Miten löytää yrityksellesi sopiva kumppani? Neljä kysymystä valintapro­ses­sin tueksi

Sopivan liiketoiminnan kokonaisratkaisun löytäminen juuri oman organisaatiosi prosessien ja tavoitteiden tarpeisiin voi olla haastavaa löytää. Me uskomme, että modernin ERP-järjestelmän tulisi täyttää ainakin muutamia perusedellytyksiä.

Ensinnäkin, järjestelmän täytyy soveltua yrityksesi liiketoimintaprosesseihin ja olla integroitavissa niihin (pilvi-) ratkaisuihin, joita yrityksesi käyttää tai haluaa ottaa käyttöön.

Järjestelmän tulisi olla myös skaalautuva ja jatkuvasti kehittyvä, jotta voit reagoida joustavasti markkinoiden kehitykseen ja muutoksiin. Ei nimittäin ole varmaa, että toimintosi pysyvät vuosien varrella ennallaan. Myös yrityksesi tavoitteet saattavat muuttua. Jos haluat tulevaisuudessa laajentaa yrityksesi toimintaa uusiin markkinasegmentteihin, järjestelmän tulee tukea toimintaasi eikä rajoittaa sitä.

1. Ymmärtääkö kumppanisi toimialaasi ja haasteitasi?

Pelkkä oikea sovellusratkaisu ei riitä. Vähintään yhtä tärkeää on löytää toteutuskumppani, joka ymmärtää toimialaasi ja haasteitasi. Teollisuusyrityksen kumppanin tulee ymmärtää esimerkiksi, että tuotantoaikataulu voi olla teoriassa täydellinen, mutta käytännössä mikä tahansa voi mennä pieleen. Teollisuusyrityksen kumppanin tulee myös ymmärtää, että suunnitteluvaiheessa on tärkeää ottaa huomioon muun muassa konekapasiteetti ja läpimenoaika. On myös erittäin tärkeää, että tuotantosuunnitelmaa pystytään mukauttamaan nopeasti uusiin prioriteetteihin ja tuoteominaisuuksiin.

On perusteltua odottaa ratkaisun toteuttavalta kumppanilta asiantuntevaa tietoa liiketoimintajärjestelmistä, mutta kun kumppanilla on myös kokemusta yrityksesi toimialalta, se voi todella erottua edukseen. Erikoistumisen ansiosta kumppani tietää, mikä todella toimii ja mitä tietyllä alalla tapahtuu. Toimialaasi tunteva kumppani myös havaitsee nousevat markkinatrendit muita nopeammin. Asiakkaana hyödyt kumppanisi parhaista käytännöistä sekä toteutusvaiheessa että sen jälkeen. Digitaalinen matkasi ei nimittäin pääty järjestelmän toteutukseen – käyttöönoton jälkeen kehitystyö usein jatkuu, joten kumppanin merkitys on suuri.

2. Sopiiko kumppani organisaatiol­le­si?

On mukavaa työskennellä kumppanin kanssa, joka ymmärtää toimialaasi ja sen haasteita, mutta myös yritysten toimintakulttuurin yhteensopivuus on tärkeää. Tulette tekemään yhteistyötä pitkän aikaa ja matkan varrella riittää varmasti aihetta juhlaan, mutta myös haasteellisempia hetkiä. Sinun täytyy siis pystyä luottamaan siihen, että löydätte aina rakentavan ratkaisun yhdessä.

Prosessin alkuvaiheessa on erityisen tärkeää, että tutustutte toisiinne, jotta tarpeiden ja odotusten osalta ei jää mitään epäselvyyksiä. Alustavien ja syvällisempien keskustelujen lisäksi työpajat, workshopit, voivat auttaa hahmottamaan asian ydintä paremmin ja näin löytämään juuri oikeat edellytykset onnistuneelle projektille. Hyvä toteutuskumppani käyttää tähän paljon aikaa.

3. Mitä lähestymis­ta­paa projektissa käytetään?

Käyttöönoton toteutus on radikaali prosessi, johon kuuluu useita muutoksia. Siksi onkin tärkeää tietää, mitä lähestymistapaa kumppani käyttää, ja kuinka paljon muutosjohtamiseen kiinnitetään huomiota.

Projektien toteuttamisessa käytämme toimitusmallia, jossa hyödynnämme ketteriä menetelmiä projektin eri vaiheissa. Projektit jaetaan sprintteihin, mikä mahdollistaa väliarvioinnit ja helpottaa mukautumista projektin aikana. Toimintatapamme etuihin kuuluvat lyhyempi kesto, varmempi budjetointi, riskien väheneminen ja parempi laatu.

4. Onko kumppanilla hyvät referenssit?

Useimmat liiketoimintajärjestelmiensä päivittämistä miettivät yritykset eivät etsi vain järjestelmän toteutuskumppania. He tarvitsevat kokonaisvaltaisen kumppanin, joka auttaa heitä vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin. Aiemmin hankitut järjestelmät eivät välttämättä tue heidän kasvuaan tai heillä saattaa olla hallussaan loputon määrä dataa, jonka pohjalta on kuitenkin vaikeaa tehdä hyödyllisiä havaintoja.

Kokonaisvaltainen kumppani tarjoaa tällaisiin haasteisiin ratkaisuja, joiden toimivuus on todistettu aiemmissa projekteissa. Kokonaisvaltaisella kumppanilla on näkemystä aiheista, jotka eivät välttämättä ole ajankohtaisia juuri nyt, mutta saattavat olla tärkeitä tulevaisuudessa. Referenssit muodostavat selkeän kuvan siitä, mitä potentiaalinen toteutuskumppani on saavuttanut muiden yritysten kanssa. Referenssit toimivat myös hyvänä pohjana alustaville keskusteluille.