Johtaja, luotatko yrityksesi dataan vai teetkö päätöksiä sormet ristissä toivoen parasta?

Johtajana sinun odotetaan perustelevan liiketoiminnan isoja linjoja koskevat päätöksesi faktoilla eikä arvauksella ja mututuntumalla. Usein se ei hyvistä pyrkimyksistä huolimatta ole mahdollista.

Tiedät, että tietoa kyllä on, mutta se on hajallaan eri järjestelmissä. Vaikka pyytäisit kauniisti, ei talousosaston tehokkaimmallakaan kollegallasi ole aikaa käsin kopioida tietoa eri ohjelmista Exceliin ja viedä niitä sieltä edelleen kauniina graafeina hallitukselle menevään PowerPoint-raporttiin. Eikä siinä olisi järkeäkään ainakaan pidemmällä tähtäimellä – etenkin, jos kilpailijasi ovat jo keksineet nopeamman tavan hyödyntää dataa päätöksenteossa.

Raivaa kasvun esteet ja toimi datalähtöisesti

Käsin koottava tiedonkeräys on vain yksi este nopeamman kasvusi tiellä. Usein voi olla niinkin, että yrityksen käytössä oleva tieto on vanhentunutta, huonolaatuista tai sitä on yksinkertaisesti liikaa. Pureudutaanpa näihin haasteisiin lyhyesti esimerkkien avulla.

Liiketoiminnan johtaminen datalähtöisesti kuulostaa hienolta konsulttijargonilta, mutta käytännössä se ei arjessa ole sen kummempaa kuin bisnespäätöstesi perustuminen oikeaan liiketoimintatietoon arvausten sijaan.

Datalähtöisen johtamisen esteenä voi olla esimerkiksi se, että:

• tietoa ei ole saatavillasi reaaliajassa eli tarvitset aina kollegoidesi apua sen koostamiseen, mikä viivästyttää päätöksentekoasi
• tietoon ei ole läpinäkyvyyttä eli myyntiosaston Matti voi näyttää sinulle ihan eri lukuja kuin tuotannon Tommi
• tietoon pääsevät käsiksi vain harvat työntekijäsi eivätkä hekään puhu keskenään ja vertaile tietojaan
• tarvittava tieto on pirstaloitunut eri järjestelmiin, koska integraatioita tai rajapintoja eri ohjelmien välillä ei ole
• IT-järjestelmäsi ovat vanhentuneita eivätkä palvele enää tarkoitustaan
• ette ole miettineet, mitä dataa yrityksessänne ylipäänsä syntyy ja mitä dataa puuttuu, mitä dataa saisitte helposti talon ulkopuolelta käyttöönne ja miten kaikkea tätä voisi hyödyntää päätöksenteossa, jotta se olisi nykyistä nopeampaa ja täsmällisempää.

Jos jokin kohta edellä olevasta listasta kuulostaa tutulta, ja huomaat turhautumisen tunteiden nousevan esiin, ei hätää. Se on merkki siitä, että nyt sinulla on käsissäsi mahdollisuus, jota ei kannata hukata. Jatka lukemista, niin kerron lisää.

Kolme syytä nostaa data ja teknologia koko johtoryhmän agendalle

On edelleen hyvin tavallinen tilanne, että yrityksessä vasta pohditaan, mitä kaikkea paremmalla datalla ja sitä hyödyntävällä uudella teknologialla voisi saada aikaan. Tämä koskee niin pieniä kuin suuriakin yrityksiä.

Kokemukseni perusteella tunnistan kolme tyypillistä tilannetta, jotka herättävät koko johtoryhmälle tarpeen syventyä teknologian mahdollisuuksiin. Siitäkin huolimatta, vaikka teknologia olisi aiemmin ollutkin asia, jonka mielellään delegoisi kokonaan yrityksen IT-päällikölle.

Nämä kolme tyypillistä tilannetta ovat:

1. Muutos ylimmässä johdossa – johtaja, joka tunsi toimialan ja asiakkaat kuin omat taskunsa, lähtee pois ja vie mennessään arvokkaan historiatiedon, kokemuksensa ja kontaktinsa. Viimeistään silloin uuden johtajan on perustettava näkemyksensä faktaan, ei mutuun.
2. Työyhteisön turhautuminen tiedon puutteeseen kasvaa ja IT-päällikkö esittää kuusinumeroisen investointiehdotuksen uuden järjestelmän käyttöönotosta – ehdotus vilisee IT-jargonia etkä pysty linkittämään sitä bisneshyötyihin. Tiedät, että pitäisi näyttää vihreää valoa mutta mitä, jos kaikki meneekin pieleen ja pääsettekin parrasvalojen sijaan lehtien otsikoihin epäonnistuneella hankkeellanne?
3. Kilpailija, jonka tulosta näytti vielä hetki sitten rasittavan isot kulut, alkaakin nopeasti syödä markkinaa – hockey stick -vertauskuva on tietenkin sinulle tuttu jo koulunpenkiltä ja ymmärrät nopeasti, että kilpailijasi ovat jo menossa vartta ylöspäin, kun oma firmasi vielä pohtii, milloin olisi hyvä hetki hypätä lapaan.

Miten siis toimia? Mistä löytää liiketoimintajohdon ja kaikkien työntekijöiden kannalta ne arvokkaimmat kehityskohteet, joilla siirrytte mututuntumasta faktoihin perustuvaan johtamiseen ja päätöksentekoon?

Kolmen pisteen vihje: se ei ole investointiehdotuksen hyväksyminen laput silmillä vaan vastaus löytyy kalenteristasi.

Vastaus parempaan datan hyödyntämiseen löytyy kalenteristasi – ja datastrategiasta

Kun olet tehnyt päätöksen lähteä kohti entistä kokonaisvaltaisempaa tiedolla johtamisen kulttuuria ja päätöksentekoa, toimi seuraavasti:

1. Varaa kalenteristasi aikaa kolmelle työpajalle ja kutsu niihin mukaan avainhenkilöt organisaatiostasi. Avainhenkilöinä tyypillisesti ovat ne, keitä sinä kuormitat raportointi- ja analyysitarpeilla, kun et löydä tarvittavia tietoja suoraan järjestelmistä. Kutsu saman pöydän äärelle keskijohtoa sekä analytiikkajärjestelmiesi, kuten Qlik-pääkäyttäjät.
2. Määritelkää ensimmäisessä työpajassa selkeät ja konkreettiset tarpeet ja tavoitteet sekä päätöksentekijämatriisi. Missä roolissa ja mitä tietoa tarvitsette ymmärtääksenne jatkossa paremmin toimialanne kehitystä, asiakkaidenne käyttäytymistä, oman toiminnan tehokkuutta ja näiden vaikutusta yrityksenne tuloksen kehittymiseen?
3. Analysoikaa toisessa työpajassa nykytilanne ja datan laatu – Mitkä virheet datassa tällä hetkellä aiheuttava lisätyötä? Onko niin, että asiakastiedot ovat usein väärin tai tuotantoa ei voida suunnitella myynnin ennusteiden ollessa epäluotettavia? Mitkä asiat estävät johtoanne, työntekijöitänne, asiakkaitanne ja sidosryhmiänne (esimerkiksi alihankkijoita) saamasta tarvittavaa tietoa? Listatkaa samalla, mitä tietoa teillä on jo käytössänne, johon luotatte 100 prosenttisesti.
4. Priorisoikaa kolmannessa työpajassa toimenpiteet, luokaa tiekartta ja nimetkää vastuut – Miten prosessejanne tulisi kehittää ja mitkä niistä ovat tärkeämpiä kuin toiset? Miten teknologia voisi olla avuksi datan keräämisessä, sen jalostamisessa ja bisnekselle kriittisen tiedon tuomisessa kaikkien käyttöön? Millä aikataululla toimenpiteet tehdään, ja kenen vastuulla mitkäkin prosessit ja hankkeet ovat?

Kun olette saaneet koottua vastaukset näihin kysymyksiin, olette samalla luoneet yrityksellenne datastrategian. Tämän jälkeen sinulla on paljon nykyistä selkeämpi kuva siitä, mitkä ovat seuraavien vuosien kehityshankkeet ja mitkä ihmisten työtä auttavat investoinnit voit hyväksyä luottavaisin mielin.

Ja muista: teknologia ei ole tärkeää. Se on tärkeää, miten ihmiset työyhteisössäsi käyttävät ja hyödyntävät tietoa, jotta liiketoimintasi on tehokasta ja se kasvaa.

Eteenpäin yrityksesi datavetoisessa johtamisessa – ole yhteydessä!

Jos tuntuu, että kaipaat vieläkin konkreettisempaa tietoa datalähtöisestä johtamisesta ja haluaisit kuulla käytännön esimerkkejä, miten muut yritykset ovat toimineet samassa tilanteessa, ole yhteydessä.

Olemme hiljattain olleet fasilitoimassa asiakkaidemme tiedolla johtamisen työpajoja ja toimineet heidän neuvonantajinaan matkalla mututuntumasta faktoilla johtamiseen. Kohtaamiset olivat osallistujille silmiä avaavia.

Olemme myös auttaneet konkreettisesti monien asiakasyrityksiemme tiedolla johtamisen kulttuurin ja työkalujen modernisoinnissa QlikView-ympäristöstä Qlik Sense -ratkaisuihin. Lue, kuinka asiakkaamme LähiTapiola uudisti tiedolla johtamisen kulttuuriaan ja otti muutosmatkalle mukaan koko organisaationsa.

Kerron mielelläni lisää näistä asiakkuuksistamme ja autan ymmärtämään, miten pääset eteenpäin yrityksesi datavetoisessa johtamisessa jo tänään.