Mehr Employee Experience mit Microsoft Viva

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• Viva Connections
• Viva Topics
• Viva Learnings
• Viva Goals
• Viva Engage

Einblicke mit der Teams App „Viva Insights“

Im „New Normal“ – also zwischen Homeoffice und den hybriden Arbeitsmodellen in der Zukunft – verschwimmen die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben zunehmend. „Viva Insights“ soll Einzelpersonen und Unternehmen mit datengestützten Erkenntnissen und Empfehlungen unterstützen, die Beziehung zu Kolleginnen und Kollegen zu stärken, Pausen einzuhalten und Fokuszeiten für konzentriertes Arbeiten einzurichten. „Viva Insights“ ist bereits jetzt für die Verwendung in Microsoft Teams verfügbar und basiert auf „MyAnalytics“, einem anderen Tool aus der Microsoft 365-Welt, welches am häufigsten in Kombination mit Outlook verwendet wird. Wir möchten Ihnen die ersten drei Funktionen von Insights einmal kurz vorstellen:

1. Kontakte mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern managen

Über die Kontakt-Funktion werden Sie daran erinnert, beispielsweise 1:1-Besprechungen mit ausgewählten Personen wie Ihrem Chef zu buchen. Bisher ist die Auswahl der Personen, an die Sie erinnert werden, in Insights noch etwas eingeschränkt. Dies können Sie aber bequem über MyAnalytics ausgleichen.

2. Follow-up-Erinnerungen

Insights erinnert Sie zudem daran, verschiedene Aufgaben zu verfolgen, die sich hauptsächlich aus E-Mails und Besprechungen ergeben haben. Stellen Sie sich vor, sie haben beispielsweise in Ihrer letzten E-Mail geschrieben, dass Sie weitere Informationen zum Thema liefern und die Beschreibung Ihres Kollegen ergänzen möchten, dann werden Sie von Insights darauf hingewiesen.

3. Buchen Sie eine Fokuszeit

Ein weiterer Vorteil von Insights ist die Erinnerung an die Buchung Ihrer Fokuszeit im Kalender. Wie oft haben wir das Gefühl, die Woche ist bereits mit so vielen Besprechungen verplant, dass wir kaum noch Zeit finden, um andere Aufgaben zu erledigen? Insights schlägt daher mögliche Zeiten in Ihrem Kalender vor, die Sie für gezielte Arbeit verwenden können. Mit einem Klick ist diese Zeit exklusiv für Sie reserviert.

4. Virtuelles Pendeln

Durch das Homeoffice ergeben sich oft neue Tagesstrukturen. Die Kinder haben eine Frage zu den Hausaufgaben, der Hund möchte raus, die Waschmaschine wartet auf die nächste Runde. Arbeits- und Privatleben fließen immer mehr ineinander und die Arbeitstage werden schnell länger und länger. Deshalb rückt Viva Insights die Selbstfürsorge zunehmend in den Fokus. Das „virtuelle Pendeln“ können Sie Ihren Arbeitstag leichter strukturieren und abrunden. Gegen Ende eines erfolgreichen Arbeitstages erhalten Sie beispielsweise eine Benachrichtigung, dass es bald Zeit ist, die Arbeit einzustellen. Danach werden von Ihnen markierte Aufgaben und Informationen in Ihrem Kalender für den nächsten Tag eingetragen und Sie können eine kurze Meditation beginnen. Das „virtuelle Pendeln“ ersetzt sozusagen die wichtige „Downtime“, die sonst auf dem Weg nach Hause stattgefunden hat. Am Ende der Woche erhalten Sie zudem einen Überblick, wie Ihre nächste Woche im Kalender aussehen könnte. Sie erhalten Vorschläge für zu buchende Zeiten und können sich Fokuszeiten, kurze Pausen oder laufende Arbeiten und Projekte im Kalender organisieren. Dazu gehören auch Checklisten und Übungen zur Selbstreflexion am Ende des Arbeitstages sowie den Zugang zur Achtsamkeits-App Headspace ein.

 

Viva Connections

Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter greifen heute noch über den Browser auf ihr Intranet zu. Jetzt können Sie dank Viva Connections einfach über Microsoft-Teams alle wichtigen News und Informationen konsumieren. Durch das Hinzufügen von Viva Connections zu Teams erhalten Sie direkt eine Verknüpfung zu Ihrem Intranet, die durch Logo und Branding Ihres Unternehmens auch Ihre Unternehmens-CI widerspiegelt.

Dashboard

Viva Connections ist jedoch viel mehr als nur eine App in Teams. Sie haben auch die Möglichkeit, über das Dashboard eine Reihe kuratierter Links und intelligenter Integrationen bereitzustellen. Dort können Sie kleine adaptive Karten mit einfachen Links hinzufügen, wie beispielsweise die neuesten Covid 19-Informationen oder intelligente Lösungen, mit denen Sie Informationen über die Anzahl der Urlaubstage aus dem HR-System abrufen können. Alle Karten im Dashboard können natürlich auf ausgewählte Benutzer*innen und Gruppen in Ihrer Organisation ausgerichtet werden.

Connections auf dem Smartphone

Viva Connections funktioniert diesen Sommer auch in der Teams-App auf Ihrem Handy. Die Ansicht dort unterscheidet sich etwas von der Teams-Desktop-Version. Im mobilen Modus sehen Sie drei verschiedene Registerkarten: Dashboard, Feed und Ressourcen.

Das Dashboard ist dieselbe Funktion wie oben beschrieben, während Feed eine Sammlung von Nachrichten aus SharePoint und Posts von Yammer ist, in denen Sie direkt mit Likes und Kommentaren mit Ihren Kolleginnen und Kollegen interagieren können.

Ressourcen bieten Ihnen dieselbe Funktion wie die SharePoint-App-Leiste, d.h. eine globale Navigation und Verknüpfungen zu Ihren am häufigsten verwendeten Websites und Dateien.

Keine zusätzlichen Kosten

Eine tolle Nachrricht ist: Wenn Sie Microsoft 365 verwenden, fallen bei der Nutzung von „Viva Connections“ keine Extrakosten an! Viva Connections lässt sich zudem direkt in Microsoft Teams integrieren. Zur Vorbereitung müssen Sie nur eine SharePoint-Startseite einrichten. Bei Fragen dazu, helfen wir Ihnen gerne weiter.

Viva Topics

Bei Viva Topics geht es darum, mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI) Wissen und Know-how innerhalb des Unternehmens auszutauschen. Viele Unternehmen haben im Laufe der Jahre ihre eigenen Wissensmanagement-Systeme aufgebaut. Die manuelle Wartung der Systeme wird im Laufe der Zeit oft schwierig. Microsoft versucht nun, mithilfe der Suche und durch KI gespeicherte Inhalte im Unternehmen automatisch und übersichtlich nach Themen sortiert für den User aufzubereiten. Dies können beispielsweise Projekte, Produkte oder Kunden sein, bei denen Informationen auf einer Reihe von Websites und in Dokumenten in Microsoft 365 verteilt sind. Für jedes identifizierte Thema wird eine Themenseite erstellt, auf der Namen, Beschreibungen und Vorschläge von Personen angezeigt werden. Wer arbeitete an diesem Thema? Welche relevanten Dokumente gibt es? In welcher Verbindung steht das Thema zu anderen? Diese Informationen können von bestimmten Wissenseigentümern geteilt werden, indem das Thema bearbeitet, Synonyme hinzugefügt und verwandte Personen und Dokumente überprüft werden.

Angezeigt werden diese Themen automatisch als anklickbare Links auf SharePoint-Seiten, in Suchergebnissen und später, so der Plan von Microsoft auch in Teams und Yammer. Bei einem großem Projekt beispielsweise, können Benutzer bequem eine Übersichtsseite ansteuern, um zum einen Informationen zum Projekt und zum anderen verwandte Informationen zu finden.

Viva Topics ist bereits heute in Ihrer Microsoft 365-Umgebung verfügbar. Dabei handelt sich jedoch um ein zusätzliches Produkt mit separaten Lizenzkosten pro User. Microsoft Viva ist ein toller Ansatz, dennoch empfehlen wir bei einem umfangreichen Wissensmanagement, vor allem, wenn es ISO-Zertifizierungen standhalten soll, SmartStash.

Viva Learning

Das letzte Modul, was wir Ihnen vorstellen möchten, ist Viva Learning. Diese Teams App ist darauf ausgerichtet, Ihrem Unternehmen eine einheitliche Lernplattform zu bieten. In Viva Learning können Sie Ihre eigenen Kurse einrichten, aber auch externe Inhalte von Diensten wie Microsoft Learn, Pluralsight, LinkedIn Learning und edX verknüpfen.

Sie können ganz einfach an einem Ort nach verschiedenen Kursen suchen. Ebenfalls von Microsoft geplant ist, dass beispielsweise Führungskräfte Kurse auswählen und ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weiterempfehlen. Viva Learning wird im April als Vorschauversion für alle Microsoft 365-Umgebungen veröffentlicht.

Es bleibt also spannend und wir halten Sie gerne über alle weiteren Updates und Neuerungen auf dem Laufendem. Mehr zu Microsoft 365 und den Productivity Tools erfahren Sie auch in unseren kostenlosen Modern-Work-Events.

Viva Goals

Viva Goals wurde speziell dafür entwickelt, um die Mitarbeitermotivation und Produktivität anzuregen. Denn bei einer Vielzahl von Aufgaben im heutigen Arbeitsalltag besteht oft die Gefahr, seine eigenen Ziele und die Vision des gesamten Teams aus den Augen zu verlieren.

Microsoft Viva Goals setzt genau hier an und unterstützt dabei, individuelle Ziele für jeden Mitarbeitenden zu setzen und zu verfolgen. Diese Ziele können sowohl kurz- als auch langfristig gesehen werden. Die klare und verständliche Fokussierung sorgt dafür, das eigene Ziele greifbarer sind und besser mit den Unternehmenszielen in Einklang gebracht werden können. Die klare Ausrichtung der Arbeit auf eigene und teamorientierte Zielvereinbarungen steigert die Motivation und Produktivität insgesamt.

Zudem bietet Viva Goals die Möglichkeit, Fortschritte und Leistungen zu verfolgen, zu messen und nötige Anpassungen vorzunehmen. So bleiben Führungskräfte und Mitarbeitende konzentriert und motiviert auf ihrer Zielgeraden. Anerkennung und Belohnungen unterstützen dies. Verteilen Sie Lob, zusätzliche Verantwortung oder sogar finanzielle Anreize, um Mitarbeitenden durch ein Gefühl der Wertschätzung mehr zu binden und zu motivieren. Viva Goals hat ebenfalls tolle Features, die die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch anregen und Ziele und Fortschritte transparent zu gestalten.

So können Mitarbeitende Feedback geben und ihre Unterstützung anbieten bis alle für gemeinsame Team- und Unternehmensziele eintreten. Dies erhöht das Engagement, die Motivation und schafft eine positive Arbeitsumgebung in der Mitarbeitende ihr Potenzial besser ausschöpfen und gleichzeitig das Unternehmen vorantreiben.

Viva Engage

Gerade in einer zunehmend hybriden Arbeitswelt, wo sich Mitarbeitende nicht mehr oft persönlich treffen und ein Gefühl der Verbundenheit neu gedacht und erlebt werden muss, kann Viva Engage die Zusammenarbeit verbessern und die Mitarbeiterbindung stärken.

Stimmung und Feedback: Über das Mitarbeiterfeedback-Tool können Mitarbeiterende beispielsweise anonym Feedback geben und ihre Meinungen und Ideen teilen, ohne dass sie befürchten müssen, dass ihre Beiträge negativ bewertet werden. Dies gibt Führungskräften wertvolle Einblicke über die allgemeine Stimmung und die derzeitigen Bedürfnisse in den Teams. So kann das Management schnell Maßnahmen ergreifen, um das Engagement und die Motivation zu fördern.

Gute Kommunikation: Auch ein guter Informations- und Wissenfluss verbindet und stärkt das Zugehörigkeitsgefühl. Das News- und Informationscenter bündelt Unternehmensnachrichten, Veranstaltungshinweise und alle wichtige Informationen für Mitarbeitende. Personalisierte Informationen, die auf die Bedürfnisse  jeden Mitarbeiters zugeschnitten werden, steigern die Relevanz und Interaktion. Aber auch die Kommunikation in Gruppen und Communities innerhalb des Unternehmens tragen zu einer besseren Vernetzung bei und bringen ebenfalls die Produktivität und die Teamdynamik in Schwung. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie wissen möchten, wie Viva Engage sich optimal mit einem Intranet inklusive Wissensmanagement und ihrer Teams-Struktur verknüpfen lässt.

Lob und Wertschätzung: Über virtuelle Auszeichnungen, Zertifikate oder anderen Formen der Anerkennung können Sie Lob an Ihre Mitarbeitenden verteilen. Dies stärkt das Selbstwertgefühl und das Gefühl der Wertschätzung der Mitarbeiter und trägt dazu bei, dass alle Teams motiviert und engagiert bleiben.

Engagement-Analysen: Durch die Auswertung von Bewertungen, Analysen und Berichten bekommen Sie einen guten Überblick über das Engagement Ihrer Mitarbeitenden und können so rechtzeitig auf Stimmungen reagieren und Maßnahmen einleiten, um jederzeit eine engagierte und motivierte Arbeitsatmosphäre zu schaffen.

Fazit: Microsoft Viva 

Microsoft Viva ist eine sehr umfangreiche EXP (Employee- Experience-Platform)-Plattform und sie lässt sich perfekt in Ihre Microsoft 365 Welt einbinden. Wir empfehlen Ihnen jedoch, gehen sie schrittweise vor und bilden Sie nach und nach sinnvolle Prozesse neu und digital ab. Bleiben Sie dabei in einer klaren Struktur, ganz nach ihrem Compliance- und Security-Richtlinen und vergessen Sie nicht, ihre Mitarbeitenden abzuholen. Binden Sie Viva geschickt in Ihren Digital Workplace ein und überfordern Sie ihre Mitarbeitenden nicht zu Beginn mit allen Möglichkeiten. Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne.