Mikä on toiminnanohjaus­jär­jes­tel­mä eli “erppi”?

ERP eli Enterprise Resource Planning -järjestelmä on yhä keskeisempi osa uusien palveluprosessien, asiakkaan saaman palvelukokemuksen ja lisäarvopalveluiden mahdollistajana sekä koko yritystoiminnan selkärankana.

Erppi vaikuttaa kaikkiin yrityksesi sidosryhmiin: johtoon, työntekijöihin, asiakkaisiin ja kumppaneihin. Toiminnanohjausjärjestelmä näyttäytyy erilaisena eri käyttäjä- ja sidosryhmien näkökulmasta.

Aiheeseen liittyy myös vanhentuneita ja vääriä mielikuvia. Kerromme tässä, millainen on moderni toiminnanohjausjärjestelmä ja miksi oivallus sen todellisesta roolista tuo merkittäviä liiketoimintahyötyjä ja jopa kilpailuetua.

Erppi on liiketoimin­ta-alus­ta

Toiminnanohjausjärjestelmä on kokonaisvaltainen liiketoiminta-alusta, joka leikkaa läpi kaikkien yrityksesi toimintojen. Sen lisäksi, että erpin avulla pyöritetään ja johdetaan nykyistä liiketoimintaa, se toimii alustana myös uuden liiketoiminnan kehitykselle. Voisi sanoa, että erpillä on yhtä keskeinen rooli bisneksen mahdollistajana kuin henkilöstölläsi.

Erppi ei ole pelkkä järjestelmän käyttöönottoprojekti. Koska erppi on alusta kaikelle liiketoiminnallesi, se on jatkuvasti kehittyvä ja elävä järjestelmä. Erppi ei valmistu käyttöönotettaessa eikä se päivity vain ohjelmistopäivityksillä vaan ennen kaikkea sitä päivitetään ja muokataan koko ajan tarkentuvien liiketoimintatarpeittesi mukaan.

Valtaosa hyödyistä ei tule pelkästä alustasta, vaan myös sen käytöstä. Onnistuneessa ERP-hankkeessa luovutaan ajatuksesta, että kyseessä olisi yksittäinen projekti. Onnistuneessa ERP-hankkeessa muutetaan keskeisten päättäjien ja käyttäjien mindset sellaiseksi, että alustan avulla tehdään prosessien ja toimintatapojen jatkuvaa kehitystyötä.

Erppi on paljon enemmän kuin talouden ohjausta

Erppi on kokonaisuus, ei vain taloudenohjausta. Taloudella on toki edelleen keskeinen rooli toiminnanohjauksessa, mutta nykyaikainen erppi kattaa myös muut yritystoiminnan osa-alueet.

Painotukset vaihtelevat yritystoimintasi luonteen mukaan, mutta yleisesti toiminnanohjauksen piiriin kuuluu koko tuotantoketjusi: myynti, asiakaspalvelu, tuotanto tai palvelutuotanto, jakelu, varastointi, keskeiset kumppanit sekä alihankkijat, resursointi ja taloushallinto.

Kun erppi kattaa keskeiset toimintasi, se vaikuttaa aina asiakaskokemukseesi saakka. Toimiva liiketoiminta-alusta tuottaa reaaliaikaista tietoa kaikkialle palveluketjuusi. Kun kaikilla työntekijöilläsi ja kumppaneillasi on käytettävissä ajantasainen ja oikea tieto, asiakkaasi voi luottaa palvelukykyysi, antamiisi lupauksiin, aikatauluihin, saatavuustietoihin ja siihen, että tuottamasi laatu pysyy tasaisen hyvänä, eikä turhia yllätyksiä satu.

Yrityksen digitaalinen selkäranka kuuluu käytettäväksi päivittäin - kaikki käyttävät erppiä. Menneisyyttä ovat ajat, jolloin osa henkilöstöstä ei ollut suoraan erpin kanssa tekemisissä tai näki toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt ainoastaan kuukausiraporttien muodossa. Nykyään kaikki keskeinen työ tehdään tavalla tai toisella erpin kautta. Manuaalisistakin työvaiheista siirtyy tieto kirjauksina tai automaattisena sensoritietona järjestelmien käytettäväksi.

Mistä toiminnanohjaus­jär­jes­tel­mä koostuu ja mitä se tekee?

Perustana on pilvestä toimitettava ERP-ratkaisu. Tämä voi olla esimerkiksi Microsoft Dynamics 365. Perusratkaisua täydennetään yrityksen tarpeita vastaavilla laajennuksilla, jotka voivat tuoda esimerkiksi toimialakohtaisia erityisominaisuuksia tai työn luonteeseen liittyviä valmiiksi suunniteltuja toimintoja — kuten vaikkapa kenttätyön ohjaus.

Eppi tuodaan käyttäjien työpöydälle ja mobiililaitteisiin selaimella käytettävänä sovelluksena tai erillisenä ohjelmistona. Sujuvinta käyttö on silloin, kun työnkulku kytketään soveltuvin osin osaksi käyttäjien arkisia työpöytä- ja mobiilisovelluksia, kuten Microsoft 365 -ympäristöä Office-sovelluksineen ja pilvipalveluineen.

Toiminnanohjausjärjestelmä voidaan kytkeä myös osaksi muita yritystason järjestelmiä ja pilvipalveluita. Liiketoiminnan digitalisoinnissa onkin järkevää pyrkiä erillisratkaisujen sijaan kokonaisuuteen, jonka kaikki osat keskustelevat keskenään.

Toiminnanohjaus sisältää modulaarisena rakenteena mm. seuraavia toimintoja, joita voit ottaa käyttöön tarpeen mukaan:

• tuotannon ja palvelutuotannon ohjaus

• toimitusketjun ja jakelun hallinta

• hankintatoimi

• asiakaspalvelun ohjaus

• taloushallinto

• henkilöstöresurssien hallinta

• projektitoiminnan suunnittelu- ja hallinta

• markkinoinnin ja myynnin hallinta

• toimialakohtaiset lisäosat

Kaikkiin mainittuihin toimintoihin liittyy eriasteista seurantaa, raportointia ja analytiikkaa. Tämä voi sisältää myös tekoälyä ja rutiinien automatisointia sekä erilaisia automaattisia viestintäketjuja ja -hälytyksiä. Toiminnanohjausjärjestelmä sisältää myös sisäänrakennettua tietoturvaa sekä tiedon varastointiin, hallintaan ja jalostamiseen liittyviä toimintoja.

Myytit romukoppaan: vanhentuneita mielikuvia erpistä

Toiminnanohjauksella on vuosikymmenten historia - aivan kuten kaikella tietotekniikalla. Erppiin liittyy vanhentuneita käsityksiä, jotka periytyvät atk-aikakaudelta. Tyypillisimpiä väärinkäsityksiä ovat mm. seuraavat:

Valtava hanke: Tyypillinen käyttöönottoprojekti on tosiasiassa muutaman kuukauden mittainen. Vuoden mittaiset määrittelyhankkeet ovat kaukaista historiaa ja mielikuva valtavasta erppiprojektista on vanhentunut.

Teknisesti monimutkainen: Erppi ei ylipäätään ole ytimeltään tekniikkaa, vaan liiketoimintaprosessien suunnittelua ja sujuvoittamista, jossa liiketoimintaymmärrys ratkaisee. Erpin omistajuus ei ole yrityksesi IT-yksiköllä, vaan kuuluu kaikille liiketoimintayksiköillesi.

Taloushallinnolle tarkoitettu: Suurin hyötyjä ERP:stä ei ole taloushallintosi (heillä oli järjestelmät ennestäänkin) vaan käytännön liiketoimintasi. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttööotto ja päivittäminen on mahdollisuus suunnitella liiketoimintaprosessejasi uudelleen. Toimintatapojen suoraviivaistaminen ja sujuvoittaminen tuo tehokkuushyötyjen lisäksi myös työtyytyväisyyttä.

Vain johdolle tarkoitettu: Nykyaikainen erppi on käytännössä kaikkien työntekijöiden käytössä päivittäin. Se on digitaalisen liiketoiminnan ydinjärjestelmä, jota kaikki käyttävät. Erppi on osa operatiivista toimintaasi, olipa kyse palveluiden toimittamisesta asiakkaalle tai omien seiniesi sisällä tapahtuvasta tuotannosta.

Vain suurille yrityksille: Toiminnanohjausjärjestelmästä hyötyvät myös keskisuuret ja pienet yritykset sekä kaikki kasvuyritykset. Pilvipohjaiset ratkaisut ovat helposti kaikkien saatavilla. Tärkeintä on valita sopiva ratkaisu, joka on mietitty yrityksesi ja toimialasi tilanteeseen. Pilvipalveluiden ohella käytetään edelleen myös on-premise-ratkaisuja, mutta näiden osuus on laskenut merkittävästi.

Kallis hankkia: Investointina erppi on hallittavan kokoinen ja sen tuomat hyödyt laskettavissa etukäteen. Valtaosa ERP-järjestelmistä toimitetaan pilvipohjaisina ja maksat kulloinkin vain sen verran ja niin monesta käyttäjästä kuin todellisuudessa järjestelmää käytät. Osaavaa konsulttia tarvitset suunnitteluun ja liiketoimintaprosessien sujuvoittamiseen.

Toiminnanohjaus­jär­jes­tel­mä­nä Microsoft Dynamics 365

Toteutamme eCraftilla ERP-järjestelmiä keskisuurille ja suurille kasvuhakuisille yrityksille. Käytämme Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management (Operations) (entinen AX) ja Microsoft Dynamics 365 Business Central (entinen NAV) -ratkaisuja. eCraft Template for Dynamics 365 -toimitusmallilla toteutetettuna ERP-järjestelmän käyttöönotto on nopeaa ja hallittua.

Teknologiavalinta on keskeinen päätös ERP-järjestelmän hankinnassa ja uusimisessa. Se määrittelee, kuinka helppoa järjestelmä on integroida osaksi kaikkea päivittäistä työnkulkuasi ja muita nykyisiä järjestelmiäsi. Teknologiavalinta vaikuttaa olennaisesti myös skaalautuvuuteen ja uusien ominaisuuksien käyttöönottoon tarpeiden muuttuessa ja laajentuessa.

Yhtenäinen kokonaisuus ja teknologioiden helppo integrointi toisiinsa tarkoittaa, että pystyt hallitsemaan asiakaskokemusta entistä tarkemmin. Tieto ei katoa tai jää yksittäisten järjestelmien muodostamiin siiloihin. Fiksu alusta, platform nopeuttaa ja suoraviivaistaa myös kehittäjän työtä: uudet toiminnallisuudet syntyvät helpommin, kun kaikki keskeiset järjestelmät on alunperinkin suunniteltu liitettäväksi toisiinsa. Valitsemalla järjestelmäksi Microsoft Dynamics 365:n varmistat, että kehitystyöllä on laajimman mahdollisen ekosysteemin tuki ja suuri määrä valmiita lisäarvoratkaisuja.

Näin liiketoi­min­ta­si hyötyy toiminnanohjaus­jär­jes­tel­mäs­tä

Erppi tarvitsee aktiivista ja laajaa käyttöä, jotta kaikki sen hyödyt tulevat esiin. Liiketoimintasi hyötyy mm. seuraavilla tavoilla:

• Luot ja optimoit liiketoiminnan prosesseja sujuvammiksi.

• Luot ja skaalaat tehokkaasti jopa kokonaan uusia liiketoimintoja ja palveluja.

• Johdat toimintaasi ajantasaiseen tietoon perustuen.

• Tuot kaikkien tarvitsemaa tilannetietoa ja läpinäkyvyyttä yrityksesi kaikille työntekijäryhmille.

• Tehostat palveluprosessejasi ja varmistat niiden laadun.

• Sujuvoitat tiimityötä ja tiimeillesi yhtenäisemmät toimintatavat.

• Yhtenäistät datan, jonka perusteella päätöksiä tehdään ja prosesseja ohjataan.

• Lisäät tiedon ajantasaisuutta ja luotettavuutta. Vältät päällekkäisiä ja keskenään ristiriitaisia tietoja ja raportteja.

• Saat mahdollisuuden lisätä keskeisten toimintojesi hallittavuutta, skaalautuvuutta ja kustannustehokkuutta.

• Opit analysoimaan ja tehostamaan resurssien käyttöä sekä karsit turhia kuluja.

• Hallitset asiakkuuksia ja niihin liittyviä tapahtumia yhdestä paikasta.

• Automatisoit toistuvia rutiineja erityisesti tiedon ja erilaisten raportointinäkymien ja analyysien koostamisessa.

• Hallitset kumppanisuhteita digitaalisesti ja kuljetat tietoa sähköisesti ja automatisoidusti koko palveluketjusi läpi.

• Hyödynnät toimialakohtaisia valmiiksi paketoituja palvelu- ja analyysiratkaisuja esimerkiksi valmistavaan teollisuuteen, alkutuotantoon, palveluyrityksille, finanssisektorille, liikkuvaan kenttätyöhön, kuljetuslogistiikkaan tai asiantuntijatyöhön.

Ota yhteyttä

Jos haluat keskustella kanssamme yrityksesi liiketoiminnan kehittämisestä ja kuulla tarkemmin toteuttamistamme ERP-hankkeista erilaisten yritysten tarpeisiin, olethan yhteydessä.