Hilfe, ich wurde gebeten Key-User zu sein! Was nun?
Key-User spielen bei der Auswahl und Einführung einer neuen Business-Software eine zentrale Rolle. Sie kennen das Unternehmen und die internen Abläufe und verstehen die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Auf diese Weise können sie sicherstellen, dass die neue Lösung gut zu den verfolgten Zielen und bestehenden Prozessen passt. Darüber hinaus ist der Key-User sowohl beim Testen der Lösung als auch bei der Implementierung und der Unterstützung der Endbenutzer rund um die Inbetriebnahme unverzichtbar. Ohne Key-User gibt es keine erfolgreichen Implementierungen!
Der Mehrwert von Key Usern ist unbestritten. Aber was wäre, wenn Sie gebeten werden würden beim nächsten Projekt in dieser Rolle mitzuarbeiten? Was können Sie erwarten und wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Bemühungen zum gewünschten Ergebnis führen? Wollen Sie das überhaupt?
Es gibt eigentlich nur einen Grund, es nicht zu tun: Es kostet Zeit! Zeit, die - vorausgesetzt, die Implementierung wird vom Management richtig angegangen - dadurch verfügbar wird, dass Sie einen Teil Ihrer normalen Tätigkeiten an andere delegieren können. Haben Sie noch Zweifel? Es gibt noch mehr gute Gründe, sich als Key-User an einem Projekt zu beteiligen.
Ein Ausdruck von Wertschätzung
Wenn Sie gefragt werden, bedeutet das zunächst einmal, dass Sie als fachliche Autorität in Ihrer Abteilung angesehen werden. Sie vertreten die Interessen Ihres Teams und können dafür sorgen, dass Ihre Kollegen optimal von der neuen Business-Software profitieren. Aufgrund des integrierten Charakters der Software erhalten Sie tiefere Einblicke in die Funktionsweise und die Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen.
Sie werden darüber hinaus an der Optimierung, sowohl der abteilungsinternen als auch der abteilungsübergreifenden Prozesse beteiligt. Denn mit der Einführung einer neuen Software gehen fast immer auch Prozessveränderungen einher. Nicht nur während der Implementierung, sondern auch danach tragen Sie zur Optimierung der verschiedenen Prozesse bei. Weiterhin fungieren Sie als Ansprechpartner für Ihre Kollegen. Sie gehören zu den ersten, die sich mit den Inhalten der Lösung auseinandersetzen und haben einen erheblichen Wissensvorsprung, insbesondere während und unmittelbar nach dem Go Live.
Tipps für Key-User
Möchten Sie sich der Herausforderung stellen? Hier finden Sie einige praktische Tipps.
1. Übernehmen Sie Verantwortung
Während der Einführung sprechen Sie viel mit den Beratern des Softwareanbieters. Sie verstehen die Branche, in der Sie tätig sind, kennen die Software und verfügen über einen großen Erfahrungsschatz aus Implementierungen bei vergleichbaren Unternehmen. Sie geben Ihnen wichtige Ratschläge, aber bleiben Sie kritisch. Letztendlich müssen Sie und Ihre Abteilung mit der Lösung arbeiten. Sie sind für den Prozess verantwortlich und können am besten einschätzen, ob die Beratung für Ihre Abteilung wirklich einen Mehrwert bringt. Prüfen und testen Sie sorgfältig, was der Berater rät.
2. Erstellen Sie Workflows
Bei der Einführung einer Software bestimmen Sie als Key-User die Workflows, die Ihren Prozess unterstützen. Es ist wichtig, dass Sie diese dokumentieren, auch wenn es nur erste Konzepte sind. Denn ansonsten laufen Sie Gefahr, Dinge schnell zu vergessen. Workflows sind eine Orientierungshilfe für Sie und Ihre Kollegen.
3. Entscheidungen festhalten
Wenn wichtige Entscheidungen getroffen werden, halten Sie sie fest! Vor allem Entscheidungen, die mehrere Abteilungen betreffen, müssen festgehalten werden. Dies dient der Orientierung aller Beteiligten. Halten Sie nicht nur die Entscheidung selbst fest, sondern auch die Begründung. So können Sie später auf diese zurückgreifen.
4. Seien Sie kritisch und suchen Sie nach Optimierungspotenzialen
Der vielleicht wichtigste Tipp: Suchen Sie nach Optimierungspotenzialen! Fragen Sie sich immer, was der Grund für ein bestimmtes Vorgehen im laufenden Prozess ist. Warum drucken Sie dieses Dokument? Warum erfassen Sie diese Daten? Der Softwareberater wird Ihnen helfen, indem er diese Fragen immer wieder stellt. "Das machen wir schon immer so" ist in jedem Fall die falsche Antwort. Die aktuellen Prozesse sind oft das Ergebnis der (Un-)Möglichkeiten der Vergangenheit. Lassen Sie die bestehenden Systeme los und denken Sie lieber darüber nach, wie der Prozess zukünftig optimalerweise aussehen sollte.
