Zukunftssicher in die Cloud - mit Microsoft Business Central

Seit der Gründung im Jahr 1997 aus einem Betrieb für Schlachtung und Fleischverarbeitung heraus, hat vPOOL sein Produktportfolio stets erweitert. Mittlerweile beschäftigt das Unternehmen am Firmensitz in Wörnitz mehr als 50 Mitarbeitende. Als Ladungsträger- und Logistikexperte unterstützt vPOOL Unternehmen der Lebensmittelindustrie europaweit beim Management ihrer Ladungsträger und ist seit 2019 Teil der Faber Group, die als führender Dienstleister für nachhaltige Verpackungen und Pooling-Dienstleistungen bekannt ist. vPOOL bietet Herstellern, Händlern und Logistikern verschiedenste Mehrwegbehälter an, die den spezifischen Hygieneanforderungen der Lebensmittelbranche gerecht werden.

Basierend auf mehr als 20 Jahren Erfahrung, hat vPOOL ein einzigartiges Konzept aus Pooling, Miet- und Kaufoptionen für Ladungsträger entwickelt, deren Kombination Kund*innen die größtmögliche Flexibilität beim Management ihrer Ladungsträger bietet. Über ein umfangreiches Netzwerk in ganz Europa ist vPOOL in der Lage Unternehmen auch in Spitzenzeiten schnell und zuverlässig mit verschiedenen Arten von Ladungsträgern zu versorgen. Durch das Poolingsystem werden der Bedarf und der Überschuss an Mehrwegbehältern optimal miteinander verknüpft und Lagerhaltungskosten sowie Transportwege effektiv reduziert. Weiterhin unterstützt vPOOL seine Kund*innen bei der Optimierung ihres individuellen Logistikkonzeptes und übernimmt bei Bedarf weitere Arbeitsschritte, wie beispielsweise die fachgerechte Reinigung der Mehrwegbehälter. Mit „poolbook“ stellt vPOOL seinen Kund*innen darüber hinaus eine Internet-Plattform zur Verfügung, die das Ladungsträger-Management vollständig digitalisiert und Kund*innen durch die Anbindung an ihr ERP-System eine optimale Lösung für die Verwaltung ihrer Aufträge bietet. 

Die Herausforderung

Als europaweit agierender Ladungsträger- und Logistikexperte steht vPOOL täglich vor einer Vielzahl von Herausforderungen. Neben der Bearbeitung von zahlreichen Aufträgen und der Verwaltung unzähliger Warenein- und -ausgänge, müssen Rechnungen gestellt und verschiedenste Kombinationen aus Kauf-, Miet- und Poolingverträgen angemessen abgebildet werden.

Hierzu bedarf es eines leistungsstarken ERP-Systems, das neben einer Schnittstelle zum DMS (Dokumentenmanagementsystem) eine Möglichkeit zur Anbindung des von vPOOL entwickelten „poolbook‘s“ bietet. Obwohl Dynamics NAV den bisherigen Anforderungen grundsätzlich gerecht wurde, sollte es durch ein moderneres, leistungsstärkeres und auch sichereres System ersetzt werden, um künftig noch effizienter arbeiten zu können und das Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.  

Das Projekt

Aufgrund eines früheren erfolgreichen Projekts hat vPOOL den Kontakt mit Fellowmind aufgenommen. Da der überwiegende Teil der IT-Infrastruktur von vPOOL im Microsoft Kosmos angesiedelt ist und das Unternehmen mit Dynamics NAV 2016 sehr zufrieden war, war klar, dass Microsoft Business Central das alte Dynamics NAV ablösen sollte. Fraglich war lediglich, ob Business Central on-premises oder in der Cloud eingeführt werden sollte. Zusätzlich war es wichtig, ein System zu wählen, das schnell implementiert und ohne umfangreichen Schulungsaufwand in Betrieb genommen werden kann. Dadurch sollte vPOOL bereits in der saisonalen Hochphase ab Oktober 2023 von den Vorteilen des neuen Systems profitieren. Nach gründlicher Beratung fiel die Wahl schließlich auf Microsoft Business Central in der Cloud.  

Nachdem alle wichtigen Entscheidungen getroffen waren, begann die Umsetzung des Projekts Ende Februar 2023. Um den, in Anbetracht der Komplexität des Projektes, straffen Zeitplan einhalten zu können, wurden wöchentliche Abstimmungstermine zwischen dem Projektteam von vPOOL und unseren Consultants vereinbart. Dabei wurden der Projektstand evaluiert und anstehende Aufgaben auf die verschiedenen Projektmitglieder verteilt. Kleinere Probleme oder Fragen konnten „auf dem kurzen Weg“ über Microsoft Teams geklärt werden, sodass unnötige Verzögerungen effektiv vermieden werden konnten.

Das Ergebnis 

Nach gerade einmal etwas mehr als 8 Monaten war es schließlich so weit. An einem Wochenende wurde das System erfolgreich umgestellt und Microsoft Business Central konnte problemlos live gehen. Insbesondere vor dem Hintergrund des straffen Zeitplans, war dies für alle Beteiligten ein besonderer Moment. Ein derart komplexes Projekt in der Kürze der Zeit erfolgreich abzuschließen, ist schließlich keine Selbstverständlichkeit.

Dank der modernen Cloud-Lösung stehen vPOOL künftig immer die neuesten Features zur Verfügung. In Kombination mit der in der Cloud verfügbaren Rechenleistung ergeben sich somit große Performancesteigerungen – auch die Möglichkeiten zur Performanceanalyse und -optimierung sind in Business Central deutlich weitreichender als im zuvor eingesetzten Microsoft Dynamics NAV. Während bestimmte Buchungsprozesse im alten System bis zu einer halben Minute dauern konnten, werden diese nun innerhalb weniger Sekunden abgeschlossen. Angesichts der Menge an anfallenden Vorgängen, ergibt sich allein hieraus eine deutliche Zeitersparnis. Ein weiterer großer Vorteil der Cloud Lösung besteht darin, dass große Update Projekte, wie das von Dynamics NAV auf Business Central in der Cloud ab sofort der Vergangenheit angehören. Darüber hinaus entfallen Kosten und Aufwände, die bisher durch den Betrieb des lokalen Servers angefallen sind. Zudem weist die Cloud in Bezug auf Datensicherheit weitere Vorteile gegenüber dem bisherigen Serverbetrieb auf. Dank der Ähnlichkeit zu Dynamics NAV 2016 waren nach der Einführung keine umfangreicheren Schulungen erforderlich. Die Key User von vPOOL konnten ihre Kolleg*innen in kurzer Zeit selbst in dem Umgang mit der neuen Software einweisen, sodass nahtlos produktiv mit dem neuen System gearbeitet werden konnte.

Um Microsoft Business Central bestmöglich an die Bedürfnisse von vPOOL anzupassen, wurde das System darüber hinaus um einige Funktionen erweitert. Während verschiedene Belege im PDF-Format in Dynamics NAV noch über das .NET Framework zusammengeführt und anschließend gebündelt an Kund*innen versendet werden konnten, besteht diese Möglichkeit in der Cloud nicht mehr. Um vPOOL diese Funktion dennoch zur Verfügung zu stellen, wurde ein Workaround über Azure Functions in Kombination mit Azure Blob Storage entwickelt. Verschiedene Daten können nun aus Business Central heraus über Azure Functions in Azure Blob Storage zwischengespeichert und zusammengeführt werden. Anschließend werden die zusammengeführten Belege zurück an Business Central geschickt. Von dort werden sie dann automatisiert an die entsprechenden Kund*innen weiterversendet. 

Durch eine Schnittstelle zu vPOOL’s eigens entwickelter digitalen Ladungsträger-Management Plattform „poolbook“, gelangen die dort von Kund*innen generierten Belege direkt in Business Central. Anschließend werden diese über die Schnittstelle zu vPOOL’s Dokumentenmanagementsystem Docuware automatisch archiviert. Durch diese Verknüpfung der verschiedenen Lösungen konnte der manuelle Aufwand bei der Buchung und Weiterverarbeitung von Belegen deutlich reduziert werden.

Ausblick

Doch all das ist vPOOL vor dem Hintergrund seiner Vision, als Teil der Faber Group, der weltweit nachhaltigste Ladungsträger- und Logistikexperte in der Lebensmittelindustrie zu werden, noch nicht genug. Neben dem zukünftigen Einsatz von KI-Tools in Microsoft Business Central, ist bereits jetzt ein weiteres Projekt im Bereich Customer Engagement geplant, um Kund*innen entlang der gesamten Customer Journey die bestmögliche Customer Experience zu bieten. Wir dürfen also gespannt bleiben. 

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