Modern Teamwork: Mit Office 365 innovativ zusammenarbeiten

1. E-Mail und Kalender mit Exchange Online

Mit Exchange Online haben Sie ein hohes Sicherheitsniveau. Freigegebene Postfächer lassen sich für teamübergreifende Aufgaben mühelos erstellen, Unterhaltungen können in Threads organisiert werden, wodurch sich Antworten bequem zuordnen und verwalten lassen. Durch das Termin- und Aufgabenmanagement über freigegebene und veröffentlichte Kalender kann Arbeit leicht organisiert werden.

2. Collaboration über Teamwebsites mit SharePoint Online

Mit SharePoint Online können Sie maßgeschneiderte und gelayoutete SharePoint-Websites inklusive Videos, Bildmaterial oder Bildschirmpräsentationen zur Basiskollaboration Ihrer Teams erstellen. Inhalte können zusammen bearbeitet werden oder Teile für spezielle Teams bzw. für Personen außerhalb der Organisation freigegeben werden.
Auf Basis von SharePoint Online können Unternehmen ihr Publishing-Konzept hervorragend realisieren. SharePoint eignet sich dabei sogar als technologische Grundlage für ein Social Intranet. Über „Modern UI“ lässt sich ein schickes, responsives Design für eine lebendige Kommunikation und nachhaltige Zusammenarbeit gestalten.

3. Microsoft Teams – das Collaboration-Tool für optimale Zusammenarbeit

Microsoft Teams und verschiedenen Office 365-Diensten lässt sich die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens über eine Teamplattform perfekt organisieren. Dabei können einzelne Teams für Abteilungen, Projektgruppen oder die neuen Auszubildenden eigene „Projektgruppen“ erstellen. Der eigene Collaboration- oder „Teams-Kanal“ bietet Raum, um unkompliziert zu kommunizieren.

Ein „Team“ ist dabei als eine Art virtueller Arbeitsraum zu verstehen, in dem möglichst viele digitale Arbeitsvorgänge, die in der Gruppe stattfinden, an einem Ort gebündelt werden. Audio-, Video- und Webkonferenzen sind schnell eingefädelt und beim Chatten mit Kunden, Partnern und Kollegen – intern oder extern – lassen sich schnell Informationen tauschen.

Die Teams-App fungiert hierbei als eine Art Cockpit, um zahlreiche Einzelaufgaben von einem Ort aus zu steuern. Zum Teilen und Verarbeiten von Dokumenten, sammeln und bearbeiten Sie über OneNote Notizen und verwalten Sie Aufgaben im Hintergrund über Microsoft Planner. Auch die Integration weiterer hausinterner Produkte wie beispielsweise Power BI, SharePoint oder Forms ist problemlos möglich.

Doch worin genau besteht der Mehrwert von Teams gegenüber klassischen Kollaborations-Tools, wie Skype for Business oder Outlook, die viele der genannten Prozesse ebenfalls unterstützen? Der große Vorteil von Teams besteht vor allem darin, dass es nahezu alle Vorgänge übersichtlich an einem Ort vereint und Teamarbeit und Produktivität auf eine neue Ebene bringt.

Dabei sind neue virtuelle Arbeitsräume innerhalb von Sekunden erstellt und Projektteams oder interdisziplinäre Arbeitsgruppen können ohne stunden- oder gar tagelanges Warten auf Projektlaufwerke direkt mit ihrer Arbeit beginnen. Kurzum, es ist kinderleicht und macht einfach Spaß mit Teams und Planner zu arbeiten.

4. Aufgaben und Projektmanagement mit Microsoft Planner organisieren!

Die Organisation von Projekten, an denen mehrere Leute, teils aus unterschiedlichen Abteilungen oder von unterschiedlichen Standorten zusammenarbeiten, gestaltet sich oft schwierig. Der Überblick darüber, was noch zu tun ist, wer gerade woran arbeitet oder welche Aufgaben bereits überfällig sind, geht schnell verloren. Mit Planner gestalten Unternehmen Teamarbeit produktiver.

Mit nur einem Klick aus dem Startfeld für Office 365-Anwendungen können Unternehmen mit Microsoft Planner in wenigen simplen Schritten neue Pläne und Teams erstellen. Anschließend fügen Projektverantwortliche jedem Plan Aufgaben hinzu, weisen diese bestimmten Mitarbeitern zu und versehen jede Aufgabe mit einem Status.

„Meine Aufgaben“ bietet jedem Mitarbeiter eine umfassende Auflistung aller ihm zugewiesenen Aufgaben inklusive Status. Mitglieder desselben Teams sehen immer, wer gerade woran arbeitet. So behalten Projektmanager*innen stets den Überblick.

Um für eine nahtlose Zusammenarbeit zu sorgen, können Verantwortliche Dateien an Aufgaben anhängen. Diese lassen sich dann gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen bearbeiten. Die Teammitglieder können sich über Dokmente und Aufgaben unterhalten, ohne die Anwendung wechseln zu müssen. Dabei funktioniert Planner auf praktisch allen Geräten und sorgt somit dafür, dass jeder stets auf dem gleichen Stand ist.

5. Dokumente teilen und gemeinsam bearbeiten mit OneDrive for Business

OneDrive bietet eine zentrale Dokumentendrehscheibe für alle Dateien. Hier können Sie Dokumente hochladen, organisieren und problemlos mit Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens teilen. Beim Ablegen des Dokuments im OneDrive for Business-Desktopordner wird es automatisch in die Cloud geladen und steht allen zur Zusammenarbeit und Weiterbearbeitung zur Verfügung.

Alle Änderungen können zentral nachverfolgt werden. Sie entscheiden, wann Sie das Dokument freigeben. Per E-Mail inklusive Link laden Sie Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zur Zusammenarbeit am Dokument ein. Ergänzend mit Microsoft Teams oder Skype for Business können Sie auch gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Freigegebene Dokumente Ihrer Kollegen werden Ihnen dabei automatisch zugewiesen. Alle Funktionen sind über die Mobile-App auch von unterwegs übersichtlich zu bedienen.

6. Unternehmensrelevante Inhalte finden mit Office Graph

Über Office Graph werden empfohlene Websites, meistbesuchte Websites oder Unternehmensrelevante Themen-Website auf Ihrer SharePoint-Homepage angezeigt. Über die SharePoint-App erhalten Sie alle wichtigen Informationen aus dem Intranet mobil auf Ihr Endgerät und können von überall mit Kollegen kommunizieren.

7. Besprechungen und Anrufe  direkt über Microsoft Teams

Überall und zu jeder Zeit weltweit telefonieren, Live-Konferenzen schalten, Teilnehmer einladen, terminieren oder spontan hinzuholen – all das ist mit Microsoft Teams möglich. Bei Bedarf können Sie während der Teams-Konferenzen Dokumente gemeinsam bearbeiten und über den Client lassen sich Inhalte gezielt steuern. Über Cloud-PBX können Sie Mitarbeitern neue Telefonnummern passend zum Unternehmen und auch für alle Endgeräte freigeben.

8. Aussagekräftige Analysen mit Power BI schnell erstellt

Mit Power BI lassen sich Datenanalysen in wenigen Minuten erstellen. Die Daten werden automatisch in übersichtlich vorgefertigte Dashboards übertragen. Sie können dabei auf zugrundeliegende Berichte ausgeweitet werden, um Daten gründlicher zu erkunden und neue Erkenntnisse zu gewinnen. Über eine Liveverbindung zu Daten in Excel können Sie über Power BI Desktop interaktive und visuell ansprechende Berichte zu allen Themenbereichen erstellen. Über die 360°-Ansicht ihres Live-Dashboard haben Sie Ihr ganzes Unternehmen im Blick und können sogar über mobile Apps auf alle Daten zugreifen.

9. Mit Microsoft Delve Zeit und Effizienz besser organisieren

Delve Analytics bietet persönliche Dashboards, mit denen Sie Ihre Arbeitszeit besser einteilen und effizienter gestalten können. Anhand der vier Kategorien können Nutzer erkennen, wofür Sie Zeit aufwenden. Office 365 liefert beispielsweise Informationen zu der Effektivität von Besprechungen, basierend auf der Anzahl der Teilnehmer, der Länge und des Multitaskings im Verlauf einer Besprechung. Zudem können Sie Delve auch im Outlook verwenden und beispielsweise ergründen, wie Ihre E-Mails gelesen, beantwortet oder weitergeleitet werden. Sie erfahren, zu welcher Uhrzeit Sie den meisten Erfolg haben und legen die optimale Sendezeit für wichtige Nachrichten fest.

10. Mehr Sicherheit und Compliance-Richtlinen aus der M365 Cloud

Über Advanced Threat Protection haben Sie einen erweiterten Schutz vor unbekannter Schadsoftware. Sie erkennt Schadsoftware in E-Mailanhängen und schützt das Messaging system vor Angriffen. Der Sicherheitsmechanismus warnt vor infizierten Links und ermöglicht eine Übersicht über Herkunft und Häufigkeit der Angriffe. Durch erweiterte eDiscovery sparen Sie wertvolle Zeit, denn durch die enthaltene Textanalyse lernt das Programm auf intelligente Weise eine Relevanzbewertung von Dokumenten und Datensheets.

Fazit zu Teamwork mit Office 365 aus der Microsoft Productivity Cloud

Mit einem Office 365 Abonnement verfügen Sie jederzeit über aktuelle und moderne Tools für die Zusammenarbeit und Sie arbeiten stets mit der neuesten Version. Je nach Jobrolle können Unternehmen und sogar einzelne Abteilungen sich ihr optimales Office 365 Paket für erfolgreiches Teamwork zusammenstellen.

Die Office-Mobile-App für Smartphones oder Tablets garantiert beispielsweise das aktuelle Verwalten von E-Mails und Besprechungen. Sie ermöglicht auch das Arbeiten an Dokumenten von überall, im Home Office, auf dem Flughafen oder direkt beim Kunden vor Ort.

Durch erweiterte Funktionen ist das Anzeigen, Bearbeiten und Freigeben von Word-, Excel-, PowerPoint- und OneNote-Dateien fast immer möglich. Selbst wenn Sie keine eigenen Geräte zur Hand haben, können Sie sich bei Office Online anmelden und Dokumente in OneDrive erstellen, bearbeiten, speichern, für andere freigeben und in Echtzeit zusammenarbeiten.

​Haben Sie noch Fragen? Wir helfen Ihnen gerne dabei, die optimalen Office-Tools für ihr optimales Teamwork zu finden. Für mehr Informationen bieten wir auch kostenlose Workshops zum Thema Modern Work an.