Online Events mit den richtigen Tools veranstalten

Events und das entsprechende Eventmanagement gehören zu den wichtigsten Themen im Berufsalltag. Besonders um neue Kontakte zu knüpfen oder auch bestehende Geschäftsbeziehungen zu vertiefen, werden sie gerne und oft genutzt. Ein sehr umfangreiches Tool für die gesamte Planung von Veranstaltungen bietet Microsoft mit seiner Dynamics 365 Marketing App.

Grundlegende Elemente wie Zeit, Ort, Agenda, finanzielle Aspekte und Speaker können hier im Event Planning hinterlegt und organisiert werden. Zusätzlich stellt Dynamics Marketing eine Website zur Anmeldung bereit und bietet Ihnen Einblicke in Registrierungs- und Teilnehmerdaten. Des Weiteren können sogar Umfragen erstellt und Antworten gesammelt werden. Ein weiterer Vorteil dieser App liegt zusätzlich darin, dass sie nahtlos mit dem Microsoft CRM Dynamics 365 verbunden werden kann. Somit können über die Anmeldeformulare Leads generiert werden, die direkt und automatisiert im CRM angelegt werden.

In den letzten zwei Jahren gab es jedoch kaum die Möglichkeit, Veranstaltungen vor Ort durchzuführen, um so die wertvollen und wichtigen Leads zu generieren.  Onlineveranstaltungen wurden zum ‚New Normal‘. Genau an dieser Stelle kommt Microsoft Teams ins Spiel. Es bietet die perfekte Ergänzung zur Event Planung über Dynamics 365 Marketing, da es dafür sorgt, dass die Events online gestreamt werden können. Dabei gibt es einmal die Möglichkeit, das Event als Teams Webinar zu streamen oder als Teams Meeting. Abgesehen von der Dynamics 365 Marketing App, braucht man dafür nur noch eine Microsoft Teams Lizenz. Dann ist alles, was man tun muss, um ein Event zu streamen den Schalter bei „Do you want to stream this event?“ auf „Yes“ zu stellen und als Streaming Provider entweder Teams Webinars oder Teams Meetings auszuwählen. 

Teams Webinar vs. Teams Meeting:

Der hauptsächliche Unterschied zwischen einem Teams Webinar und einem Teams Meeting besteht darin, dass bei Teams Webinaren eine oder mehrere Personen präsentieren, und Audio, Video und Content teilen können, wohingegen die Teilnehmer*innen stumm geschaltet sind und kein Video angezeigt wird. Sie können natürlich trotzdem im Chat interagieren oder Umfragen beantworten. Teams Webinare bieten sich also für Keynotes bei Konferenzen oder Präsentationen vor einem großen Publikum an, an denen bis zu 1.000 Personen teilnehmen können. Teams Webinare sind öffentlich und es kann jeder daran teilnehmen, der sich dafür registriert. Außerdem können Sie als Organisator Teilnehmerdaten nach Ihrem Event abrufen, wenn Sie vor dem Webinar an alle Teilnehmer*innen eine E-Mail mit einem Button versenden, über den man die Teilnahme startet. Dies ist durch einen personalisierten Link hinter diesem Button möglich, um das individuelle Tracking zu realisieren. Bei einem Teams Meeting hingegen können alle Teilnehmer Audio, Video und Content teilen, wie es spätestens seit der Coronapandemie jedem bekannt sein dürfte.

Bei beiden Optionen kann man auf Event-Ebene jedoch noch Änderungen an den Einstellungen vornehmen. Stellt man den Schalter bei „Change meeting options“ auf „Yes“, erscheinen mögliche Änderungsoptionen. So kann man das Onlineevent beispielsweise automatisch aufnehmen oder Benachrichtigungen einstellen, wenn Teilnehmer sich ein- oder ausloggen. Das Einzige, das man bei Teams Webinaren einstellen kann, das bei Teams Meetings nicht möglich ist, ist dass man spezifizieren kann, wer die Lobby umgehen darf. An dieser Stelle lässt sich bspw. einstellen, dass Personen der eigenen Organisation nicht auf Zulassung warten müssen. Alle anderen Optionen sind identisch.

Kalender Integration:

Sowohl für Teams Webinare als auch für Teams Meetings erscheint der Termin automatisch im Teams Kalender , nachdem das Event gespeichert wurde. Spätere Änderungen am Event, wie beispielsweise eine geänderte Uhrzeit oder eine Verschiebung, sind im CRM zu realisieren. Mit der Option ‚Sync with Teams‘ werden diese Änderungen auch im Teams Kalender sichtbar.

Das macht Teams zum optimalen Tool für Ihr Onlineevent:

Teams ist als Streaming Anbieter für Onlineevents in Kombination mit Dynamics 365 Marketing um einiges besser geeignet als andere Tools. Das liegt vor allem daran, dass Teams in Dynamics 365 Marketing integriert werden kann und die Daten direkt mit dem Dynamics 365 CRM synchronisiert werden können. Somit haben User direkt aus Dynamics 365 Marketing Zugang zu den Funktionalitäten des Onlineevents und müssen nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln. Alle Daten, die über das Teams Event gesammelt werden können, können außerdem direkt in Dynamics 365 Marketing für Customer Journeys genutzt werden, sodass individuell darauf reagiert werden kann. Folgende Journey wäre denkbar: Allen registrierten Personen erhalten zunächst ihren Teams-Einladungslink. Nach dem Event wird den Teilnehmer*innen automatisiert eine Dankes-E-Mail mit weiteren Informationen rund um das Event gesendet. No-Shows werden ebenfalls identifiziert und Ihnen wird eine Einladung zu einem der nächsten Events geschickt.

Durch die Integration von Microsoft Teams in Dynamics 365 Marketing können also ansprechende, personalisierte Kundenerlebnisse geschaffen werden. Da es sich bei Teams ebenfalls um ein Microsoft Produkt handelt, ist entsprechend auch der Support gewährleistet 

Was sind unsere Erfahrungen aus dem vergangenen Jahr seit dem Release?

Mit Beginn der Corona-Zeit erleben die Dynamics 365 Marketing User einen rasanten Anstieg an Updates im Bereich MS Teams Integration. Angefangen mit Teams Meetings und Teams Live Events hinzu dem neuen Format ‚MS Teams Webinar‘. Doch ganz erobert die Integration die Herzen der Event Manager*innen nicht. Vor allem Unternehmen mit großen und komplexen Event-Strukturen kommen schnell an die Grenzen des Tools. Die Praxis zeigt zwei große Lücken auf: Zunächst ist es bei Auswahl eines Teams Webinars nicht möglich Teilnehmer*innen anonym beitreten zulassen bzw. Teilnehmer*innen füreinander zu verdecken. Diese Einschränkung kollidiert mit den meisten DSGVO Richtlinien der Unternehmen für online Veranstaltungen. Des Weiteren gewährt die Auswertung nur einen groben Blick in die Insights. Es wird zwar eine Anwesenheitsliste geführt, jedoch erfahren wir nicht, wie lange Teilnehmer*innen in dem Webinar verweilen oder wann sie abgesprungen sind. Für Teams Live Events sind die User sogar auf eine CSV Datei angewiesen, welche einen chaotischen Datensalat zur Verfügung stellt.

Unter dem Strich gilt: Wer Teams intensiv in der Unternehmenskultur nutzt, vor allem für externe Kommunikation, und Webinare mit weniger als 1.000 Teilnehmer*innen plant, der wird die Integration von Dynamics 365 Marketing und Microsoft Teams mit offenen Armen genießen. Alle anderen müssen leider Abstriche machen. Allerdings ist wichtig zu erwähnen, dass Microsoft stetig an der Integration arbeitet. Dies bringt viel Potenzial mit sich. Welche Updates für die Wave 1 in diesem Jahr anstehen, können Sie in diesem Artikel  nachlesen:

Wir sind uns darüber bewusst, dass die Webinarintegration von Teams noch in den Kinderschuhen steckt und es ein paar weiterer Updates benötigt, damit sie für jedes Unternehmen alle benötigten Möglichkeiten bietet. Gerne setzen wir uns individuell mit Ihren Anforderungen auseinander und finden mit Ihnen gemeinsam eine passende Lösung für Ihr nächstes Onlineevent.

Nehmen Sie dazu gerne jederzeit Kontakt mit uns auf.