In fünf strategischen Schritten zum Digital Workplace für Frontline Worker
Die sogenannten „Frontline oder Firstline Worker“ sind das Rückgrat vieler Unternehmen. Diese Mitarbeiter*innen aus der Produktion, aus dem Service oder dem Außendienst stehen jeden Tag im engen Kontakt mit dem Kunden.
Nach einer Umfrage des Harvard Business Review sind schätzungsweise 2 Milliarden Menschen auf der ganzen Welt das Gesicht ihrer Organisationen in der „ersten Reihe“. Deshalb kennen sie die Arbeitsprozesse und die Wünsche Ihrer Kunden genau und erleben hautnah, wo Schwierigkeiten Prozesse lähmen, wo digitale Brüche entstehen oder was einer besseren Kundenkommunikation im Wege steht.
Durch ihre Nähe zum Kunden haben die Frontline Worker direkten Einfluss auf das Unternehmenswachstum und den Geschäftsbetrieb. Da ihre Aufgaben jedoch zur Routine zählen, werden sie bei der digitalen Transformation oft übersehen. Hinzu kommt, so weiter in der Studie des Harvard Business Review, dass neunzig Prozent der Führungskräfte wissen, dass digital vernetzte Mitarbeiter*innen in den nächsten zwei Jahren ein Wettbewerbsvorteil sein werden.
Die Notwendigkeit ist demnach klar, deswegen sprechen wir auch nicht mehr über das Wann, sondern informieren ausschließlich über das Wie. Dafür haben wir Ihnen diese fünf strategischen Schritte zusammengestellt, die Ihnen bei der Digitalisierung ihrer Frontline behilflich sein können:
Fünf Schritte für eine digitale Modern Work Strategie für Frontline Worker
Schritt 1: ANALYSIEREN!
Bevor Sie mit der Digitalisierung der Firstline starten, schauen Sie sich den Ist-Stand der aktuellen Firstline-Technologie an. Achten Sie dabei vor allem auf die notwendigen Sicherheitsrichtlinien und bringen Sie in Erfahrung, wie diese technologisch am einfachsten abgebildet werden können. Beziehen Sie dafür alle Organisationsstrukturen und auch andere Geschäftsbereiche mit ein, damit es später keine digitalen Brüche gibt.
Schritt 2: BEWERTEN!
Beginnen Sie mit der Digitalisierung der Firstline, so hat dies Auswirkungen auf Ihre gesamten Geschäftsprozesse! Bewerten Sie die Auswirkungen neu und stellen Sie sicher, dass alle technologischen Voraussetzungen gegeben sind und alle Prozesse – neue und bisherige – nahtlos ineinandergreifen. Achten Sie besonders auf Schnittstellen und erstellen Sie eine Bedarfsliste.
Schritt 3: AKTUALISIEREN!
Stellen Sie im Hinblick auf die neuen Technologien sicher, dass alle aktuellen Richtlinien berücksichtigt werden und das Ihr Sicherheitskonzept keinen Lücken aufweist. Alle Security und Compliance-Standards sollten unbedingt auf dem neusten Stand sein und automatisch aktualisiert werden. Stellen Sie zudem sicher, dass Ihre Mitarbeiter*innen an der Frontlinie die Tools haben, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Nutzen Sie die Vorteile eines universellen Hubs für Produktivität und Kommunikation wie beispielsweise Microsoft Teams.
Schritt 4: KOMMUNIZIEREN!
Damit Ihre Firstline Mitarbeiter*innen gerne mit den neuen Technologien arbeiten, erstellen Sie einen Plan für Ihr Change Management. Veranschaulichen Sie die Vorteile, wie die neuen Technologien den Arbeitsalltag vereinfachen können und binden Sie Ihre Frontline Worker aktiv in die interne Kommunikation mit ein. Zum Einem fühlen sie sich so stärker dem Unternehmen zugehörig und können sich besser mit der Organisation identifizieren. Diese Verbundenheit tragen die Frontline Worker auch zu Ihren Kunden. Zum Anderem bekommen Ihre Außendienstmitarbeiter aus der ersten Reihe Informationen an die Hand, die für die tägliche Kundenkommunikation wichtig sind und einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil bringen können.
Schritt 5: MODERNISIEREN!
Binden Sie Ihre Firstline Worker in den Digital Workplace mit ein werden Sie schnell merken, auf welchem Level sich Ihre Digitalisierung befindet. Prüfen Sie genau, welches die nächsten Schritte für eine weitere Digitalisierung oder Modernisierung ihres Unternehmens sind. Nur so können Sie wirklich das volle Potenzial innovativer Technologien ausschöpfen.
Fazit: Ihr Digital Workplace für Fronline Worker
Gut ausgebildete, fest integrierte, motivierte und engagierte Mitarbeiter*innen bleiben das Herzstück in der Digitalisierung. Besonders im New Normal treiben sie mit ihrem Wissen, ihrer Kompetenz und Kreativität den Wettbewerbsvorteil voran. Durch ihre Nähe zum Kunden gelten besonders Außendienstmitarbeiter*innen und Frontline oder Firstline Worker als wichtiges Bindeglied. Deshalb ist es sehr wichtig, diese Mitarbeiter*innen aus der ersten Reihe bei der Digitalisierung nicht zu vergessen. Setzen Sie alles daran, um ihre Frontline Worker gut auszustatten, damit sie ihr enormes Potenzial bestmöglich nutzen können.
Mit dem Backround als Microsoft Gold Partner mit 20 Jahren Erfahrung bei der Umsetzung der digitalen Transformation mit Microsoft Technologien haben unsere Modern Work Spezialisten jetzt ein Konzept speziell für Frontline Worker entwickelt, das die Prozesse und Szenarien der verschiedenen Branchen aufgreift und anpackt.
Unsere Ziele für Ihre Frontline Worker in der Produktion und im Service sind dabei:
- Steigern der Produktivität und Motivation in Ihrer Belegschaft
- Zeit sparen und Überblick gewinnen durch vernetztes und strukturiertes Arbeiten
- Sicher Kommunizieren und Teilen durch Vermeidung unsicherer Kommunikationsdienste
Der Digital Workplace für Fronline Worker könnte enthalten:
- Die Einbindungen der passenden Office 365 Anwendungen für Ihre Organisation und für ein besseres Dokumenten- und Datei-Management beispielsweise über Word, Excel, PowerPoint OneNote, Qutlook, Exchange, Booking, OneDrive Stream und Sway.
- Die Modernisierung der Kommunikation und Collaboration über Microsoft Teams, SharePoint oder gegebenenfalls Yammer speziell auf Frontline-Mitarbeitern zugeschnitten.
- Anbindung an das Social Intranet über die praktische Mobile App
- Besseres managen und vereinfachen wiederkehrender Workflows und Arbeitsprozesse durch Power Apps, Power Automate, Power Virtual Agents, Dataverse for Teams, Forms, Planner, oder To Do.
- Gerätemanagement, Security und Compliance über Microsoft 365 wie beispielsweise passende Geräte und Sicherheits-Paket für Frontline Worker, damit diese digital sorgenfrei mit ihren Kunden kommunizieren können.
- Change Management durch unsere zertifizierte Prosci-Change-Spezialisten, damit die digitale Akzeptanz der Firstline Worker auch schnell und gutgelaunt angenommen wird.
Change Management durch unsere zertifizierte Prosci-Change-Spezialisten, damit die digitale Akzeptanz der Firstline Worker auch schnell und gutgelaunt angenommen wird.
Möchten Sie mehr wissen? Dann kontaktieren Sie uns. Mehr zum Thema „Modern Work für Frontline Worker“ erfahren Sie auch auf unseren kostenfreien Workshops oder auf unserer jährlichen re:work conferecne. Melden Sie sich an! Wir beraten Sie allerdings auch gerne jederzeit persönlich.