Oft wird heute Digitalisierung als Aufgabe der Geschäftsführung und der IT wahrgenommen, dabei spielt die HR-Abteilung – macht man es richtig – eine entscheidende Rolle. Sie hat einen wesentlichen Anteil an der strategischen Entwicklung und am kulturellen Wandel im Unternehmen. Bestenfalls arbeiten Management, interne Kommunikation und Personalabteilungen eng zusammen. Denn für eine erfolgreiche digitale Transformation im Unternehmen brauchen wir einen Bewusstseinswandel und neue Führungsqualitäten. Ein gut strukturiertes Change Management kann Ihren kulturellen Wandeln im Unternehmen optimal unterstützen!
Der Mensch bleibt wichtig. Lassen Sie Ihn das spüren!
Durch die zunehmende Automatisierung von Businessprozessen, durch den Einsatz intelligenter Software und vernetzter Maschinen werden einige Tätigkeitsfelder im Unternehmen vereinfacht oder sogar durch smarte Systeme ersetzt. Doch trotz modernster Technologien gehört das Humankapital weiter zu den wichtigsten Produktivfaktoren eines Unternehmens. Der Mensch bleibt trotz künstlicher Intelligenz, Bots & Co. die wertvollste Ressource.
Jetzt sind besonders das Management, die Personalabteilung und die interne Kommunikation gefragt, Arbeitsplätze, Tätigkeiten und die Kommunikationskultur neu zu definieren. Die HR-Abteilung hat dabei die Aufgabe, Ängste und Bedürfnisse der Belegschaft aufzufangen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die innovative Arbeitssituation vorzubereiten und Potenziale neu zu wecken und zu fördern.
Keine leichte Aufgabe! Für einen erfolgreichen Wandel in der Arbeitskultur benötigt das Personalmanagement deshalb eine gute Change-Strategie. Das Konzept braucht Ideen und einen handfesten Plan, um eingefahrene Strukturen und Arbeitsprozesse aufzubrechen und eine Arbeitskultur zu schaffen, in der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter…
- … Ängste abbauen
- … Vertrauen aufbauen
- … Wissen teilen
- … kreativ und optimal Zusammenarbeiten
- … Potenziale entfalten
Schritt 1 – Ängste abbauen und Kompetenzen nutzen
Mit der Digitalisierung kommen viele Änderungen auf uns zu. Veränderungen und Ungewissheit lösen bei vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Ängste aus. Wo wird zukünftig mein Platz im Unternehmen sein? Werde ich noch gebraucht? Wie sieht mein Arbeitsalltag aus? Komme ich mit der Veränderung und den neuen Technologien zurecht? Werde ich die neuen Anforderungen gut erfüllen können?
Angst lähmt. Führungskräfte und Personalabteilungen lösen diese Herausforderungen nur, wenn Sinn und Notwendigkeit des Wandels im Unternehmen offen kommuniziert werden. In Zeiten starker Veränderungen sollte die Belegschaft verstehen, was um sie herum passiert. Mehr noch, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten aktiv in die Mitgestaltung des Wandels einbezogen werden.
Dafür ist es notwendig, dass hierarchische Strukturen abgebaut werden. Ein wesentlicher Schritt hierfür ist die Umgestaltung der Kommunikationsstruktur. Sie sollte nicht mehr nur „Top-Down“, sondern vor allem „Bottom-Up“ funktionieren. Gestalten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zukünftig die interne Kommunikation und den Wissenstransfer aktiv mit, fühlen sie sich am Prozess beteilig und haben einen Raum, sich kreativ mit einzubringen.
Wenn Unternehmen es jetzt darüber hinaus noch schaffen, die Belegschaft in die Neugestaltung der Arbeitsprozesse aktiv mit einzubinden, werden sie automatisch zu einem proaktiven Teil des Wandels. Dies ist aus zwei Gründen sinnvoll:
1. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennen ihr Unternehmen und die Strukturen und Prozesse am besten und wissen um die kulturellen Codes. Sie können daher Schwachstellen und Optimierungspotenziale gut identifizieren und ihr Wissen nutzen, um den Transformationsprozess voran zu treiben.
Ziel der digitalen Transformation ist es, besser und innovativer zu werden. Das Management möchte Prozesse optimieren, Gewinne und Umsatz steigern und auch in Zukunft nachhaltig bleiben. In den entsprechenden Abteilungen wissen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am besten, wo es hakt. Sie können meist genau sagen, wie sich Arbeitsabläufe und Abstimmungsprozesse verbessern lassen, wie die Vernetzung zwischen Abteilungen vorangetrieben werden kann und wie kreatives Potenzial sich besser entfalten lässt.
Die „Bottom Up Kommunikation“ bietet einen direkten Kanal zwischen den verantwortlichen Mitarbeitern zu den Führungskräften. Ohne Umwege lassen sich so die entscheidenden „Stellschrauben“ schnell finden.
2. Die Mitwirkung an den neuen Arbeitsprozesse nimmt Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Angst vor dem Ungewissen und bringt sie neuronal in einen ruhigen Zustand.
Der bekannte Hirnforscher Prof. Dr. Gerald Hüther weißt darauf hin, das Verbundenheit und Mitgestalten neurobiologische Grundbedürfnisse sind. Kann der Mensch in einer Organisation oder in seiner Unternehmenskultur dies NICHT fühlen, springen im Gehirn die gleichen neuronalen Netzwerke an, als würde er körperlichem Schmerz empfinden.
Dies erklärt sehr schön, wie wichtig diese zwei Faktoren sind. Bietet die Unternehmenskultur Verbundenheit und aktive Mitgestaltung, ändern sich auch Beziehungsqualitäten. Diese sind wichtige Grundsteine für eine gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit.
Schritt 2 – Vertrauen aufbauen und Feedback geben
Für eine moderne Zusammenarbeit ist eine ehrliche und aufrichtige Feedbackkultur unabdingbar. Lästiger Flurfunk sollte durch eine offene Kommunikation abgelöst werden. Das schafft Vertrauen und sorgt dafür, dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihre Potenziale besser entfalten. Zudem können bei Eskalationen und in schwierigen Situationen Probleme leichter angesprochen, schneller gelöst und Fehler zukünftig vermieden werden.
Stellen Sie sich eine Meeting-Situation vor, in der ein Projektmanager gleich zu Beginn den derzeitigen Projektstand vorstellt, aufgekommene Schwierigkeiten ungeschminkt anspricht und sich vom Team Unterstützung und Lösungsansätze wünscht. Ehrliches Feedback aus der Gruppe bringt neue Perspektiven. Gemeinsame Lösungen fördern das Wir-Gefühl und stärken das Vertrauen.
Eine starke Feedbackkultur braucht starke Vorbilder und aktives Vorleben aus dem Management. Wollen Führungskräfte das größtmögliche Potenzial aus ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern holen, sollten sie ihrem Team signalisieren, was möglich ist. Ehrliches Feedback und respektvolle Interaktionen schaffen Verbundenheit. Menschen entwickeln sich optimal, wenn andere Menschen an sie glauben und ihre Beweggründe erst nehmen.
Auch hier sollen Personalabteilungen und Management an einem Strang ziehen und gute Vorbilder sein. Dies erfordert Mut und emotionale Reife. Führungskräfte verlassen hier den sicheren Bereich lang gelebter hierarchischer Strukturen. Der erste Schritt zum Vorbild und die erste Frage an das Team zu einer offenen Feedbackkultur könnte beispielsweise lauten: „Was braucht ihr von mir, damit ihr als Team besser arbeiten könnt?“
Schritt 3 – Wissen teilen und Generationen verbinden!
Gerade Zusammenarbeit und Wissensmanagement sind im digitalen Wandel so wichtig wie nie. Viele neue Herausforderungen wollen gestemmt und Generationen verbunden werden. Um „digitale Natives“ im Unternehmen anzusiedeln, brauchen Unternehmen innovative Kommunikationsmedien. Ein moderner Digital Workplace bietet Social Features, Collaboration Tools und Mobilität. Ein persönliches Profil angereichert mit Blogs oder Wikis geben Expertenwissen ein Gesicht und vereinfachen die Kommunikation und Dokumentation. Experten können sich über das persönliche Profil in ihrem modern Workplace als solche darstellen, wertvolle Tipps geben und ihr Wissen mit anderen teilen.
Durch ein Social Intranet lässt sich folglich der digitale Tatendrang der „Natives“ wunderbar mit dem Erfahrungsschatz und der Kompetenz einstiger „analoger Helden“ verbinden. Denn Social-Features sind mittlerweile in allen Generationen beliebt. Sie helfen die Kommunikationsstrukturen von Top-Down in das Bottom-Up-Prinzip zu verwandeln. Innovative Collaboration-Tools von Office 365 wie beispielsweise Microsoft Teams vereinfachen Teamwork und Wissenstransfer. Dank eines dynamischen Integrierten-Management Systems (IMS) im SharePoint oder mit dem Fellowmind SmartStash können Qualitäts- und Wissensmanagement sogar nach Richtlinien der ISO-Norm 9001 abgebildet und zudem noch revisionssicher archiviert werden.
Schritt 4 – Kreativität ermöglichen und optimal zusammenarbeiten!
Wenn künstliche Intelligenz mehr und mehr Einzug in unsere Arbeitswelt erhält und Bots lästige Routineaufgaben übernehmen, werden Kreativität, Agilität und Teamwork die entscheidenden Ressourcen der neuen Arbeitskultur sein. Deshalb ist es extrem wichtig, das besonders Personalabteilungen und Management ein Klima schaffen, indem Mitarbeiter*innen ihr Potenzial optimal entfalten können. Wie entscheidend dies ist, zeigt auch ein kurzer Einblick in die Hirnforschung. So betont Prof. Dr. Gerald Hüther in seinem Artikel „Wie gehirngerechte Führung funktioniert“:
