CFO, näin rakennat parhaan budjetointi- ja ennusteprosessin organisaatiollesi

Ei ihme, että CFO tiimeineen miettii, kuinka jakaa heidän rajallista resurssiaan organisaation sisäisten asiakkaiden palvelemiseen. Liiketoiminnat haluaisivat controllerit strategisen tason sparraajiksi, mutta rutiinien ja kasvavien vaatimusten lista tahtoo syödä parhaan työajan. Teknologia auttaisi, mutta mitä se edellyttää?

Tunnistatko nämä haasteet yrityksesi budjetointi- ja ennusteprosessissa?

Palveleeko suunnitteluprosessi nopeasti ja kustannustehokkaasti, vai tuoko se hikikarpaloita otsalle? Nykytilannetta voi pohtia seuraavien kysymysten kautta:

• Tukeeko nykyinen suunnittelu strategian saavuttamista, etenkin jos asiaa kysyy liiketoiminnoista ja eri organisaatiotasoilta?
• Onko budjetoinnin ja ennustamisen pohjana oleva data tarkkaa, riittävää ja kiistatonta? Onnistuuko konsolidoitu suunnittelu vaivatta?
• Löytyykö tarvittava data samalta data-alustalta, vai onko se hajallaan eri taulukoissa ja tietokannoissa?
• Onko vain yksi data, johon kaikki suunnittelu perustuu, vai ylläpitävätkö yksiköt omia versioitaan? Voiko datasta keskustella niin, että kaikki keskustelevat täsmälleen samasta asiasta?
• Viekö vuosibudjetointi jopa kuukausia kalenteriaikaa tai kuukausiennusteen ja -seurannan tekeminen päivän verran koostamistyötä
• Onnistuuko skenaarioiden suunnittelu ja niiden muutokset helposti?
• Onko rutiinityö automatisoitu ja auditoitavissa, vai meneekö taloustiimin aikaa turhan manuaaliseen työn suorittamiseen?
• Onko laskenta- ja ennustemalleista käytössä vain yksi viimeisin versio, vai erilaisia versioita siellä sun täällä?
• Onko organisaatiossa yksi tai useampi “hirviöexcel”, joka on kytketty sinne tänne ja tuonne, ja jonka ylläpidosta vastaa vain yksi henkilö?
• Onko tämän lisäksi käytössä useita kymmeniä, jopa satoja muita exceleitä, joille ei ole keskitettyä ylläpitoa ja joiden asianmukaisuudesta ei ole varmuutta?
• Onko AI-työkalujen käyttöönotto ollut helppoa, vai vaatisiko se taustatietojen yhtenäistämistä, rakenteistamista ja isompaa kuntoonlaittoa? Saako AI tarvitsemansa datan helposti?

Data-alusta kuntoon: siilojen sijaan tarvitaan yksi totuus ”single source of truth”

Tiedolla johdettu yritys ei ole mahdollinen, jos data on epäyhtenäistä, rikki ja hajallaan ympäri organisaatiota. Tyypillisesti erilaisten excelien määrä on paisunut vuosien varrella sekä konserni- että liiketoimintayksiköissä, eivätkä ne enää ole järkevällä tavalla ylläpidettäviä ja muutoskykyisiä. Tietoa on myös pyritty keskittämään toiminnanohjausjärjestelmään, mutta se ei puolestaan taivu kaikkiin talouden suunnittelun ja skenaroinnin tarpeisiin, koska ERP-järjestelmää ei ole siihen suunniteltu.

Siksi hyvistä pyrkimyksistä huolimatta tieto on siiloutunut, eikä sitä tulkita samalla tavalla. Excelien sijaan tarvitaan nykyaikaisia, pilvipohjaisia suunnittelutyökaluja. Näitä ovat mm. Jedox, CCH Tagetik ja Workday Adaptive Planning, ja ne ovat kullan arvoisia erityisesti konsernien ja monialaisten yritysten tarpeisiin ja skenaariotyöskentelyyn. Kaikkiin tulee jatkuvasti lisää AI-ominaisuuksia, jotka helpottavat työtä, tarkentavat ennusteita ja automatisoivat manuaalisia rutiineja. Näitä ratkaisuja täydennetään usein Power BI- ja Qlik-analytiikkaratkaisuilla päivittäisen analysoinnin, seurannan ja raportoinnin tarpeisiin eri liiketoimintayksiköille ja -rooleille.

Parhaalla tavalla toimiakseen nämä työkalut ja kaikki tulevaisuuden AI-ratkaisut tarvitsevat myös data-alustan. Jos datasi ei ole kunnossa, ei tulevaisuuskaan ole.

Kääntäen: kun organisaatiolla on dataa, johon se todella luottaa, tuo AI rutkasti nopeutta ja helppoutta ennustamiseen, vähentää suunnitteluun kuluvaa aikaa, sparraa käyttäjiä löytämään uusia näkökulmia aineistoon sekä koostaa ja päivittää raportteja väsymättä. Myös organisaation ulkopuolisen kysyntä-, trendi-, saatavuus- ja kilpailijadatan tuominen tekoälyn analysoitavaksi tulee mielekkääksi, kun organisaation oma data on luotettavaa ja aukotonta.

Kun data on yhtenäistä ja laadukasta, ja käytössä on modernit suunnittelutyökalut, voi tälle pohjalle luoda tulevaisuuden vaatimuksia vastaavan budjetointi- ja ennustamisprosessin.

Datalla johdettu yritys valmiina AI-aikakauteen: viritä talousprosessi palvelemaan toimialakohtaisia tulevaisuuden tarpeita

Tekoäly tuo taloustiimin osaamisen paremmin esiin, ei korvaa sitä. Jotta AI voi olla tehokkaasti apuna, strategisesti ajatteleva CFO luo nyt valmiudet vastata organisaationsa tulevaisuuden tarpeisiin.

• Tiedolla johdettu päätöksenteko: Tavoitteena on saada hyödyllisempää taloustietoa ja analyysiä päätöksentekotilanteisiin liiketoiminnan kaikille tasoille ja rooleille. 
• Reaaliaikainen tilannekuva: Tavoitteena on lisäksi tuoda lisää läpinäkyvyyttä ja reaaliaikaisuutta yrityksen tilannekuvaan.
• Kustannustehokkuus: Tätä palvelemaan tarvitaan ketterä, kustannustehokas ja uusia työkaluja sekä automatisointia hyödyntävä talousprosessi.

Ensimmäisenä tulevaisuuteen katsova CFO varmistuu siitä, että datan kattavuus ja datan laatu on kunnossa. Toiseksi hän rakentaa tiekartan kohti yhtenäistä liiketoiminta-alustaa, jossa ei ole erillisratkaisuja, vaan keskeiset toiminnot tehdään yhden yhtenäisen järjestelmän kautta.

Kolmanneksi CFO:n on koulutettava ja rohkaistava taloustiimiä ja heidän sisäisiä asiakkaitaan uusien työkalujen käyttöön ja vanhasta luopumiseen — se on prosessi- ja kulttuurinmuutoshanke, ei pelkkää teknologiaa. Hyvä IT-kumppani osaa tukea tällä muutosmatkalla.

Toimialasta riippuen tarpeet vaihtelevat. Tässä muutamia esimerkkejä siitä, mitä palveluita CFO tiimeineen voi oikeilla välineillä tarjota:

• Teollisuus: Yksityiskohtainen kannattavuuslaskenta ja ennustaminen tuotteittain sekä tähän liitetty tuotannon, työvoiman, hankinnan ja varaston optimointi. Tekoälyn käyttö myynnin ja myyntitiimin ennusteiden sparraamiseen.
• Energia-ala: Skenaarioiden luominen hintavolatiliteetin, hintajouston ja äkillisten markkinatilanteiden varalta. Pitkäaikaisten investointipäätösten mallinnus päästölaskennan, ympäristövaikutusten ja markkinakysynnän mukaan. Regulaatiomuutosten huomiointi suunnittelussa ja laskentamalleissa. Lainojen ja johdannaisten suunnittelu ja simulointi eri skenaarioissa.
• Tukku- ja vähittäiskauppa: Ajuripohjaiset myynti- ja kate-ennusteet tuote- ja asiakkuuskohtaisesti. Tekoälyn käyttö myynnin ja myyntitiimin ennusteiden sparraamiseen. Investointi- ja skenaariosuunnittelu konserni- ja liiketoimintatasolla omnichannel-ympäristö ja kysyntätrendit huomioiden.
• Asiantuntijapalvelut: Hanke- ja projektiportfolion kokonaisseuranta sekä käyttöasteiden ja kannattavuuden laskenta. Tulovirtojen revenue recognition -mallit yksityiskohtaisella tasolla (palvelut, kalusto, tarvikkeet, lisenssit). Ennusteet projekti- ja recurring revenue -myynnistä asiakkuuksittain ja tarjoama-alueittain. Dynaamiset resurssien käytön ennusteet päivittyvien myynnin ja projektisuunnitelmien pohjalta.

Kiinnostuitko?

Tarvitsetko sparrausta kaikkeen siihen, mitä CFO:n pöydällä on ja mitä yrityksesi liiketoiminnan kehittäminen vaatisi? Haluatko tehostaa ja ketteröittää budjetointi- ja ennusteprosessia? Me haluamme auttaa sinua näissä, joten ota yhteyttä.

Tervetuloa mukaan Fellowmindin ja kumppanien yhteistyössä järjestämään webinaarisarjaan CFO - tehoa tulevaisuuden ennustamiseen.

• 17.9.2024 | Webinaari: Tehokas talousjohtaminen – alustan hyödyt ja teknologiavalinta
• 24.9.2024 | Webinaari: Skenaariosuunnittelu koko organisaation käyttöön Workday Adaptive Planningin avulla
• 27.9.2024 | Webinaari: AI talousjohtamisen tukena CCH Tagetik Intelligent Platformilla
• 1.10.2024 | Webinaari: Operatiivisen ja talouden suunnittelun saumaton yhdistäminen tiedolla johtamiseen Jedoxin avulla

Talousjohtaja, sinua saattaa kiinnostaa myös:

• Kutsuvierastilaisuus CFO AI LAB -työpaja Maanantaina 21.10.2024 klo 8.30 – 12.00  | Microsoft-talo, Keilalahdentie 2 - 4, Espoo

Tämä tapahtuma on suunniteltu tarjoamaan käytännön ratkaisuja ja inspiraatiota yritysten talousjohtajille ja auttaa vastaamaan haasteisiin ja hyödyntämään uusimpia teknologioita taloushallinnossa.