ERP ja muutosjoh­ta­mi­nen – johda yrityksesi onnistunee­seen käyttöönot­toon

Third Stage Consulting Groupin vuonna 2019 toteuttaman tutkimuksen mukaan keskikokoisten yritysten uusien järjestelmien käyttöönotto kesti keskimäärin 14-16 kuukautta, ja suurilla yrityksillä jopa 31-34 kuukautta. Järjestelmien käyttöönoton nopeuttaminen ja sujuvoittaminen vaatii yritykseltä vahvaa osaamista muutosjohtamisessa sekä oikeat prosessit koko yrityksen henkilöstön motivointiin muutoksen läpivientiin osallistumisessa.

Oli kyseessä sitten pienen lisäratkaisun hankinta tai suurempi järjestelmäkokonaisuus, vaatii uuden yritysratkaisun hankinta aina muutoksia yrityksen prosesseissa ja toimintatavoissa. Mitä suuremmasta järjestelmäkokonaisuudesta on kyse, sitä enemmän muutosta sen kokonaisvaltainen käyttöönotto vaatii yrityksen henkilöstöltä aina prosesseista osaamisen kehittämiseen. ERP-ratkaisu toimii yrityksen toiminnan selkärankana, jonka vuoksi yrityksen työntekijöiden kokonaisvaltainen sitoutuminen järjestelmän käyttöönottoon korostuu entisestään.

Muutosjoh­ta­mi­nen linkittyy vahvasti ratkaisun käyttöönoton kestoon

Third Stage Consultingin tutkimus syventyi tarkastelemaan yleisimpiä syitä ERP-käyttöönottoprojektien viivästymiseen. Kolme yleisintä syytä olivat:

• muutoksen skaala,

• operaatioiden monimutkaisuus ja

• muutosjohtamisen taso.

Muutoksen skaala ja operaatioiden monimutkaisuus ovat melko yksiselitteisiä: iso projekti monimutkaisilla lähtövaatimuksilla vaatii luonnollisesti enemmän aikaa käyttöönottoon kuin pienempi projekti yksinkertaisemmilla operaatioilla. Kolmannen tekijän eli muutosjohtamisen tason rooli käyttöönoton läpiviennissä korostuu sen sijaan sitä enemmän, mitä merkittävämmät kaksi ensimmäistä muuttujaa ovat.

Isoissa projekteissa muutos on yleisesti myös kokonaisvaltaisempi, jolloin yrityksen henkilöstön motivaation ja tietoisuuden ylläpitäminen eri vaiheiden välillä korostuu erityisesti. Samoin, mitä monimutkaisemmat operaatiot uuden käyttöönotettavan järjestelmän taustalla ovat, eli mitä useampiin liiketoimintayksikköihin ja -prosesseihin muutos vaikuttaa, sitä tärkeämpää muutosjohtamisessa on viestiä muutoksen vaikutuksista ja vaiheista kuhunkin yksikköön ja prosessiin liittyen.

Huomioi muutosjoh­ta­mi­sen tarpeet käyttöönoton eri vaiheissa

Järjestelmähankinta vaatii yrityksen henkilöstöltä aina sitoutumista muutokseen. Kokosimme alle vinkit siihen, miten hankinnan aiheuttamaa muutosta kannattaa lähteä jakamaan palasiin ja miten sillä voidaan helpottaa myös mahdollista muutosvastarintaa yrityksen henkilöstön keskuudessa.

1. Projektin aloitus

Kun päätös hankinnan aloittamisesta on tehty, herää yrityksenne eri tasoilla myös paljon erilaisia tuntemuksia – jännitystä, pelkoa, epävarmuutta ja suuria odotuksia. On tärkeää hahmottaa kattava käsitys muutokseen liittyvistä odotuksista ja epävarmuuksista, ja koostaa niiden hallitsemiseksi käyttöönottoprojektin viestintäsuunnitelma. Käyttöönottoon liittyvät toiminnat ja motivaatiot ovat molemmat tässä vaiheessa vasta lähtökuopissa, jonka vuoksi yrityksillä on paras tilaisuus oikean suunnan asettamisessa projektin käyttöönottoon koko yrityksen osalta ennen ensimmäisten konkreettisten askeleiden ottamista.

2. Vaatimusten asettaminen

Kun asetatte yrityksessänne vaatimuksia käyttöönotettavalle järjestelmälle, on tärkeää, että vaatimukset kuvastavat yrityksenne jokaisen tason tarpeita. Tärkeää on huomioida myös, että toimittajakumppanin osaaminen ja parhaat käytänteet tukevat yrityksenne hankkeelle asettamia tavoitteita. Motivaatio ja odotukset yrityksen eri tasoilla voivat vaihdella ja sitoutuminen projektiin kasvaa usein niissä liiketoimintayksiköissä, jotka tuntevat tulleensa huomioiduksi vaatimusten asettamisessa. Korostakaa vaiheen viestinnässä yrityksenne pitkän aikavälin liiketoimintatavoitteita ja vaatimusten sitoutumista niihin, jotta voitte tukea linjauksianne siitä, mikseivät kaikki vaatimukset yrityksessä ole lähtökohtaisesti samanarvoisia.

3. Järjestelmän kehitystyö

Kun toimittajakumppaninne ja käyttöönottotiiminne kehittävät uutta järjestelmäänne, ei sen eteen tehty työ näy enää niin vahvasti tiimin ulkopuolelle. Vaatimuksen asetantaan liittynyt innostus voi alkaa pikkuhiljaa hiipumaan ja luottamus vaatimusten oikeellisuuteen voi myös alkaa romuttua epätietoisuuden kasvaessa. Vaatimuksiin liittyviin epävarmuuksiin voidaan parhaiten vastata käyttöönoton seuraavassa vaiheessa, mutta kehityksen aikana kehitystyön välietappien ja tavoiteaikataulujen viestiminen auttaa ylläpitämään projektiin sitoutuneisuutta ja motivaatiota yrityksessänne samalla, kun projektin läpivientiin liittyvät epävarmuudet saadaan pidettyä tehokkaasti kurissa koko yrityksen laajuudella.

4. Testaus

Uuden järjestelmän testaus on vaihe, joka auttaa parhaiten kumoamaan uuteen järjestelmään liittyviä epävarmuuksia, kuten: Asetettiinko tavoitteet oikein? Miten ratkaisu toimii käytännössä? Onko järjestelmää vaikea käyttää? Samalla järjestelmän testaus on myös vaihe, jossa koko yrityksen motivaatio muutokseen sitoutumiseen laskee helposti alimmilleen. Testauksissa tulee auttamatta virhetilanteita, ristiriitaisuudet odotusten ja todellisuuden välillä nousevat esiin ja mahdolliset puutokset vaatimusten asetuksissa tulevat (toivottavasti) viimeistään tässä vaiheessa esille. Motivoinnin ja viestinnän merkitys korostuu entisestään. Viestinnässä kannattaa huomioida testausvaiheen positiointi siten, etteivät käyttäjät odota valmista tuotosta, vaan että vaiheessa korostuu heidän asiantuntijuutensa hyödyntäminen ratkaisun loppukäyttäjänä sen toiminnallisuuksien sparrailuun.

5. Koulutus

Koulutus on merkittävässä osassa käyttövarmuuden ja motivaation kasvattamisessa. Suurin osa epävarmuudesta ja vastarinnasta järjestelmien käyttöönottoon liittyy juuri oman työn muutokseen ja osaamisen puutteeseen. Kun koulutukset lisäksi suunnitellaan ja pilkotaan vastaamaan eri koulutusryhmien päivittäisen työn tarpeita ja tukemaan viestiä siitä, mitä helpotuksia ja tukitoimintoja uusi järjestelmä tarjoaa heidän työarkensa helpottamiseen, saadaan työntekijöiden sitoutumista projektiin kasvatettua huomattavasti - samalla, kun muutosvastarintaa pienennetään.

6. Järjestelmän käyttöönotto ja jalkautus

Järjestelmä julkaistaan ja otetaan käyttöön. Usein järjestelmä kannattaa ottaa käyttöön asteittain eri yksiköissä samalla, kun järjestelmän toiminnallisuuksia mukautetaan päivittäisen käytön kautta vastaantulevien vaatimusten pohjalta. Näin muutosta voidaan käyttöönoton jälkeenkin hallinnoida maltillisempina kokonaisuuksina samalla, kun käytön esteitä madalletaan suuremman skaalan käyttöönottoa varten.

Miksi käyttöönoton jakaminen pienempiin kokonaisuuk­siin ja yrityksen sisäinen viestintä ovat tärkeitä?

On tärkeää jakaa muutos helposti omaksuttaviin kokonaisuuksiin ja välitavoitteisiin. Jos järjestelmän käyttöönotto valmistellaan sisäisesti vain kahdessa vaiheessa uuden ratkaisun hankinnan ilmoittamisen ja ratkaisun käytön aloittamisen välille, on muutokseen liittyvä shokki ja vastarinta ymmärrettävää. Sen vuoksi on tärkeää, että yrityksellä on mahdollisuus ottaa askeleita kohti uuden ratkaisun käytön omaksumista jo ennen, kuin järjestelmä tulee ottaa täyspäiväisesti yrityksen prosesseissa käyttöön.

Huomioi, että muutos on aina prosessi, ei yksittäinen tapahtuma. Ratkaisun käyttöönoton jälkeenkin sen ympärille liittyvät prosessit ja parhaat käytänteet kehittyvät jatkuvasti yrityksenne mukana. Sen vuoksi on tärkeää, että muutokseen liittyvät oikeat käytänteet ja asenteet on omaksuttu jo järjestelmän käyttöönottovaiheessa, jottei järjestelmän kehitys jäisi paikalleen siksi, ettei sen käyttöön liittyvien prosessien kehittämiseen ole sitouduttu yrityksessä.

Heikko panostus muutosjoh­ta­mi­seen heijastuu usein myös käyttöönoton jälkeisinä toiminnan häiriöinä

Uusien yritysjärjestelmien käyttöönottoon liittyy usein pelkoja nykyisen liiketoiminnan kärsimisestä mm. toiminta- ja toimituskatkojen muodossa. Usein merkittävimmät käyttöönoton jälkeiset toiminnan häiriöt liittyvät kuitenkin haasteisiin, jotka heijastuvat puutteelliseen muutosjohtamiseen projektin käyttöönoton aikana:

• Selkeiden ja yhtenäisten liiketoimintamallien puute – jos muutoksessa ei ole otettu huomioon ja viestitty selkeästi uuden järjestelmän vaikutusta yrityksen perinteisiin liiketoimintaprosesseihin ja -malleihin, heijastuu ristiriitaisuus uuden järjestelmän ja vanhojen käytäntöjen välillä toiminnan katkoksiin.

• Heikko panostus organisaation muutoksen johtamiseen ja koulutukseen – vaikka tämä vaihe on tavallaan hyvinkin itsestään selvä, sen merkitystä yrityksen jatkuvan toiminnan takaamisessa aliarvioidaan silti usein. Mitä heikommin yrityksestä löytyy osaamista ja käyttövarmuutta uuden järjestelmän käyttöön, sitä enemmän käytönaikaisia ongelmia ja haasteita nousee esille heti järjestelmän käyttöönoton yhteydessä.

• Väärinymmärrykset johdon ja käyttöönottotiimin välillä – uuden järjestelmän käyttöönottoon liittyvän muutosjohtamisen viestintäsuunnitelman merkitys ei rajoitu vain yrityksen henkilökunnan motivointiin. Viestinnän ja odotuksen hallinnan merkitys korostuu myös johdon, käyttöönottotiimin ja muiden sidosryhmien välisten väärinymmärrysten selkeyttämisessä. Third Stage Consultingin mukaan projekteissa, joissa projektin läpiviennin kannalta merkittävien osapuolien tavoitteista ja odotuksista viestittiin avoimesti ja aktiivisesti, oli huomattavasti vähemmän käyttöönoton jälkeisiä katkoksia ja haasteita.

• Ei tarpeeksi panostusta käyttäjälähtöiseen testaamiseen ja pilotteihin – testaamisen ja pilotoinnin merkitys on suuri.

Haluatko lisätietoja?

Lataa maksuton oppaamme ERP:n ketterään käyttöönottoon tai ota yhteyttä meihin, niin keskustellaan sinun yrityksesi tilanteesta ja tarpeista – autamme mielellämme!