Mit M365 den Arbeitsplatz der Zukunft gestalten
Das Ziel bei Schüco: Komplexes immer einfacher machen. – So steht es auf der Unternehmenswebsite und gilt nicht nur extern für die Schüco Kund*innen, sondern auch intern für alle Mitarbeiter*innen. Da ist es nur logisch, dass Schüco auch die Zusammenarbeit digitalisieren und die Kommunikation kollaborativ auf ein neues Level heben möchte. Gemeinsam mit Fellowmind wurde dafür eine Lösung gefunden. Demnächst kommunizieren bei Schüco über 4500 Mitarbeitende digital über ihren Modern Workplace und arbeiten mit Microsoft 365 kollaborativ zusammen.
Der Weg zu Microsoft
Bereits 2016 unternahm Schüco erste Schritte zur Digitalisierung der Kommunikation. Der Plan damals: Die gesamte Netzwerk-Infrastruktur sollte erneuert und Tools wie VoIP, Filesharing und Webex eingeführt werden. Die technische Implementierung wurde von einem großen Partner übernommen, während das begleitende Change Management durch Schüco selbst erfolgte. Eine große Marketingkampagne sowie Präsenzschulungen für die Mitarbeiter*innen waren geplant.
Doch beim Go-Live gab es technische Probleme mit der Telefonie, sodass die Kommunikation unterbrochen und die in der Kampagne in Aussicht gestellten Mehrwerte für die User*innen nicht eingehalten werden konnten. Durch diese Diskrepanz zwischen technischer Leistung und Change Kommunikation war die Frustration bei den User*innen hoch. Dazu kam: Für ein internationales Unternehmen wie Schüco, besonders in dieser Größe, ist die Kommunikation untereinander und zu den Kund*innen von essenzieller Bedeutung. Als Ursache für die Probleme wurde die unzureichende Abstimmung zwischen Technik und User-Enablement sowie nicht ausreichende Change Maßnahmen seitens Schüco erkannt. „Nur die User zu kennen, reicht nicht aus. Wir hatten kaum Erfahrung mit Change Management in dieser Größenordnung“, gab Matthias von Komorowski auf der re:work conference von Fellowmind offen zu. Das sollte dieses Mal besser werden.
Auf Basis der 2020 erstellten Schüco IT-Strategie „Be.Vision 2025“ wurden die 2016 eingeführten Kommunikationslösungen überprüft und bewertet. Vor allem die sehr stark heterogen ausgeprägte Landschaft und die fehlende Schüco weite Kollaborations-Komponente wurden als Nachteil erkannt. Schnell wurde klar: Schüco sucht nach einer Lösung für produktive Zusammenarbeit, die alle Mitarbeiter*innen digital verknüpft.
Das waren die Must-Haves des modern Workplaces
Ein wichtiger Punkt für Schüco war von Anfang an die Mobilität! Mitarbeitende sollten zukünftig von überall aus der Welt mit jedem Gerät arbeiten und kommunizieren können. Das sorgt für maximale Flexibilität – vor allem in Home-Office Zeiten – und die benötigt Schüco auch in der gesamten Modern Work Tool-Palette. Deshalb entschied sich das Unternehmen für eine Cloud-Lösung, die den dynamischen Anforderungen der digitalen Transformation gewachsen ist und bleibt.
Mobiler Zugriff und dynamische Weiterentwicklung der Funktionalitäten stehen für uns an erster Stelle. Deshalb kam für uns nur die Microsoft 365 Plattform in Frage.
Zusätzlich zu den technischen Lösungen legt Schüco diesmal besonders großen Wert auf die bestmögliche User-Experience. Ganz nach dem Motto Wir sind erst zufrieden, wenn die User*innen glücklich sind war es das erklärte Ziel, dass die Mitarbeiter*innen gerne mit den neuen Modern Work Features arbeiten und kommunizieren.
Die Herausforderungen sind umzusetzen
4.500 Mitarbeiter*innen, 100 Bürostandorte und 55 IT-Standorte – alle sollten mit einer Plattform ausgestattet und im Umgang mit dieser geschult werden. Und all das remote, wie es in Zeiten der Pandemie dazugehört. Bei Standorten, die keine eigene IT-Abteilung hatten, wurden Local Ambassadors ernannt, die die Kommunikation zwischen dem Standort und dem Projektteam sicherstellten. Dies vereinfachte nicht nur die Koordinierung von Terminen und Schulungen, sondern sorgte gleichzeitig für regen Austausch, Input und Feedback direkt von den Standorten.
Die Projektorganisation
Um Microsoft 365 erfolgreich zu implementieren, benötigen Unternehmen ein effektives Team. Im Projekt zwischen Schüco und Fellowmind arbeiten um die 30 Projektteilnehmer:*innen aus unterschiedlichen Verantwortungsbereichen, wie beispielsweise aus dem Bereich Infrastruktur, Support, Betreuung der Clients, der Applikation oder Change-Management-Verantwortliche zusammen. Für eine klare Führung sorgte eine Doppelbesetzung in der Projektleitung: Eine Person von Schüco und eine von Fellowmind setzten sich auf beiden Seiten für die optimale Nutzung von Ressourcen sein.
Das Change Management war ein entscheidender Bestandteil des Projekts und maßgeblich für die Mitarbeiter*innen. Daher wurden die Change Management-Bereiche Information, Qualifikation und Support an uns, die Fellowmind Germany GmbH als einen erfahrenen Partner, abgegeben.
„Die Tatsache, dass wir uns entschlossen haben jemanden dazu zu holen, der das nicht zum ersten Mal macht, sondern schon ein paar Mal gemacht hat, lässt mich wirklich ruhiger schlafen“, berichtet Matthias von Komorowski über die Zusammenarbeit.
Digital Workplace bei Schüco - unser "Fenster" in die Microsoft Cloud
Von der User Journey zur Customer Journey
Wenn man die Schüco Collaboration Suite betrachtet, lässt sich diese in fünf Kernbereiche teilen, nämlich:
- Infrastruktur & Architektur,
- Security & Compliance,
- Collaboration,
- Business Apps und
- Change Management.
Wie genau läuft Change Management eigentlich ab?
Grundlegend sprechen wir bei Fellowmind über diese drei Säulen: Kommunikation, Qualifikation und Befähigung. Zur Kommunikation gehört die Information. Diese erfolgt beispielsweise zu Events oder zu regelmäßigen News und Ankündigungen im Unternehmen. Qualifikation bedeutet, die Mitarbeiter*innen mit den Features vertraut zu machen. Dazu gehören Trainings und die thematische Einführung der Mitarbeitenden in globale Compliance-Richtlinien, wie zum Beispiel Dos & Don´ts. Unter die Befähigung fällt der Support, wo beispielsweise Userfragen beantwortet oder praktische FAQs zur ersten Orientierung erstellt werden.
Eine Schlüsselfunktion aus allen Bereichen ist unser Sprint-Konzept. Es gibt verschiedene Roll-Out Gruppen mit intensivem Sprint-Rhythmus in der Schulung. Als Erstes erfolgt eine Grundlagenschulung mit zwei Vertiefungsseminaren. Zwischenzeitlich gibt es immer wieder FAQ Runden zum Wiederholen und Festigen von Wissen. Für ein optimales Lernerlebnis wird der Rhythmus aus Schulungen und FAQ beibehalten.
Speziell in diesem Projekt wurden von 25 Mitwirkenden im Team von Fellowmind über 20 Change Unterlagen auf Schüco angepasst und etwa 1000 Userfragen beantwortet.
Und auch wenn das Change Management nicht immer leicht zu quantifizieren ist, Matthias von Komorowski ist überzeugt, denn er weiß aus Erfahrung, wie wichtig gutes Change Management bei Projekten in dieser Größenordnung ist, um am Ende das Ziel einer einheitlichen Plattform zu verwirklichen.
Was waren die Erfolgsfaktoren?
Der Fokus bei Schüco war es damals wie heute, keine starre Plattform zu verwenden. Auch hier setzt Schüco auf Flexibilität und bevorzugt eine Lösung, die sich stetig weiterentwickeln kann, wie beispielsweise durch das Hinzuschalten neuer Features und Funktionen. Genau diesen dynamischen Ansatz bietet die Microsoft 365 Welt. Um langfristig das volle Potenzial von Microsoft 365 auszuschöpfen und um den Modern Workplace ständig weiterzuentwickeln, wurde genau dafür sogar eine neue Position bei Schüco geschaffen.
Ein weiterer Erfolgsfaktor war eine risikominimierende Einführung “step by step”. Eine Situation, wie im ersten Projektanlauf, als die Kommunikation zwischen Mitarbeiter*innen und Kund*innen ins Stocken geriet, musste unbedingt vermieden werden. Man setzte auf eine hybride Lösung: Bis der neue Modern Workplace mit Microsoft 365 voll funktionsfähig in Betrieb genommen wurde, konnte die alte Kommunikation problemlos weiterverwendet werden. Das war wichtig, damit sich die Mitarbeiter*innen an die neue Plattform gewöhnen und Vertrauen gewinnen konnten. Zudem wurde das Expectation-Management angepasst und auf eine offene und transparente Kommunikation gesetzt.
Die Art, wie wir zusammenarbeiten und wie sich Arbeitsplätze entwickeln, steht bei Schüco schon lange im Mittelpunkt – sei es in die neue Arbeitswelten am Schüco Campus in Bielefeld oder die verstärkte digitale Kollaboration mit Microsoft 365. Das Motto von Schüco dazu lässt sich in einem Wort zusammenfassen: „#weiterkommen“. Bei Schüco will man immer noch eins draufsetzen: "Weiterdenken, weiterarbeiten, #weiterkommen“. Mit dem neuen digitalen Arbeitsplatz steht ihnen nun nichts mehr im Weg.
Haben Sie Fragen zu diesem Projekt? Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf oder lesen Sie unseren Blogpost zum Thema Change Management!