Energiayhtiön ERP-toiminnanohjausjärjestelmä

Energiatoimiala on kilpailukenttä, jossa alan yrityksiltä vaaditaan joustavuutta ja uudistumiskykyä. Samaan aikaan on varmistettava nykyisten asiakkaiden säilyminen ja liiketoiminnan kannattavuus. Haasteeseen vastaaminen alkaa tehokkaasta liiketoiminta-alustasta eli ERP-toiminnanohjausjärjestelmästä.

Toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP (Enterprise Resource Planning) on nykyaikaisen yrityksen tärkein digitaalinen liiketoiminta-alusta. ERP-järjestelmä tukee aidosti dataohjattua, yhtenäistä ja mahdollisimman reaaliaikaiseen tietoon perustuvaa työskentelyä. Koska energia-alan yrityksissä datan määrä on valtava, on tärkeää hallinnoida sitä yhdessä paikassa - yhtenäisesti ja läpinäkyvästi.

Energia-alan yrityksesi kaikki keskeiset prosessit linkittyvät toiminnanohjauksen käyttöön, sillä sen kautta keräät, analysoit ja jakelet keskeisen liiketoimintatiedon niin operatiivisessa toiminnassa, suunnittelussa kuin taloushallinnossakin.

ERP- eli toiminnanohjausjärjestelmä on alusta liiketoiminnan jatkuvaan kehittämiseen

ERP-järjestelmän hankinta on energiayhtiölle kokonaisvaltainen liiketoiminnan kehittämishanke; se ei ole vain IT-hanke tai pelkkä taloushallinnon järjestelmähanke. Kehittämishankkeen omistajuus kuuluu siten yrityksesi liiketoimintapäättäjille.

ERP-järjestelmä on liiketoiminta-alusta, joka linkittyy kaikkiin energiayhtiön toimintoihin. Järjestelmän avulla johdat nykyistä, operatiivista liiketoimintaasi. Lisäksi kaikki uudet tuotteesi ja palvelusi rakentuvat ERP:n varaan, koska uuden liiketoiminnan kehitys perustuu datan käsittelyyn ja mahdollisimman tehokkaisiin prosesseihin. ERP on liiketoiminnan mahdollistaja.

ERP ei “valmistu” käyttöönottovaiheen päätteeksi, eivätkä sen keskeiset päivitykset ole ohjelmistopäivityksiä.

Mitä tämä tarkoittaa? ERP on alusta, joka muokkautuu kehittyvien liiketoimintatarpeittesi perusteella. Onnistuneessa ERP-hankkeessa teet jatkuvaa yrityksesi prosessien, toimintojen ja informaatiovirtojen kehitystyötä liiketoiminta-alustan avulla. Siksi myös itse alusta muuttuu - muuttuvathan liiketoimintasi ja asiakkaittesi vaatimuksetkin. Varaa siis hanke- ja uudistusvaiheen jälkeenkin resursseja ERP:n muokkaamiseen ja järjestelmän avulla tehtävään liiketoiminnan kehittämiseen.

ERP-järjestelmän voit toteuttaa suppeasti, vain muutamiin yrityksesi ydintoimintoihin, kuten vaikka pelkkään taloushallintoon ja logistiikkaan keskittyen. Nykyaikaisempi ja tehokkaampi tapa on kuitenkin rakentaa toiminnanohjauksesta kattava liiketoiminta-alusta. Silloin kokonaisvaltainen ratkaisu pitää sisällään esimerkiksi tuotannon, myynnin, asiakaspalvelun, logistiikan, talouden, hankintatoimen, henkilöstöresurssien hallinnan, jälkimarkkinoinnin, huoltotoiminnot ja kenttätyön ohjauksen.

Mitä energiayhtiön toiminnanohjaukselta vaaditaan?

Tärkeimmät energia-alan toiminnanohjauksen tavoitteet voi jaotella kolmeen ryhmään:

• Liiketoiminnan tavoitteet: mahdollistetaan kasvu, tarjotaan asiakkaille uusia palveluita, erottaudutaan kilpailijoista
• Prosessien kehityksen tavoitteet: lisätään tehokkuutta, automatisoidaan toimintoja ja vähennetään rutiinitöitä, nopeutetaan perusprosessien toimintaa ja läpimenoaikoja. Lisäksi voidaan tavoitella yhtenäisempää toimintamallia eri liiketoimintojen, funktioiden tai toimipisteiden välillä.
• Teknologiset tavoitteet: mahdollistetaan dataohjattu liiketoiminta, ulotetaan digitaalisuus kaikkiin toimintoihin, luodaan yhtenäinen ja nykyaikainen liiketoiminta-alusta

Toimialan erityispiirteet näkyvät siinä, että yritys- ja kuluttaja-asiakkaat odottavat palveluilta yhä enemmän joustavuutta, muokattavuutta ja yksilöintiä. Energia-alan yhtiöt haluavat myös monipuolistaa palveluitaan ja tarjota älykkäitä lisäarvopalveluita, kun peruspalvelut hyödykkeistyvät ja kilpailu puristaa katteita.

Sähkökaupan toimijoille lain velvoittama, vuonna 2022 toimintansa aloittava keskitetyn tiedonvaihdon datahub ja sen säännösten täyttäminen sekä mahdollisuuksien hyödyntäminen on sitä helpompaa, mitä nykyaikaisempi ERP-järjestelmä energiayhtiöllä on käytössä.

Oikein valittu ERP-toiminnanohjaus tukee joustavasti yksilöllisiä palveluita, muuttuvaa ja yksilöllistä hinnoittelua sekä asiakaskohtaista kannattavuuslaskentaa. Kumppanuudet muiden yritysten kanssa lisääntyvät sekä energiayhtiöiden asiakashankinnan että tarjottavien palveluiden osalta. Järjestelmien on hallittava koko palveluketju. Erilaiset älykkäät energiaratkaisut vaativat kapasiteettia ja älyä myös energiayhtiön järjestelmiltä.

Oma lukunsa on kasvava joukko tuotteistettuja palveluita, joita energiayhtiöt tarjoavat perustason energian myynnin, tuottamisen ja siirtämisen lisäksi. Esimerkkejä näistä ovat: aurinkosähköjärjestelmien asennus vaihteleviin kohteisiin avaimet-käteen -palveluna, älykotien järjestelmät, kiinteistöjen älykkäät latauspisteet ja kiertotalouden uudet ratkaisut, jotka vaativat aivan uudenlaista joustoa ja operatiivisen toiminnan ohjauskykyä myös toiminnanohjausjärjestelmältä. ERP-järjestelmä ei enää todellakaan ole vain taloushallinnon järjestelmä, vaan koko energiayhtiön kattava, yhtenäinen ratkaisu.

Kyseessä on siis liiketoiminnan kehityshanke: ERP on alusta työn tehostamiselle ja alusta, jonka varaan kehität ja rakennat uutta liiketoimintaa.

Näin energia-alan yritys hyötyy nykyaikaisesta toiminnanohjauksesta

Toiminnanohjaus ERP mahdollistaa liiketoimintasi ydinprosessien integroinnin yhdelle, yhtenäiselle alustalle. Sen avulla hallitset yrityksesi eri toimintoja saumattomasti ja optimoit sekä tarvittaessa automatisoit prosesseja, jolloin vapautat resursseja tuottavampaan työhön. Energiayhtiöiden toistuvat prosessit ovat mainio ympäristö prosessioptimointiin ja dataohjatun liiketoiminnan rakentamiseen.

Luonnollisesti energia-alan yritysten vaatimuksissa nousevat esiin tuotanto, logistiikka, asiakkuuksien hallinta sekä tietenkin taloushallinto ja johdon raportointi. Näin pitääkin olla.

Samalla korostuvat tulevaisuuden liiketoiminnan vaatimukset: myynnin ja markkinoinnin hallinta, kumppanien ja alihankintaketjujen digitaalinen liittäminen osaksi omaa toimintaa, mahdollinen asennus- ja projektiliiketoiminta sekä kuluttaja- ja yritysasiakkaille mahdollisesti tarjottavat elinkaaripalvelut, kuten jäljitettävyys, kierrätys ja vastuullisuus.

Energiayhtiöiden tulevaisuuden liiketoiminnan ytimessä on palvelukyky. Se puolestaan edellyttää datavirtojen keräämistä, jalostamista ja hallintaa kaikilta toiminnan osa-alueilta. Tämä pitää sisällään myös mahdolliset jälleenmyyjät, kumppaniyritykset ja yhtiöiden yhteenliittymät. Ilman digitaalista alustaa laadunhallinta ei ole mahdollista ja asiakkaiden saamaa palvelukokemusta voivat haitata prosessien sisäiset vaihtelut, tiedon siiloutuminen, asiakkaan pompottelu henkilöltä toiselle ja yhtenäisen asiakaskokemuksen puute. Siksi uusien palveluiden menestyksekäs tarjoaminen ja asiakastyytyväisyyden parantaminen edellyttää kokonaisvaltaista otetta tiedolla johtamiseen.

ERP auttaa parantamaan yrityksesi asiakaspalvelua ja johtamaan yritystäsi ajantasaisella tiedolla. Se tuo yritystoimintaasi hallittavuutta ja reagointikykyä, koska kattavalla toiminnanohjausjärjestelmällä saat koko tuotanto- ja palveluketjusi läpinäkyvämmäksi ja voit tuoda reaaliaikaista tietoa päivittäisiin myynti-, palvelu- ja päätöksentekotilanteisiin. Tieto on aina ajantasaista ja tarkkaa.

Hallittavuus kasvaa, kun data ei ole siiloutuneena erillisissä järjestelmissä tai manuaalisissa kirjauksissa. Tiedonkulku ei katkea tai hidastu eri järjestelmien välillä, kun kaikki pohjautuu yhteen yhteiseen liiketoiminta-alustaan.

Tehokkuutta tuo se, että kaikki tuotteisiin ja palveluihin liittyvä tieto ylläpidetään samalla liiketoiminta-alustalla, jolloin kaikki tapahtuma- ja taloustiedot on helposti käytettävissä ja ohjattavissa. Tämä tehostaa kannattavuuslaskentaa, johdon päätöksentekoa sekä hinnoittelun optimointia.

ERP-järjestelmän hankkimisen yhteydessä on mahdollisuus sujuvoittaa energiayhtiön prosesseja. Liiketoiminta-alustaa uusittaessa kannattaa tehostaa, suoraviivaistaa ja automatisoida rutiinitoimintoja. Vanhoja prosesseja ja toimintamalleja kannattaa arvioida kriittisesti ja uudistaa niitä aiempaa asiakaslähtöisemmiksi ja tehokkaammiksi. Asiakaspalvelun ja asiakaspidon kehittäminen onkin yksi tärkeimpiä ERP-hankkeessa kehitettäviä osa-alueita.

Nykyaikainen ERP on nopea ottaa käyttöön

Fellowmind tarjoaa yrityksesi tarpeisiin sopivan toiminnanohjausratkaisun, jonka avulla optimoit ja tehostat myös liiketoimintaprosessejasi. Tunnemme energia-alan ja ymmärrämme sen liiketoimintalogiikkaa.

Fellowmind Template -toimitusmallimme nopeuttaa ERP-järjestelmän käyttöönottoa. Se on paketoitu, pilvipohjainen kokonaisratkaisu, joka pohjautuu Microsoft Dynamics 365 -toiminnanohjausjärjestelmään. Ratkaisumme sisältää joukon valmiita liiketoimintaprosesseja sekä toimialallesi sopivia, etukäteen valittuja toiminnallisuuksia.

Toimitusmallimme vuoksi voit unohtaa vanhat mielikuvat raskaista ERP-käyttöönottoprojekteista.

Template-toimitusmallimme ohella saat samalla hyödynnettäväksesi kokemukseemme perustuvia parhaita käytäntöjä. Esimerkiksi usein toistuvat, liiketoiminnallesi tyypilliset prosessit voit suoraviivaistaa valmiina löytyvien ratkaisujen avulla, olipa kyseessä ostolaskujen käsittely tai jokin muu usein toistuva rutiini. Tämä nopeuttaa ratkaisun käyttöönottoa ja tuo kustannustehokkuutta. Ydinjärjestelmän räätälöinnin tarve vähenee, sillä ratkaisut löytyvät usein valmiista, toimiala- tai toimintokohtaisista lisäsovelluksista ja lisäarvopalveluista, jotka tuomme ratkaisun mukana valittavaksesi.

Saat ERP:stä parhaan hyödyn, kun yhdistät sen muihin järjestelmiisi. Silloin liiketoimintasi ja prosessisi toimivat mahdollisimman yhtenäisellä alustalla ja pääset hyödyntämään reaaliaikaista dataa bisneksen ohjauksessa. Näin johdat tuotantoa, tuotteita ja palveluita niiden koko elinkaaren ajan yhdeltä digitaaliselta alustalta.

Muista, että yrityksesi johdolla on avaimet hankkeessa onnistumiseen. Jo ennen ERP-uudistuksen käynnistämistä johtoryhmän on tehtävä pohjatyötä. Johdon ja koko organisaation kesken tarvitaan yhteisymmärrys siitä, että tämä on kokonaisvaltainen kehityshanke.

Yrityksesi ei ole hankkimassa vain järjestelmää, vaan haastamassa ja uudelleen suunnittelemassa valikoituja toimintamalleja ja prosesseja aiempaa asiakaslähtöisemmiksi ja tehokkaammiksi. Hanke luo digitaalisen pohjan yrityksesi liiketoiminnan kehitykselle tuleviksi vuosiksi ja muuttaa yritystäsi yhä tiiviimmin datalla johdettavaksi organisaatioksi.

Lue lisää:

Lue myös muita energia-alaa käsitteleviä blogejamme:

• Moderni tiedolla johtaminen energia-alalla
• Digitaalinen transformaatio energia-alalla: moderni talousjohtaminen
• Energia-yhtöiden tulevaisuus 2020-luvulla
• Asiakaskeskeisyys energia-alalla
• Enemmän järjestelmäkokonaisuuksia - vähemmän datasiiloja
• Energiateollisuus tarvitsee kehittyäkseen yhtenäisen liiketoiminta-alustan

Ota yhteyttä:

Kun haluat kehittää yrityksesi liiketoimintaa modernin teknologian avulla, ole yhteydessä meihin Fellowmindilla. Keskustellaan sinun yrityksesi tilanteesta ja tarpeista.