Muutosjoh­ta­mi­nen vuonna 2020: Tosielämän happotesti parhaille käytännöille

Nyt on meneillään pirun paljon muutoksia: samanaikaisesti tapahtui muutos markkinatilanteessa, asiakkaiden käyttäytymisessä, toimintatavoissa sekä tulevaisuuden näkymissä.

Tätä kaikkea pitäisi vielä etäjohtaa! Asiantuntijaorganisaatiot ovat hajaantuneet ihmisten keittiöihin ja olohuoneisiin. Työn lisäksi avainhenkilöt saattavat pyörittää etäkoulua, kotityöarkea ja kantaa huolta ikääntyneistä vanhemmistaan.

Muutosjohtaminen tömähti tässä tilanteessa juhlapuheista maahan niin että pöly kirvelee vieläkin silmissä. Mitä nyt voi ja pitää tehdä?

Kaikki muuttuu?

Tarkoittaako muutosjohtaminen, että kaikkien pitää nyt kehittää uusia liiketoimintoja? Ei suinkaan.

Kaikki ei muutu kriisin aikana tai sen seurauksena. Tästä on olemassa sekä käytännön näyttöä koronakriisin ajalta että kiinnostavaa aiempaa tutkimustietoa.

Strategia- ja innovaatioprofessori Paavo Ritala on avannut yritysten selviytymisstrategioita aiemmissa kriiseissä. Tutkitut yritykset jakautuivat hyötyjiin, passivoitujiin ja pakon edessä muuttujiin.

Hyötyjien (vaikkapa Netflix tai ruuan verkkokauppa) ei kannata muuttaa strategiaansa. Muiden on pakko muuttua, mutta mitä enemmän ne yrittävät muutosta, sitä suuremman muutosriskin ne ottavat. Riski on tarpeen, mutta sen määrä täytyy olla tietoisesti harkittu.

Muutosjohtajan tärkeimpiä kykyjä on nähdä, mikä muuttuu ja mikä pysyy ennallaan!

Tämä pysyy

Aidot, kumppanuuteen perustuvat asiakassuhteet pysyvät tärkeinä. Hyvistä kumppaneista halutaan pitää kiinni, mutta yhdentekevät karsiutuvat. Nyt halutaan kumppani, joka on jo todistanut olevansa joustava, palvelukykyinen ja toimitusvarma.

Itsensä johtaminen pysyy tärkeänä. Proaktiivisuus ja kyky hallita omaa ajankäyttöä on avaintaito, jonka avulla koronan tuomiin haasteisiin on mahdollista vastata, vaikka selkeää tulevaisuuden näkymää ei ole kenelläkään.

Tiimityö pysyy tärkeänä. Tämä korostuu etätyössä ja nopeasti muuttuvissa tilanteissa. Ihmisillä on edelleen tarve tietää tavoitteet ja kokea yhteenkuuluvuutta. Tiimityötaidot sekä hyvät työvälineet ja järjestelmät ovat ainoa keino hallita muuttuvaa työtä.

Muutosjohtajan tehtävänä on auttaa ihmisiä sitoutumaan yhteisiin, merkitykselliseksi koettuihin päämääriin!

Tämä vahvistuu

Digitalisaatio ja teknologiavetoisuus on trendi, joka saa entistä enemmän nostetta. Etätyö, etätapaamiset, etäworkshopit, etäseminaarit, etäkonsultointi, etälääkärintapaamiset, etäopiskelu – puhumattakaan verkko-ostoksista ja digitaalisista viihdepalveluista.

Tärkeät asiat digitalisaation sisällä vahvistuvat edelleen: Käytettävyys on tärkeää. Tietoturva korostuu. Pilvipohjaiset ratkaisut valtaavat alaa. Palvelu- ja toimitusketjun katkeamaton seurattavuus nousee arvoonsa.

Verkkonäkyvyys ja hakukonelöydettävyys tuovat asiakkaita. Asiantuntijasisällöt ja sisältömarkkinointi korvaa osan livetapaamisista. Oman organisaation ja asiakkaan välinen yhteistyö digitaalisella alustalla on elinehto töiden jatkumiselle. Lue, kuinka saat Microsoft 365 -ratkaisun tehokäyttöön etätyössä.

Muutosjohtaja varmistaa, että teknologia toimii!

Tämä muuttuu

Parisataatuhatta lomautettua suomalaista kertoo, että organisaatioiden on pakko sopeuttaa toimintaa. Kulujen sopeuttaminen ja kassan varjelu on ehdottoman tarpeen.

Lyhyellä aikavälillä yritykset joutuvat pakkotilanteen eteen. Hieman pidemmälle edettäessä omien valintojen merkitys korostuu. 

Prosesseja on pakko suoraviivaistaa ja sujuvoittaa. Oma organisaatio työskentelee nyt paineen alla, samoin esimerkiksi logistiikan kumppanit ja jälleenmyyntiketju. Prosessit on viimeistään nyt saatava tehokkaiksi, sillä kenelläkään ei tule olemaan rahaa eikä aikaa maksaa koukeroisen hitaasta toimintatavasta.

Muutosjohtajan on saatava tiiminsä etsimään uusia reittejä ja mahdollisuuksia. Tämä ei ole tyhjää positiivisuuspuhetta; kerta toisensa jälkeen kriisitilanteet paljatavat toimialojen sisällä uudistajia, jotka uskovat kasvuun sekä passivoituvia näivettyjiä, jotka menettävät markkinaosuutta. 

Muutosjohtaja etsii toisen tien. Siitä muutosjohtamisessa on kysymys!

Tämä toimii

Se, että jokainen on kuullut muutosjohtamisen periaatteet sataan kertaan ei tee niistä yhtään vähemmän totta.

Muutosta on tutkittu niin paljon, että tiedämme jo etukäteen, millaisiin virheisiin muutoshankkeet tyssäävät myös COVID-19 pandemian aikana ja jälkeen:

• Selkeiden, yhdessä sovittujen tavoitteiden puute

• Aidon sitoutumisen puute, muutospelko, sisäiset konfliktit

• Huono johtaminen, epäselvät vastuut ja johdon tuen puute

• Resurssien puute

• Selkeiden välietappien puute: kuinka tiedetään, että muutos kulkee oikeaan suuntaan ja kuinka tiedetään, että se on onnistunut

• Viestinnän vaikeudet ja vähyys

• Liian myöhäinen validointi asiakkaiden ja markkinan taholta: tehdään umpiossa ilman nopeaa markkinapalautetta

Kääntäen: kun nuo ylläolevat asiat ovat kunnossa, muutoksella on mahdollisuus onnistua isosti.

Merkitystä on myös sillä organisaatiokulttuurilla, joka on rakennettu ennen pandemiaa. Ne yritykset, joissa on korkea työtyytyväisyys ja luottamus johtoon, pystyvät suurempiin muutoksiin kuin konfliktien riivaamat kollegansa.

Muutoksen määrässä kannatta olla realisti. Nykytoiminnan kehitys ja optimointi – esimerkiksi prosesseja tehostamalla – on vielä pieni muutos. Paljon isompi hyppäys on uuden liiketoiminnan kehittäminen tai aivan uusi tuote. Kaikkein haastavinta on koko toimintatavan ja kulttuurin keikauttaminen ympäri.

Johdolla on iso vastuu tunnistaa, miten paljon muutosta oma organisaatio ja sen resurssit kestävät. Epärealistisen suuret muutostavoitteet ovat ihan yhtä suurta myrkkyä kuin passivoituminenkin.

Hyväksy siis se, että kaikkea et voi muuttaa paremmaksi ja osaa asioista, joita tahtoisit muuttaa, et onnistu muuttamaan. Toimi silti. Passivoituminen harvoin johtaa mihinkään hyvään.

Muutosjohtaja hyväksyy sen, mitä ei voi muuttaa, tunnistaa mahdollisuudet joihin voi tarttua, ja ryhtyy toimimaan yhdessä. Muutosjohtaja kantaa vastuunsa, sillä muutosjohtajia tässä koronakriisissä olemme me kaikki, sinä ja minä!