DocuWare: Dokumenten-Management & Workflow Automation
Wie viel Zeit verschwenden Mitarbeitende allein bei der Suche nach Dokumenten? Unnötiges Suchen kostet Geld, aber vor allem frustriert es Mitarbeitende. Ebenso tauchen bei der Zusammenarbeit an Dokumenten häufig Fragen auf. Ist das jetzt wirklich die aktuelle Version? Wer hat alles Zugriff auf das Dokument? Und wer darf es überhaupt einsehen oder bearbeiten? Wo und wie archiviere ich es, sodass es auch rechtskonform ist?
Zusammenarbeit optimieren
Erfolgreiche Digitalisierung hängt entscheidend vom Informationsfluss innerhalb des Unternehmens ab. Gerade in Zeiten zunehmender Digitalisierung und in einer hybriden Arbeitswelt gehören schnelle Informationsvermittlung, exzellentes Wissensmanagement und gutes Teamwork zu den Erfolgsfaktoren Ihrer digitalen Zusammenarbeit. Auch papierarmes Arbeiten und eine digitale, revisionssichere Archivierung sparen Geld und Ressourcen. Zudem sind sie um ein vielfaches nachhaltiger.
Nutzen Sie DocuWare unternehmensweit und in allen Abteilungen. Kombiniert mit beliebigen anderen Anwendungen in Microsoft 365 oder auch in Kombination mit Ihrem CRM- oder ERP-System: DocuWare bietet gutes Dokumenten- und Vertragsmanagement in allen Anwendungsbereichen.
Dank DocuWare können Sie lästige Routineabläufe bequem automatisieren, Informationsinseln abzuschaffen und Entscheidungen zu beschleunigen. Nutzen Sie die Chance Ihre Produktivität übergreifend zu optimieren. DocuWare bietet umfassende Tools, um Informationen, Prozesse und Entscheidungen direkt miteinander zu verbinden.
Durch digitale Akten papierarm arbeiten und Betriebskosten senken
DocuWare bietet Ihnen die Möglichkeit, Dokumente verschiedenster Formate aus unterschiedlichsten Anwendungen zentral und rechtskonform zu archivieren. Dabei werden verschiedene Dokumente in DocuWare miteinander verknüpft, sodass alle relevanten Dokumente in digitalen Akten aufrufbar sind.
Auf diesem Weg vereinfachen Sie Ihre alten analogen Prozesse und etablieren neue digitale Workflows, wodurch Sie schlicht Porto-, Papier-, Kopier-, Ordnerkosten sowie die Miete für MFP-Systeme, Ablage und Lagerung sparen. Die Suche von Dokumenten, die Entstehung von Schattenarchiven sowie Mietkosten für Archivräume und Energiekosten gehören ebenfalls der Vergangenheit an.
Optimierung der Produktivität durch effiziente und digitale Workflows
Mit dem Workflowmanagement von DocuWare und mit Hilfe digitaler Stempel haben Sie jederzeit alle Prozesse im Blick. Durch die Transformation von manuellen zu automatisierten Workflows werden Geschäftsprozesse vereinheitlicht, effizienter gestaltet und Kosten reduziert.
Die Verfügbarkeit von Dokumenten in allen Abteilungen, die automatische Erfassung und Indexierung, sowie die Erstellung von Aufgabenlisten, Vertretungsregelungen und das Managen von Eskalationen und Benachrichtigungen - DocuWare bietet alles, was Sie für die Automatisierung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse benötigen! Der grafische Workflowdesigner unterstütz Sie zudem bei der Veranschaulichung ihrer automatischen Prozesse.
Workflows zu Onboarding-Prozessen oder eine Bereitstellung bestimmter Wissensartikel oder Regularien lassen sich je nach Abteilung ebenfalls bequem automatisieren. So sparen Sie bei zunehmendem Fachkräftemangel wertvolle Ressourcen ein.
Verbesserte Sicherheit, Datenschutz und Compliance
Mit DocuWare sind Sie auch rechtlich auf der sicheren Seite. Der Gesetzgeber sieht beispielsweise vor, Rechnungen, die per E-Mail gesendet werden, in diesem „Zustand“ nach GoBD digital zu archivieren. Dies, sowie die revisionssichere Archivierung, können mit DocuWare digital nachgehalten werden.
Zudem können digitale Dokumente durch Zugriffsrechte und Verschlüsselung geschützt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen auf vertrauliche Informationen zugreifen. Sensible Dokumente in der Personalabteilung beispielsweise können so nur von HR-Mitarbeitenden eingesehen und bearbeitet werden.
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie etwa der DSGVO, lassen sich mit DocuWare ebenfalls einfach händeln. Aber auch Branchenvorgaben oder andere Richtlinien wie GoBD, CSA, SOC, HIPAA, SOX, NIST – DocuWare macht es einfach, Compliance bei allen dokumentbasierten Prozessen herzustellen, und unterzieht sich selbst auch regelmäßig allen wichtigen Prüfungen.
Regelmäßige Back-Ups und integrierte Security-Features schützen das System vor Angriffen auf vertrauliche und wichtige Dokumente.
Mobiles Arbeiten
Nutzen Sie DocuWare flexibel per mobiler App – bequem von unterwegs aus. Profitieren Sie von zeitlicher Unabhängigkeit und der vollen Flexibilität durch die mobile Freigabe offener Rechnungen oder Anträge per Smartphone. Greifen Sie über das Mobilgerät auf Kundenakten und aktuelle Statusinformationen zu und scannen Sie Auftragsdaten im Kundendienst oder erfassen Sie Daten per Web-Formular.
Wir sind zertifizierter Partner
Fellowmind ist nicht nur Microsoft Solution Partner. Denn speziell von DocuWare haben wir in diesem Jahr wieder drei Partnerauszeichnungen erhalten. Neben den bereits bekannten Auszeichnungen Platinum Partner und Diamond Club Member wurde uns erneut der Customer Service Champion Award für „absolut besten Service“ von DocuWare verliehen.
Haben wir Sie überzeugt? Dann kontaktieren Sie uns. Wir beraten wir Sie persönlich!
Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central
Als zertifizierter Platinum-Partner von DocuWare und Mitglied des Microsoft Inner Circle, haben wir mit DW2BC eine leistungsstarke Schnittstelle entwickelt, die eine tiefgreifende Integration von DocuWare in Dynamics 365 Business Central ermöglicht.
Mit Hilfe von DW2BC können Daten und Dokumente zwischen DocuWare und Business Central bidirektional ausgetauscht werden, sodass beispielsweise die automatisierte und revisionssichere Belegarchivierung, Beleganzeige und Datensynchronisation möglich werden.
Auf diese Weise steigern Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Mitarbeitenden, sondern optimieren auch Ihre Geschäftsprozesse und verkürzen Ablage- und Suchzeiten.
Erfahren Sie mehr über DW2BC oder kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie auch gerne persönlich!
Mehr zum Dokumenten-Management mit DocuWare allgemein und zu unsterer Schnittstelle DW2BC erfahren Sie auch im Podcast!
