Sales and Operations Planning –toiminta­mal­li osana parempaa tiedonkulkua ja liiketoi­min­nan johtamista

Sales and Operations Planning- eli myynnin, varaston ja tuotannon suunnittelun toimintamalli lisää koko toimitusketjun tiedonkulkua ja auttaa ennustamaan vaihtelevaa kysyntää. Uskallamme väittää, että Sales and Operations Planning (S&OP) on yrityksen tärkein ja kriittisin yksittäinen toimintojen rajat ylittävä prosessi.

Moni yritys on ehkä tietämättäänkin toteuttanut S&OP-toimintamalliin kuuluvia asioita jo aikaisemmin. Ymmärtämällä paremmin S&OP-toimintamallia ja tuomalla se osaksi yrityksesi päivittäistä toimintaa, pystyt kehittämään entistä tehokkaampia toimintatapoja ja saavuttamaan lisähyötyjä liiketoiminnassa. Tiedätkö sinä, mistä Sales and Operations Planning -toimintamallissa on kyse ja miten sen opeista voisi olla apua oman liiketoimintasi kehittämisessä?

Kysyntä, tarjonta ja tuotantokapa­si­teet­ti tasapainoon

S&OP on lyhenne englanninkielisestä termistä Sales and Operations Planning eli myynnin, varaston ja tuotannon suunnittelu. S&OP on toimintamalli, jolla lisätään tiedon kulkua toimitusketjun eri osien välillä tasapainottaen kysyntä, tarjonta ja kapasiteetti strategisten tavoitteiden mukaisesti mahdollisimman varhaisessa vaiheessa prosessia. Kyse on ensisijaisesti uudenlaisesta ajattelusta, jossa siirrytään yrityksen ohjaamisessa reaktiivisesta toiminnasta proaktiiviseen ennustamiseen ja suunnitelmalliseen päätöksentekoon.

S&OP on lyhenne englanninkielisestä termistä Sales and Operations Planning eli myynnin, varaston ja tuotannon suunnittelu

Sales and Operations Planning eli myynnin, varaston ja tuotannon suunnittelu on toimintamalli, jolla lisätään tiedon kulkua toimitusketjun eri osien välillä tasapainottaen kysyntä, tarjonta ja kapasiteetti strategisten tavoitteiden mukaisesti mahdollisimman varhaisessa vaiheessa prosessia.

S&OP-toimintamallin mukaan suunnitteluhorisontti asetetaan noin 2 - 18 kuukauteen eli lyhyen aikavälin taktisen tavoitteen sekä pidemmän aikavälin strategisen suunnittelun välimaastoon. Eli juuri siihen kriittiseen kipupisteeseen, jossa monelta yritykseltä tuntuu puuttuvan eri suunnitteluhorisonttien yhdistämiseen tarvittava osaaminen ja toimivat työkalut.

Sales and Operations Planning -tasoisen suunnittelun puuttuminen saattaa näkyä yrityksessäsi muun muassa seuraavilla eri tavoilla:

• Varastot kasvavat toimitusvarmuuden ylläpitämiseksi.

• Toimitusajat pitenevät tuotannon tasaisuuden ja tehokkuuden priorisoinnin takia.

• Käyttöpääoma kasvaa ja kate pienenee.

• Budjetit ja ennusteet laaditaan siiloissa eikä lopputulos aidosti ennusta toteumaa.

Mikäli yllä luetellut tilanteet kuulostavat tutuilta, on yrityksessäsi todennäköisesti haasteita kysynnän ja tarjonnan sekä taloudellisten tavoitteiden yhteensovittamisessa. Ennusteet ja budjetit saatetaan kerätä jokaiselta yksiköltä erikseen irrallisina lukuina ja niistä muodostettua koontia saatetaan korjata johdon toimesta vastaamaan strategisia tavoitteita. Ennusteet ja budjetit ajautuvat kauas operatiivisesta toiminnasta ja johto menettää mahdollisuutensa vaikuttaa toimintojen ohjaamiseen. Päätöksenteko siiloutuu toimitusketjun eri osien omien tavoitteiden mukaisiksi.

Rullaava päätöksenteko avuksi strategisen ja taktisen suunnittelun välimaastoon

Keino yllä kuvatun haasteen taklaamiseen on S&OP:n mukainen, strategisen ja taktisen päätöksenteon väliin sijoitettava, rullaava päätöksentekomalli. Rullaavassa päätöksentekomallissa joka kuukausi toimitusketjun eri osapuolet sekä liiketoimintajohto yhdessä ennustavat rullaavasti seuraavaa noin 3 – 18 kuukauden ajanjaksoa.

Päätöksenteon pohjana hyödynnetään historiatietoa sekä kysynnän ennustamisen ja tuotannon kapasiteetin dataa. Liiketoimintajohto ja toimitusketjun eri osapuolten toimijat tekevät yhdessä tietoon pohjautuvia päätöksiä toiminnan ohjaamisesta keskipitkällä aikavälillä, huomioiden myös pidemmät strategiset tavoitteet. Tehdyt päätökset siirtyvät osaksi toimintaa operatiivisen tason johtamisen kautta.

Laadukas kysynnän ennustaminen kokonaisval­tai­sen suunnittelun pohjana

Kokonaisvaltaisen tarjonnan suunnittelun pohjana toimii laadukas kysynnän ennustaminen. Ilman tätä ei suunnittelun seuraavissa vaiheissa päästä onnistuneeseen lopputulokseen. Selkeää lisäarvoa aletaan saavuttaa siinä vaiheessa, kun eri yksiköiden operatiivinen toiminta sekä suunnitelmat saadaan yhteneviksi luvuiksi ja niissä esiintyvät ristiriitaisuudet näkyviksi.

Kokonaisvaltaisen tarjonnan suunnittelun pohjana toimii laadukas kysynnän ennustaminen.

Kokonaisvaltaisen tarjonnan suunnittelun pohjana toimii laadukas kysynnän ennustaminen. Ilman tätä ei suunnittelun seuraavissa vaiheissa päästä onnistuneeseen lopputulokseen.

Yhtenäiseen tietoon perustuvan tilannekuvan ja siihen pohjautuvan rullaavan päätöksenteon kulttuurin ja toimintamallin käyttöönotto muuttaa johtamisen prosesseja merkittävästi. Suunnitelmien yhtenäistämisen ja eri yksiköiden yhteistyön hiomisen jälkeen S&OP:lla on mahdollista luoda lisäarvoa hallinnoimalla ja tasapainottamalla kysyntää ja tarjontaa konserni- ja toimitusketjutasolla, myös yhteistyökumppanien kanssa.

S&OP -ajatusmallin tuomat muutokset yrityksessä ovat seuraavia:

• Myynnin ja tuotannon osaoptimoinnista siirrytään jatkuvaan vuoropuheluun ja yhtenäisten lukujen käyttöön

• Tulipalojen sammuttamisesta edetään ennakoivaan, systemaattiseen päätöksentekoon

• Talouden toteumalukujen päivittelystä päästään rullaavaan ennustamiseen ja harkittuihin tulosvaikutuksiin ja strategian mukaiseen toimintaan

S&OP vaatii onnistuakseen johdon tuen, mutta myös johtamista tukevat järjestelmät

Fellowmind Finlandin tarjoama on yhdistelmä liikkeenjohdon palveluita ja toimintaa tukevia tietojärjestelmiä. Käymme asiakkaidemme kanssa laajasti keskustelua heidän toimintansa kehittämisestä ja tuemme heitä matkalla kohti strategisia tavoitteita. Sales and Operations Planningin osalta Fellowmind Finland tarjoaa yrityksellesi seuraavia ratkaisuja:

• Muutosjohtaminen

  Fellowmindin muutosjohtamisen malli huomioi kokonaisvaltaisesti ihmiset, liiketoiminnan ja teknologian. Kokeneet asiantuntijamme auttavat sinua uusien toimintatapojen ja teknologian ja liiketoiminnan tavoitteiden yhdistämisessä.

Muutosjohtamisen vaiheet

• Projektien johtaminen

  Projektin koosta riippumatta Fellowmind Finlandilta löytyy yrityksesi jokaiseen tilanteeseen niin oikeat ammattilaiset kuin käytettävät projektimallitkin.

• Toiminnanohjauksen perusjärjestelmät

  • Operatiivisten tehtävien hoitamiseen erikoistuneet perusjärjestelmät toimivat toteutuneen tiedon lähteenä ja lyhyen aikavälin suunnittelun moottorina.

  • Microsoftin Dynamics 365 -kokonaisuuden kattavista mahdollisuuksista löydät yrityksellesi sopivan yhdistelmän toiminnallisuuksia liiketoimintasi erilaisiin tarpeisiin.

• Toiminnansuunnittelun järjestelmät

  • Toteumien hyödyntäminen, perusjärjestelmien tietojen yhdistäminen ja osallistava suunnittelu toimii usein parhaiten sitä varten suunnitellussa järjestelmässä.

  • Fellowmindin tarjoamassa on tälle alueelle kaksi varteenotettavaa vaihtoehtoa, joiden välillä teet valinnan yrityksesi tarpeiden mukaisesti:

    • Jedox - enterprise performance management

    • CCH Tagetik - finance transformation platform

• Tiedon jakamisen mahdollistava data-alusta

  Yhtenäinen tietoarkkitehtuuri ja sen kehitys on keskeinen osa yrityksesi liiketoiminnan digitalisointia ja siten aina mukana Fellowmind Finlandin tarjoamissa ratkaisuissa.

  Moderni pilvipohjainen arkkitehtuuri takaa datan helpon saatavuuden kaikille sitä tarvitseville järjestelmille ja tahoille yhtenäisen ja hallitun mallin avulla. Sekä järjestelmien väliset tiedonsiirrot, suurten ja pienten datamassojen varastointi, että analytiikan tietotarpeet muodostavat tällöin yhtenäisen kokonaisuuden.

• Tekoälyn hyödyntäminen

  Nykyaikaiset teknologiat ja järjestelmät (kuten aiemmin mainitut Dynamics 365, Jedox ja CCH Tagetik) hyödyntävät tekoälyä ja koneoppimista sisäisissä toiminnoissaan ja tämän lisäksi Fellowmindin tekoälyasiantuntijat ja ohjelmistokehittäjät voivat täydentää yrityksesi tarpeita niissä kohdin, missä valmis järjestelmä ei vielä siihen kykene.

Kiinnostuit­ko? Ota yhteyttä

Sales & Operations Planning -toimintamallin käyttöönotto on matka, jossa on eri vaiheita ja vaativuustasoja. Tärkeintä on löytää yrityksessäsi aito tahtotila asioiden muuttamiselle ja saada yrityksesi henkilöstö aktiivisesti kehittämään prosessia kohti tavoitetta. Ensisijaisesti kyse on johtamistavan muutosprosessista, jossa toki keskitetty data ja nykyaikaiset järjestelmät toimivat päätöksenteon tukena.

Ennustamisen vakiintuessa, ja siten helpottuessa, palkinto on konkreettinen jokaiselle yrityksessäsi työskentelevälle - matka on ehdottomasti syytä aloittaa. Ota rohkeasti yhteyttä ja kartoitetaan yhdessä, mikä voisi olla juuri sinun yrityksesi seuraava askel matkalla kohti ennustettavampaa myynnin ja tuotannon suunnittelua.