Microsoft Power Automate: Nopea tapa hyötyä ohjelmistorobotiikasta

Kaikissa organisaatioissa on tietojenkäsittelyyn liittyviä rutiinitöitä, jotka voisi automatisoida. Näin käyttäjien aikaa vapautuisi korkeamman lisäarvon tehtäviin ja virheet vähenenisivät.

Microsoft Power Automate (aiemmalta nimeltään Microsoft Flow) on pilvipohjainen, alhaisen kynnyksen ratkaisu organisaatiosi prosessien automatisointiin ja rutiinitöiden tehostamiseen. Power Automate kuuluu kasvavaan joukkoon ohjelmistorobotiikan (RPA, Robotic Process Automation) ratkaisuja ja sopii erityisesti Microsoft-ympäristössä toimiville yrityksille.

Ohjelmistorobotiikan avulla ihmisten suorittamaa rutiininomaista tietojenkäsittelyä voi automatisoida sellaisissakin tilanteissa, joissa järjestelmät ovat keskenään yhteensopimattomia tai käytössä on vanhoja järjestelmiä, joiden ohjelmointirajapinnat ovat puutteellisia.

Tyypillisiä tehokkuussyöp­pö­jä, joihin ohjelmistoro­bo­tiik­ka tuo ratkaisun

Ohjelmistorobotti ratkaisee yksinkertaisen, mutta usein toistuvan ongelman: Eri sovelluksia ei ole luotu toimimaan yhdessä. Niinpä käyttäjät siirtävät tietoa manuaalisesti eri sovellusten välillä ja tekevät kerta toisensa jälkeen toistuvia perusmuokkauksia. Nämä voivat olla aivan tavallisia työpöytäohjelmistoja tai verkkosovelluksia, kuten markkinoinnin järjestelmiä, some-alustoja ja viestintäratkaisuja.

Useat tällaiset rutiinitehtävät olisi helppo automatisoida, mutta tähän asti se on vaatinut ohjelmistorajapintojen tuntemusta. Tyypillisiä toistuvia tehtäviä, joissa robotilla kannattaa korvata ihmistyö:

• Raporttien ja dashboardien koostaminen (haetaan aina samat perustiedot ja muokataan)

• Tiedostojen kopiointi, tietojen kopiointi ja yhdistäminen

• Tehtävät ja hälytykset, joilla on jokin toistuva laukaisija, kuten yrityksesi maininta somessa tai sähköpostiin saapuva yhteydenotto

• Vakiotyönkulut, kuten uuden työntekijän kirjaaminen eri järjestelmiin ja tiedon lähettäminen hänestä eri tahoille

• Seuranta, jossa käyttäjä haluaa automaattisesti tiedon, kun joku käyttäjä lisää tietokantaan esimerkiksi uuden tarjousdokumentin tai asiakassopimuksen

• Kopioi tapahtumia eri kalenteriohjelmistojen välillä

• Toistuvien vakiodokumenttien käsittely, kuten jakelu, kieliversiot, perusmuokkaukset ynnä muu, joka toistuu samanlaisena

• Viesti halutuille ihmisille Outlookissa tai Teamsissa, kun tietty tapahtuma toteutuu, olkoon se vaikka kalenterimerkintä tai muutos projektinhallintaohjelmistolla ylläpidetyissä kentissä

• Sekä satoja muita tietotyön perushommia!

Kun käytät Microsoft Power Automatea, ohjelmisto suorittaa kaikki edellä mainitut käyttäjän tekemät toimet. Ohjelmistojen välistä integrointia ei tarvita, vaan työnkulku kuvataan ja asetetaan paikoilleen Power Automaten avulla ilman ohjelmointia.

Näin se toimii

Power Automatella luot automaattisia työnkulkulkuja helposti eri sovellusten välille. Toiminta perustuu käyttöliittymätoimintojen hyödyntämiseen.

• Power Automate siis simuloi käyttäjän toimintaa, kuten näppäimistön painalluksia, tietojen kopioimista ja siirtämistä, tallentamista, nimeämistä ja kaikkea muuta, jota tavallinen käyttäjä näppäimistöllä tai hiirellä tekee.

• Kun pysyt kuvaamaan jonkin käyttäjän suorittaman toiminnan lauseella: JOS…NIIN, sen voit myös automatisoida. Tietenkin tämä polku voi sisältää useita ehtoja ja haarautua monen eri toiminnon suorittamiseen tilanteesta riippuen

Työnkulun eli workflown voi luoda kahdella tavalla: Valmiiden template-pohjien avulla tai itse suunnitellen. Ohjelmointitaitoja tai integraatio-osaamista ei vaadita. Satoja ja taas satoja malleja työnkuluista löytyy sekä Power Automaten ehdottamina että muiden käyttäjien julkaisemina esimerkkeinä.

Ohjelmointitaitoja tai integraatio-osaamista ei vaadita. Satoja ja taas satoja malleja työnkuluista löytyy sekä Power Automaten ehdottamina että muiden käyttäjien julkaisemina esimerkkeinä.

Hyödyt

Power Automaten avulla voit automatisoida toimintoja myös sellaisten vanhojen sovellusten osalta, joista puuttuu ohjelmointirajapinnat. Näin rutiinien tehostaminen on helppoa eikä vaadi järjestelmähankkeita.

Iso vahvuus on, että Power Automate ja muut ohjelmistorobotiikan ratkaisut mahdollistavat automatisoinnin keskenään ei-yhteensopivien ohjelmistojen välille. Koska robotti simuloi käyttäjän toimintaa (näpppäimistön ja hiiren painallukset), se toimii periaatteessa kaikkien ohjelmien kanssa.

Perustason toteutukset eivät vaadi lainkaan koodausta tai integrointihankkeita. Automaation luominen onnistuu keneltä tahansa.

Olemassaolevia järjestelmiä ei muokata, joten toiminta on turvallista ja tarvittaessa purettavissa parilla napinpainalluksella.

Kun automatisoidut rutiinit ovat käytössä, tuloksena on nopeampaa toimintaa, vähemmän virheitä ja enemmän kustannustehokkuutta. Ihmisten aika vapautuu olennaiseen.

Rajoitteet

Power Automate, kuten kaikki muutkin ohjelmistorobotiikan ratkaisut, toimii perustason pakettina. Se tehostaa olemassaolevia tehtäviä, mutta ei ole tarkoitettu uusien prosessien tai uusien järjestelmäratkaisujen luomiseen.

Robotin toiminta perustuu aina ennaltamäärättyyn kaavaan. Ihmismäisen älykäs toiminta ja fiksu päättely ei onnistu tilanteissa, joissa peruskaavasta poiketaan tai tiedot sisältävät tulkinnanvaraisuuksia.

Ohjelmistorobotiikan mainoslauseet saattavat antaa virheellisen kuvan siitä, että kyseessä olisi oikopolku kaikkeen automatisointiin. Ohjelmistorobotiikka on tehokas ja nopeasti käyttöön otettava työväline. Kaikkia prosessien sujuvoittamisen haasteita se ei kuitenkaan ratkaise – siihen tarvitaan muita työkaluja.

Osaava kumppani avaa kaikki hyödyt käyttöösi

Ohjelmistorobotiikka on osa koko ajan kasvavaa no-code ja low-code työkalujen joukkoa. Se kannattaa ottaa käyttöön, mutta siihen ei kannata pysähtyä.

Kun ohjelmistorobotiikassa mennään syvemmälle, puhutaan laajemmasta liiketoimintaprosessien tehostamisesta ja automatisoinnista. Silloin perustason tylökaluja täydentämään tarvitaan muita ratkaisuja ja lisää osaamista.

Enää ei riitäkään yksinkertainen automaatio, vaan on huomioitava liiketoiminnan kokonaisuus, ylläpidettävyys ja skaalautuvuus. Haasteet ja hyödyt kasvavat samassa suhteessa. Väistämättä tarvitaan myös koodaus- ja integrointikykyjä sekä juuri sinun organisaatiosi tarpeisiin sovitettuja käyttöliittymiä. Älyä tilannesidonnaiseen päätöksentekoon ja tietojenkäsittelyyn tarjoaa puolestaan koneäly.

Suunta on selvä: liiketoimintaprosesseja automatisoidaan yhä enemmän ja enemmän. Tähän käytetään useita eri teknologioita ja ratkaisuja. Kaikkien tavoite on sama: alhaisemmat kustannukset, nopeampi palvelukyky, nopeammat läpimenoajat ja parempi asiakaskokemus.

Kun haluat prosessien sujuvoittamisessa ja uudelleen suunnittelussa isoja tuloksia, tarvitset asiantuntemusta ja useita eri ratkaisuja. Perustason ohjelmistorobotiikka tuo hyviä tuloksia ja vielä pidemmälle pääset osaavien kumppaneiden kanssa. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme, kun haluat kuulla lisää sinun organisaatiollesi sopivasta tavasta tehostaa prosesseja ja parantaa asiakaspalvelua.