Aufgrund des engen Zeitplans der OLB und des hohen Auslastungsgrades bei Fellowmind, haben wir uns dazu entschlossen mit zwei weiteren erfahrenen Microsoft Partnern zusammenzuarbeiten. Einerseits mit der HafN IT aus Hamburg und mit der Sillkom aus Münster. 

Change Management

Um modere Technologien wie beispielsweise Microsoft 365 erfolgreich zu implementieren, benötigen Unternehmen ein effektives Team. Denn große Veränderungen in der Kommunikation und Arbeitsweise gestalten sich oft schwierig für die Belegschaft, da zu viel Neues anfangs oft auf Ablehnung stoßen kann. Eine gut strukturierte Einführung und Schulung von Microsoft Teams und zum Umgang mit dem Intranet sind essenziell und unterstutzen das Umdenken. 

Um die neue Art der Kommunikation und Zusammenarbeit zu erlernen, hilft es, die Mitarbeitenden von Anfang an in den Prozess mit einzubeziehen und genügend Hilfestellung im laufenden Prozess zu bieten. Eine speziell eingerichtete Kommunikations-Seite und die Redaktions-Communitys der einzelnen Fachbereiche unterstützen Mitarbeitende schnell und dynamisch dabei, offene Fragen zu klären und sich mit der neuen Umgebung vertraut zu machen.  

Ergebnis 

Gemeinsam konnten wir von Fellowmind mit unseren beiden Projektpartnern in kürzester Zeit alle 1500 Mitarbeitenden befähigen, die digitale Zusammenarbeit und Kommunikation über den Digital Workplace produktiv zu nutzen. Nach strengen Richtlinien und unter Einhaltung der Governance teilen die Mitarbeitenden heute lebendig Wissen und Informationen direkt aus den Fachabteilungen.