NEW BEST FRIENDS: Microsoft 365, Viva & Copilot
EMPLOYEE EXPERIENCE wird weiterhin großgeschrieben. Und was feiert jeder Mitarbeitende? Exakt! Einen persönlichen Assistenten, der ihm lästige Routineaufgaben abnimmt und ihm bei Fülle an Aufgaben unterstützt: Genau das kann Copilot! Wie dies in Microsoft 365 und speziell in Kombination mit Microsoft Viva aussehen kann, haben wir kurz für Sie zusammengefasst.
Der hybride Arbeitsalltag fordert Mitarbeitende derzeit extrem heraus. Eine hohe Anzahl an Meetings in kurzer und enger Taktung bestimmen auch nach der Pandemie unseren Arbeitsalltag. Zudem kommt eine immer größere Fülle an Aufgaben und Reisen hinzu. Bei zunehmender Geschwindigkeit weiter die Balance zu halten ist eine echte Herausforderung geworden und die Burnout-Rate steigt derzeit wieder an.
Deshalb erfreuen sich Employee Experience Platformen (EXP) wie beispielsweise Microsoft Viva über wachsende Beliebtheit. Sie sollen helfen, Mitarbeitende glücklicher und gesünder durch den Arbeitstag zu geleiten und Wissens- und Informationenmanagement, sowie Weiterbildung, Kommunikation und Potenzialentwicklung besser zu managen.
Copilot erweitert Microsoft 365 und Viva demnächst um wertvolle Assistenz-Funktionen, sodass Mitarbeitende zukünftig weiter entlastet werden und sich wieder besser fokussieren können.
Was bedeutet das technisch?
Microsoft 365 ist ein ganzes „Office“ voller wertvoller Tools. Outlook, Excel, PowerPoint, Word und Co. sind kaum noch aus unserem Arbeitsalltag wegzudenken. In Verbindung mit Copilot werden diese altbekannten Office-Tools jetzt zu smarten Assistenten.
Copilot leistet tolle Dienste im Programmierumfeld, indem er kontextbezogene Code-Vorschläge und automatisierte Code-Snippets liefert. Zudem wird sie jetzt im Microsoft 365 Umfeld als ein Assistent eingesetzt, der natürliche Sprache versteht. Diese neue künstliche Intelligenz basiert auf der revolutionären GPT-4-Architektur und macht aus unseren wohlbekannten Office 365-Tools KI-gesteuerte Assistenten.
Denn durch die Weiterentwicklung des Large Language Models (LLM) und durch den Zugriff auf alle üblichen Trainingsdaten von GPT-4 hat Copilot durch die Schnittstelle Microsoft Graph zudem Zugriff auf alle Daten und Informationen innerhalb der Microsoft Cloud. Dadurch kann Copilot innerhalb der Microsoft-Welt auf interne Informationen zugreifen, intelligente Vorschläge machen und sich ständig weiterentwickeln. Diese Technologie wird jetzt zunehmend in alle Apps integriert.
Kurz zusammengefasst heißt das: Unsere wohlbekannten Office-Tools mutieren mehr und mehr zu kreativen Assistenten der Zusammenarbeit und Microsoft Viva profitiert ebenfalls von dieser neunen Technologie. Gebündelt steigert dies unsere Employee Experience auf das nächste Level.
Kraftvolle Synergie: Copilot als Assistenz-Funktion in Microsoft Viva
In allen Viva-Modulen unterstützt die künstliche Intelligenz die Mitarbeitenden, indem sie sinnvolle Informationen sammelt, aufbereitet und Lösungsvorschläge macht. Wie dies in den einzelnen Modulen aussehen kann, haben wir hier kurz für Sie zusammengestellt.
Viva Engaged: Bereits jetzt schon erinnert Viva Insights Vorgesetzte daran, den Kontakt mit dem Team zu pflegen. Demnächst liefert die künstliche Intelligenz bereits vorgefertigte Beiträge, die überzeugend und inserierend Teammitglieder motivieren sollen. Denn in Viva Engaged greift Copilot aktuelle Themen aus Arbeitsplatz-Communities auf und zieht seine Rückschlüsse aus aktuellem Content und Mitarbeitenden-Diskussionen. Anschließend bietet Copilot Vorschläge für personalisierte Nachrichten an, versucht dabei den passenden Tonfall an bestimmte Mitarbeitende zu treffen und ergänzt diese sogar individuell passenden Bildern. Zudem unterstützt Copilot in Viva Engaged auch dabei, schlicht Beiträge für die Community zu generieren.
Viva Goals: Selbst Führungskräften wird in Viva Goals zukünftig die Arbeit erleichtert. Die KI greift beispielsweise auf Worddokumente, den jährlichen Businessplan, auf Strategie-Dokumente, sowie auf die bisherigen Zielvereinbarungen der Mitarbeitenden zurück, um daraus neue „Objective Key Results (OKR)“ abzuleiten, die Mitarbeitende zukünftig erreichen sollen. Selbst Vorschläge, wie diese Ziele erreicht werden können, liefert die KI gleich mit.
Viva Glint: Mit Viva Glint kommt im Juli 2023 ein neues Modul heraus, dass Feedback von Mitarbeitenden einsammelt. Die KI selektiert von Anfang an die Vorschläge der Mitarbeitenden, die beispielsweise in Umfrageergebnissen versteckt sind und erstellt erste Lösungsansätze. Zudem unterstützt sie Führungskräfte bei der Erstellung von Fragen und Kommentaren, egal in welcher Sprache, sodass alle ganz bequem in ihrer Sprache fragen, antworten und kommentieren können.
Viva Topics: Wissen- und Informationsmanagement aktuell halten funktioniert wesentlicher einfacher durch die unterstützende KI, indem sie für Mitarbeitende Zusammenfassungen erstellt, die wiederum basierend auf Dokumenten das jeweilige Thema und die Situation erfassen und vertiefen. "Copilot in Answers" beantwortet zudem gezielte Fragen und unterstützt die Expert*innen im Unternehmen bei der Erstellung vollständiger Antworten, indem er passende Referenzen, Ressourcen und Expert*innen zitiert und mit einbezieht.
Viva Insights: Durch Viva Insights sollen Mitarbeitende gut organisiert und möglichst stressfrei durch den Arbeitstag geleitet werden. Neben dem Festlegen von Fokuszeiten und Pausen bedeutet dies, dass Copilot Mitarbeitende aktiv bei ihrer Arbeitsorganisation unterstützt. Mitarbeitende können im morgendlichen Business-Chat ihrem Assistenten den Auftrag erteilen: „Bereite mich heute auf meine Meetings vor“ und Copilot sammelt alle relevanten Informationen zusammen, die für das Meeting wichtig sind.
Viva Sales: Bei Viva Sales antwortet unser smarter Assistent, indem er auf Informationen aus dem CRM zugreift, E-Mails an Kunden beantwortet oder sogar Angebote erstellt. Er schafft eine optimale Verbindung zwischen CRM, Microsft 365 und speziell Microsoft Teams und kann so Vertiebsprozesse unterstützen oder sogar automatisieren.
Viva Connection: Selbst als Redaktionsunterstützung für die interne Kommunikation leistet der KI-Assistent einen guten Job. Mitarbeitende können den KI-Assistenten benutzen, um sich für einen Post inspirieren zu lassen. Copilot leistet auch Hilfestellung, um für den erstellten Beitrag passende Fotos zu finden und relevante Links zu ergänzen.
Viva Learning: Durch kontextbezogene Inhalte, Anleitungen und zielgerichtete Wissenserweiterung durch den Copiloten steigern Mitarbeitende ihre Lernkurve. Dies gilt natürlich für die gesamte Wissensvermittlung. Doch besonders im Bereich Programmierung, Fehlervermeidung und Qualitätsverbesserung unterstützt Copilot Mitarbeitende, indem er Code-Vorschläge anbietet, potenzielle Fehler erkennt und gibt entsprechende Hinweise, um Qualitätsprobleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Auch im Bereich Security und Compliance kann er so sinnvolle Dienste liefern.
Derzeit wird die Technologie in vielen Bereichen ausgerollt. Copilot übernimmt dabei automatisch die Sicherheits-, Compliance- und Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens, die bereits für Ihre Microsoft 365-Welt gelten.
Wir hoffen, dieser kurze, noch sehr oberflächliche Eindruck, konnte Sie schon ein wenig auf die nächste Generation der EXP vorbereiten und sie haben einen Eindruck erhalten, wie sich zukünftig die Employee Experience durch kreative Assistenz-Dienste erweitern lässt. Noch haben wir unsere klassischen Office-Tools, doch vielleicht gehören Outlook & Co. schon bald schon zum „alten Eisen.“
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