What's new? Neuerungen rund um SharePoint und Microsoft Teams

Microsoft Lists Lookup Columns  

Organisationen verfügen in der Regel über eine umfangreiche Menge komplexer Daten. Dabei beziehen sich die Daten in einer SharePoint Liste häufig auf Daten in einer anderen Liste. Um solche Daten effektiv zusammenführen zu können, hat Microsoft die Lookup Columns entwickelt. Lookup Columns ermöglichen das Verbinden einer Liste mit einer Spalte einer anderen Liste auf derselben Website. Sobald eine Verbindung hergestellt ist, können Informationen aus anderen Listen nachgeschlagen und in eine neue Liste aufgenommen werden. Auf diese Weise können zentralisierte Listen ganz einfach auf Teamebene gepflegt werden.

Verfügen Sie beispielsweise über eine Liste „Bestellungen“, die eine Lookup Column enthält, welche mit der Liste „Kunden“ verknüpft ist, kann angezeigt werden, welcher Kunde die jeweilige Bestellung getätigt hat.

Microsoft Loop Components in Team Chats

Mit der Einführung von Loop Components hat Microsoft eine neue Möglichkeit zum gemeinsamen Brainstormen, Planen und Erstellen in Teams geschaffen. Eine Komponente (z.B. eine Tabelle) kann ganz einfach an alle Teilnehmer*innen eines Chats gesendet werden. In dieser Komponente können nun alle Teilnehmer*innen des Chats in Echtzeit zusammenarbeiten und Änderungen der Kolleg*innen nachverfolgen. Auf diese Weise wird es noch einfacher Gedanken auszutauschen, Daten zu sammeln und den Fortschritt gemeinsam zu verfolgen.

Darüber hinaus sind Tagesordnungs-, Notizen- und Aufgabenlisten-Komponenten in Kürze als Teil der neuen Besprechungsnotizen in Outlook, Teams und OneNote verfügbar. Durch das Hinzufügen von Notizen zu Kalendereinladungen in Outlook oder Teams können Benutzer*innen vor der Besprechung mit eingeladenen Personen an der Tagesordnung zusammenarbeiten, um gemeinsam Notizen und Folgeaktionen während der Teams-Besprechung zu erfassen.

Weiterhin werden App-Entwickler*innen künftig auch in der Lage sein, Loop-Komponenten zu erstellen, indem sie ihre vorhandenen Nachrichtenerweiterungs-Apps und Microsoft Graph Connector-Integrationen erweitern. Genauere Details hierzu werden voraussichtlich auf der Microsoft Build bekannt gegeben.

Microsoft Editor mit Context IQ bietet personalisierte Authoring-Erfahrung

Während Microsoft Editor lange Zeit nur Grammatik- und Rechtschreibvorschläge sowie die automatische Vervollständigung von Sätzen anbieten konnte, stehen seit der Einführung von Context IQ in den Microsoft Editor zahlreiche neue Features zur Verfügung.

• Anhängen, Einfügen oder Freigeben einer Datei: Context IQ schlägt relevante Dateien oder Dokumente vor, die Benutzer*innen aufgrund ähnlicher Themen oder weil sie bereits erstellt oder bearbeitet wurden, eventuell einfügen möchte.
• Suche nach verfügbaren Kalenderzeiten: Erkennt, wenn Benutzer*innen eine Besprechung planen möchten und nutzt Microsoft Graph, um Zeiten vorzuschlagen, zu denen alle Teilnehmer*innen verfügbar sind. Das Wechseln der Anwendung sowie die Suche nach den entsprechenden Kalendern entfallen somit.
• Taggen von Kolleg*innen in einer Datei: Wenn das @-Symbol zu einem Kommentar hinzugefügt wird, werden potenzielle Personen zum Markieren auf der Grundlage von Kolleg*innen, mit denen Benutzer*innen derzeit an Dokumenten arbeiten, oder von Stakeholdern, die zuvor für Dokumentenprüfungen markiert wurden, empfohlen.
• Microsoft Loop-Komponenten, Microsoft Dynamics 365 und Microsoft Teams-Integrationen: Schlägt verwandte Loop-Komponenten für Dynamics 365-Verkaufsdatensätze sowie Komponenten von Drittanbietern, wie Jira, Zoho und SAP, vor. So können Benutzer*innen alle Kundeninhalte aus Dynamics 365 nahtlos in einen Teams-Kanal ziehen, sodass die Geschäftsdaten direkt im Arbeitsfluss angezeigt werden.
• Eingabe von Daten oder Objekten: Benutzer*innen können Informationen eingeben, ohne zwischen E-Mails oder anderen Apps wechseln zu müssen. Einfach in Teams auf die Tabulatortaste drücken, damit Satz vervollständigt wird, z. B. das Hinzufügen einer Vielfliegernummer bei der Online-Buchung eines Fluges.

Private Entwürfe für SharePoint News und Pages

Seit Januar dieses Jahres ist es Autor*innen von SharePoint News und Seiten möglich private Entwürfe zu erstellen. Wird ein privater Entwurf erstellt, ist dieser nur für den jeweiligen Autor und Website Administrator*innen sichtbar (auch innerhalb der Seitenbibliothek). Autor*innen können den privaten Entwurf dann für andere Personen freigeben, damit diese auf die Seite zugreifen und gemeinsam mit dem Autor daran arbeiten können.  

Webparts in SharePoint-Bereiche einbetten

Seit November letzten Jahres ist es unter anderem möglich HTML-Seiten als Webpart in einen SharePoint-Bereich einzufügen. Space-Viewer sehen dann im 3D-Space ein Miniaturbild, das bei Auswahl als voll funktionsfähiges HTML-Overlay angezeigt werden kann. Auf diese Weise wird es möglich verschiedene Inhalte einzufügen, wie zum Beispiel:

• Microsoft Formulare
• Eingebettete PowerPoint-Viewer
• SharePoint-Seiten
• Power Apps

Erstellen und Verwalten von Verticals in Microsoft Search

Ebenfalls seit November letzten Jahres möglich ist das Erstellen und Verwalten von Verticals in Microsoft Search. Vertikale Suchbereiche sind Registerkarten auf der Seite, die Ergebnisse eines bestimmten Typs oder aus einer bestimmten Quelle anzeigen. Die Vertikale "Dateien" zeigt beispielsweise Ergebnisse an, die als Dateien klassifiziert sind, und erleichtert Nutzer*innen die Suche nach Dokumenten. Verticals können in Microsoft Search so angepasst werden, dass sie den Anforderungen des Unternehmens oder einzelner Abteilungen entsprechen – dabei wird zwischen Standardvertikalen und benutzerdefinierten Vertikalen unterschieden. Die Standardvertikalen, wie z. B. „Alle“, „Dateien“ oder „Personen“ ermöglichen einen einfachen Zugriff auf die am häufigsten verwendeten Suchergebnisse, während benutzerdefinierte Vertikalen noch umfassendere Filtermöglichkeiten bieten.

Konversationssuche in Office.com und SharePoint

Eine der am häufigsten genutzten Formen zum Austausch von Inhalten ist die Konversation. Konversationen sind jedoch bislang häufig von der Suche ausgeklammert gewesen, wenn man nicht in der jeweiligen App gesucht hat, in der die Konversation stattgefunden hat. In der Folge waren die Daten aus Konversationen in vielen Situationen unzugänglich. Die seit Januar dieses Jahres verfügbare Konversationssuche ermöglicht es deshalb nun relevante Teams-Chats und Outlook-E-Mail-Konversationen zu finden, wenn in Bing for work, SharePoint oder Office.com gesucht wird. Die Ergebnisse beschränken sich jedoch auf Unterhaltungen, an denen die Nutzer*innen teilgenommen haben und auf Unterhaltungen, die in Gruppen und Teams stattgefunden haben, auf welche die Nutzer*innen Zugriff haben.