Etätyöstä etäbisnek­seen: Näin otat Microsoft 365 -ratkaisun tehokäyttöön ja teet tuloksia

Modernit etätyökalut tuovat kollegat ja yhdessä työskentelyn fiiliksen kotitoimistollesi. Parhaimmillaan saat päivästä jopa enemmän tehokasta työaikaa irti kuin konttorilla. Samalla on ensiarvoisen tärkeää, että kotoa työskentely on yhtä sujuvaa ja tietoturvattua kuin toimistoltakin työskentely.

Parin viikon harjoittelun jälkeen kaikki toki osaavat jo pitää sisäiset palaverit Microsoft Teamsin tai vastaavan videoneuvotteluyhteyden avulla. Mutta tehokas etätyö on paljon muutakin.

Tietoturva

Oikein rakennettuna etätyössä on sama turvataso kuin toimistolla. Olennaista on suojata sekä tekniset järjestelmät että käyttäjän toiminta.

• Käyttäjätunnuksien suojaus on erityisen tärkeää. Ihmisiä tulee opastaa varovaisuuteen, mutta lisäsuojaa tuo Microsoftin tekniikka. Microsoft 365 Enterprise Mobility Security on järjestelmä, jolla voidaan tunnistaa käyttäjät ja laitteet sekä päättää kuka pääsee yrityksen pilveen ja millä ehdoin. Käytännössä sääntömoottoriin määritellään, millaisten ehtojen tulee täyttyä, jotta kirjautuminen onnistuu (esimerkiksi vaaditaan sekä käyttäjätunnus että firman läppäri).

• Pilvipalvelut täytyy suojata erikseen, eikä pelkkä palomuuri ole riittävä turva. Hyvä IT-osasto tai kumppani auttaa turvaamaan sekä pilven että fyysiset koneet.

• Pilvipalveluiden käyttöä ja niihin datan tallentamista ei pidä pelätä. Oikein rakennettu tietoturva huolehtii siitä, kuka dataan pääsee käsiksi ja millä ehdoilla. Hyvä tietoturva ei kuitenkaan tapahdu automaattisesti, vaan se pitää aktiivisesti varmistaa oman asiantuntijahenkilöstön tai hyvän kumppanin avulla.

Dokumentin­hal­lin­ta

Kun data ja infra on pilvessä, paikalla ei ole väliä. Työntekijöillä on kaikkialla käytössään samat työkalut ja sama data kuin toimistolla. Työ ei muutu vaikka sitä tehtäisiin kotoa käsin – ei koronan aikana, eikä sen jälkeen. Työ sujuu, kun dokumentinhallinnasta oppii muutaman perusasian.

• Kaikki tiedostot tallennetaan pilveen, ei enää omalle koneelle. Näin yhteistyö toimii kollegojen kanssa ja tiedostot ovat kaikkien nähtävillä. Tallennus voi tapahtua Sharepointin tai Teamsin kautta (Teamsinkin tiedostot sijaitsevat Sharepointissa). Tiedostot saadaan kuitenkin tarvittaessa synkronoitua myös omalle koneelle, jos hitaat yhteydet voivat muodostua datan haun kannalta haasteeksi.

• Automaattitallennus varmistaa, että dokumentin viimeisin työversio on aina löydettävissä. Versionhallinta ja palautustoiminto pitävät asiat järjestyksessä ja katoamattomina.

• Tiedostoja ei enää kannata lähetellä toisille, vaan viitata niihin - olipa kyseessä lähettämäsi sähköposti tai Teams-viestintä. Et varsinaisesti liitä tiedostoa mukaan, vaan tiedoston osoitteen, johon kuka tahansa löytää.

• Automaattitoiminnot helpottavat työrutiineja. Esimerkiksi tarjouksesta lähtee automaattisesti viesti Marialle ja tarjous ja lasku lähtevät hyväksyntäkierrokselle. Tai Excelin päivittyessä Maria saa sähköpostin, koska tilausrivin päivitys laukaisee tämän toiminnon. Työnkulkujen automatisointi onnistuu yksinkertaisilla säännöillä taustalla olevaa Sharepointia hyödyntäen.

• Käyttäjän koneen VPN-yhteys voidaan myös automatisoida, jolloin toimistolla toimivat ohjelmat toimivat etäältäkin.

Tehokkaat etätyöpa­la­ve­rit

Kyllähän nämä kokoukset sujuvat! Näin ajattelee moni, eikä huomaa, että jättää käyttämättä monia hyödyllisiä ominaisuuksia ja käytäntöjä. Voit tehostaa palavereitasi mm. seuraavin tavoin:

• Aseta kokoukselle selkeä tavoite ja viesti se etukäteen. Ollaanko palaverissa keskustelemassa, etsimässä ratkaisuja, päättämässä vai tekemässä jotakin muuta?

• Pyydä ihmisiä pitämään videoyhteys päällä. Se luo yhteenkuuluvuutta ja parantaa viestintää. Se on myös hyvä keino ehkäistä multitaskingia, jossa osallistujat harhautuvat tekemään jotain aivan muuta. Ja jos palaveri on niin tylsä, että moniajo houkuttaa, pitäisikö palaverin sisältöä terävöittää?

• Hyödynnä tallennusominaisuutta. Teamsissa voit tallentaa ja nauhoittaa palavereja. Voit myös etsiä sisältöä esimerkiksi hakusanalla ”budget”, jolloin pääset suoraan kohtaan, missä tämä mainitaan. Tallenteella tavoitat nekin, jotka eivät pääse juuri tietyllä hetkellä paikalle tai ovat päällekkäisessä kokouksessa.

• Presentaatiot, julkistukset ja webinaarien tyyppiset esitykset voit hoitaa Live Event Streamsin avulla. Helpoimmillaan laitat linkin kotisivuille tai sähköpostiin ja kuka tahansa linkkiä klikkaava pääsee liittymään livetapahtumaasi ilman erillistä kutsua.

• Microsoft 365 –ratkaisun kantava idea on tarjota yksi saumaton alusta kaikelle töissä tapahtuvalle yhteistyölle. Jos käytössäsi on muita erillisratkaisuja, työnkulku ei ole sujuvaa. Harkitse siirtymistä yhtenäiseen ratkaisuun. Vaikka videoneuvottelusta on tullut etätyön symboli, etätyössä on kysymys paljon tärkeämmästä asiasta; miten helposti tiimisi pystyy tekemään kaikkea yhteistyötä ajasta ja paikasta riippumatta.

• Muista myös epäformaalin yhdessäolon merkitys. Kuulumistenvaihto on tärkeä osa työyhteisön yhteenkuuluvuuden tunnetta ja sille kannattaa varata oma aikansa esimerkiksi tiimin epävirallisien viikkokuulumisten muodossa, vartin yhteisellä aamukahvilla tai etäafterworkkeina.

Etärutiinit ovat huolenpitoa

Kukin työntekijä joutuu nyt entistä enemmän itse suunnittelemaan ja koordinoimaan omaa ajankäyttöään ja tekemistään. Etätyö lisää väistämättä myös tarvetta erilaisille palavereille. Rutiinit helpottavat kotoa käsin tehtävän työn rytmittämistä.

• Sovi, että laitatte kaikki videokuvan päälle. Kontakti syntyy helpommin, kun kaikki kohtaavat kasvokkain.

• Jos olet levottomassa ympäristössä, voit käyttää ”Background blur” –ominaisuutta häivyttääksesi taustan.

• Käytä chat-ominaisuutta tiedonvaihtoon ja tarkentavien kysymysten esittämiseen jo palaverin aikana. Tämä helpottaa, kun osallistujia on monta ja aika rajallista.

• Fasilitoi. Huomioi porukan hiljaiset. Se on paitsi kohteliasta, myös parantaa keskustelun ja päätöksenteon laatua.

• Joillekin ihmisille on tarpeen oppia rutiini, jolla etätyöpäivä päätetään ja työkone laitetaan kiinni. Palautuminen on vaikeaa, jos työviestit hiipivät pitkälle iltaan ja työ ei varsinaisesti koskaan pääty. Tarvittaessa voi vaikka merkata kalenteriin 16.30 tapahtuvan ”työpäivän päättämisen”.

• Esimiehen etätehtävänä on viikottain tai parin viikon välein ottaa lyhyt kahdenkeskinen keskusteluyhteys jokaisen alaisensa kanssa. Se on läsnäoloa, jota ei voi korvata yleisillä kokouksilla ja henkilöstöinfoilla.

Etämyynti ja etävaikut­ta­mi­nen

Myynti onnistuu etätyönä siinä missä kasvotustenkin. Koronan aikana sekä ostajan että myyjän ainoa mahdollisuus on kohdata videoneuvottelussa – hyvin valmistautuneena ja formaatin rajoituksia sekä mahdollisuuksia ymmärtäen.

• Sovi agenda etukäteen. Lähetä lyhyt ja ytimekäs taustamateriaali. Vaikkei toinen osapuoli aina sitä lukisikaan, se viestii valmistautumisestasi.

• Ensimmäisessä etätapaamisessa voit myydä korkeintaan seuraavan tapaamisen. Kaupan clousaus yhdellä palaverilla on hyvin harvinaista. Käytä ensitapaaminen kartoittamiseen, asiakaskohtaisten hyötyjen perusteluun ja jatkotapaamisesta sopimiseen.

• Kun saat jatkotapaamisen ja sitä myötä luvan syvempään keskusteluun, mieti palaverin luonne. Päätä, mitkä ovat sinun tai tiimisi roolit etäpalaverissa. Onko palaverin vetäjän rooli esimerkiksi fasilitaattori, jonka tehtävänä on saada osallistujat keskustelemaan ratkaisuista keskenään? Vai onko roolisi asiantuntija, joka välittää tietoa ja erityisosaamistaan? Tai oletko kenties valmentaja, joka luvan saatuaan sparraa ideaa ja haastaa toista osapuolta?

• Mitä valitsetkin, ota yksi rooli (per henkilö) ja pysy siinä koko kokouksen ajan. Jos sama henkilö hyppii esimerkiksi asiantuntijan ja myyjän roolien välillä, menee keskustelu sekavaksi.

• Hyödynnä tiimiä. Kun matka-aika leikkaantuu pois, kestäisikö myynnin kustannusrakenteesi sen, että tuot jatkopalaveriin mukaan useamman asiantuntijan tiimistäsi? Se kertoo asiakkaalle, että otat tilanteen vakavasti ja haluat palvella mahdollisimman hyvin.

• Valmistele materiaali, josta voit poimia otteita esitettäväksi keskustelun etenemisen mukaan. Kukaan ei jaksa kuunnella videoyhteydellä edes puolen tunnin lineaarista presentaatiota yrityksestäsi. Keskustele ja kysy, jotta tilanne pysyy vuorovaikutteisena.

• Tee muistiinpanot tapaamisen aikana ja lähetä palaverin päätyttyä samana päivänä. Voit valmistella rungon jo etukäteen ennen tapaamista.

• Harjoittele. Anna kollegojesi arvioida, kuinka luontevaa esiintymisesi on. Pienellä treenillä voit löytää itsestäsi aivan uutta ruutukarismaa!

Videoneuvot­te­lu­vink­ki

Kun asettaudut kauemmaksi ruudusta, kommunikaatio paranee. Aseta koneesi niin, että näppäimistösi on juuri ja juuri suoraksi ojennettujen käsien tavoitettavissa. Tällä tavoin koko ylävartalosi tulee kuvaan näkyviin ja osallistujat näkevät kasvojesi lisäksi eleesi ja kehonkielesi. Viestit enemmän ja luonnollisemmin. Kokeile!

Tehokas etätyö vaatii oikeat välineet ja harjaantumista. Mieti, mitä ylläolevista osa-alueista voit ottaa haltuun omassa organisaatiossasi. Haasta itsesi ja porukkasi positiivisella tavalla paremmaksi etätyöskentelijäksi!