Suomalaisyritykset yhä kiinni manuaaliprosesseissa – suuret tulokset automaatioista yllättää

Automaatiota on hyödynnetty yllättävän vähän tietotyön ja ihmisten tekemien asiantuntijatehtävien parissa. 

Fiksulta vaikuttava asiantuntijatyö koostuu tosiasiassa isolta osin rutiineista, joissa ihminen toimii kuin robotti. Työntekijät siirtävät, kopioivat ja muokkaavat tietoa vakiokaavan mukaan. Tämä on tehotonta, kallista ja altista virheille. Kilpailukykysi kärsii, kun toimit 1900-luvun työtavoilla. On aika automatisoida.

Liiketoiminta-automaatio on arkipäiväisen asiatuntijatyön työnkulun sujuvoittamista, tehostamista ja uudelleen muotoilua. Kone tekee sen, mikä ennen vaati ihmisen prosessointia. Usein ensimmäinen käytännön askel on jonkin manuaalisen työprosessin vieminen digitaaliseen, kokonaan automatisoituun muotoon.

Kyseessä on siis asiantuntijoiden “näppäimistöllä ja hiirellä” tekemän tietotyön automatisointi. Nyt ei puhuta valmistuksen tai muun koneellisen työn automaatiosta.

Motivaatio ylös, kulut ja virheet alas

Automaation hyödyt ovat moninaiset: ihmisten työaikaa vapautuu rutiinityöstä tuottavampaan työhön, työn mielekkyys paranee, inhimillisten virheiden mahdollisuus vähenee ja työ nopeutuu.

Loppuasiakkaille — olivatpa nämä yrityksen sisäisiä tai ulkoisia asiakkaita — tämä näkyy parempana ja tasalaatuisempana palveluna.

Tällaisesta toiminnasta käytetään usein termiä Robotic Process Automation (RPA) tai ohjelmistorobotiikka. Se on ihmisen tekemän tietotyön siirtämistä ohjelmiston hoidettavaksi.

Automaation luominen tehdään usein varta vasten tätä tarkoitusta varten kehitetyillä automaatio-ohjelmistoilla. Ne eivät aina edellytä ohjelmointiosaamista, vaan liiketoimintaprosessien tuntemus riittää yksinkertaisen perustason automaation rakentamiseen.

Valmiit automaatiotyökalut tuovat tehokkuutta automaatioiden rakentamiseen. Siitä on tullut aiempaa nopeampaa ja edullisempaa, koska it-osaajien työtä vaaditaan aiempaa vähemmän.

Räjäytä rutiinit: näin automatisoit

Minkä tahansa manuaalisen prosessin voi automatisoida. Otetaan esimerkiksi tilausprosessin automatisointi. Esimerkkitapauksena on yritys, jolla ei ole verkkokauppaa.

Yritys vastaanottaa tilauksia vaihtelevilta asiakkailta sähköisen, pdf-muotoisen tilauslomakkeen avulla. Asiakas muokkaa yrityksen sivustolta löytyvään lomakkeeseen tilausrivejä ja muuta tarpeellista tietoa. Valmis lomake lähtee sähköpostina.

Vanha, manuaalinen prosessi:

• Henkilö pitää silmällä saapuvien sähköpostien laatikkoa.
• Tilauksen saapuessa hän avaa pdf-dokumentin ja toiseen ikkunaan yrityksen myyntijärjestelmän.
• Hän naputtelee tilauksen tiedot manuaalisesti myyntijärjestelmään.
• Osa tiedoista pitää klikkailla manuaalisesti myös toiminnanohjausjärjestelmään.
• Toiminnanohjausjärjestelmä lähettää tilaustiedot varaston työlistalle.

Uusi, automatisoitu prosessi:

• Automaatio tunnistaa asiakkaalta saapuvan sähköpostin.
• Koneäly lukee tilausliitteen sisällön ja palauttaa sille opetetut tiedot muuttujaformaattina automaatiolle.
• Automaatio ottaa yhteyden myyntijärjestelmään ja luo sinne uuden tilauksen.
• Automaatio tekee tarvittaessa merkinnät myös myynnin CRM-järjestelmään.
• Automaatio lähettää viestin myyjärinkiin tai asiakaspäälliköille siitä, että asiakas on aktiivinen.
• Automaatio vie myyntijärjestelmään kirjatut tiedot toiminnanohjausjärjestelmään.
• Automaatio huolehtii siitä, että tilauksen tiedot ja tilausnumerot on täsmäytetty eri järjestelmien kesken.
• Toiminnanohjausjärjestelmä lähettää tilaustiedot varaston työlistalle.

Automaatio vähentää rutiinityötä ja tilauksen käsittelyyn kuluvaa aikaa. Lisäksi pienenee inhimillisten virheiden tai unohdusten mahdollisuus.

Samaa periaatetta voit soveltaa mihin tahansa tietotyön automatisointiin.

Automaatio maksaa itsensä takaisin muutamassa kuukaudessa

Lukematon määrä työtehtäviä — olipa kyse tilausten käsittelystä tai myyntikatalogin päivittämisestä — ovat lopulta vain perustason tiedon muokkausta, tallennusta, siirtoa ja varmennusta.

Tämän toistamisessa kuukaudesta toiseen käsityönä ei ole järkeä. Esimerkiksi yksittäisen tilauksen manuaalinen käsittely ja kirjaaminen voi viedä työntekijältä pari tuntia aikaa. Jos tilauksia on kymmenen viikossa, kertyy kuukaudessa 80 työtuntia, jotka rutiinityö syö tärkeämmiltä tehtäviltä.

Yhden prosessin automatisointi vie tyypillisesti 5-20 työpäivää kaikkine vaiheineen. Siten edellä mainitun tilausprosessin automatisointi maksaa itsensä takaisin säästettynä työaikana jo parissa kuukaudessa.

Siirrä ohjelmistorobotin näkymätön käsi näppäimistöllesi

Automatisointi perustuu prosessien ymmärrykseen ja peruslogiikkaan. Koneälyä voidaan käyttää tarvittaessa, mutta useimpien rutiinien automatisointi ei erityistä tekoälyosaamista vaadi.

Liiketoimintajohto ei aina tiedä, kuinka helppoa nykyisillä työkaluilla olisi automatisoida rutiinityötä. Kaikilla toimialoilla on asiantuntijatyötä ja back-office-työtä, jonka manuaalisia rutiineja kannattaa siirtää automaation hoidettavaksi.

Ohjelmointitaitoja ei välttämättä tarvita lainkaan. Merkittävä osa automatisoinnista voidaan tehdä low code / no code -periaatteella, esimerkiksi Microsoft Power Platform -työkalua käyttäen. Siinä luodaan automaation toimintalogiikka valmiista elementeistä, eikä varsinaista ohjelmointityötä tarvita. Toki monimutkaisemmat toteutukset voivat edellyttää koodaustakin.

Perustason automatisoinnin voit siis toteuttaa itse.

It-kumppanille kuten Fellowmindille voi rooliksi jäädä toteutuksen sijaan vain tukeminen ja yrityksen itsensä tekemien toteutusten laadun varmistaminen.

Osaavasta it-kumppanista on paljon apua, sillä itse automaation lisäksi tulee miettiä siihen liittyvä ylläpito ja päivitykset sekä hallinnointimalli, kuten muissakin operatiivisissa järjestelmissä.

Teknisesti automaation rakentaminen voi pohjautua yrityksen käytössä oleviin (pilvi)ohjelmistoihin ja niiden välisten rajapintojen hyödyntämiseen. Silloin se muistuttaa teknisesti perinteistä integraatiotyötä, jossa dataa käsitellään eri järjestelmien välillä automaattisesti.

Vähemmän tunnettu mahdollisuus on rakentaa automaatioita niin, että automaatio-ohjelmisto jäljittelee ihmisen toimintaa jonkin ohjelman käyttöliittymässä: ohjelmisto syöttää tietoa kenttiin tai “klikkailee” hiirellä toimintoja.

Näin voidaan automatisoida mm. hyvin vanhoja järjestelmiä, joihin ei ole alunperin rakennettu nykykäyttöön sopivia ohjelmistorajapintoja. Esimerkiksi teollisuudessa ja pankki- ja vakuutusalalla on legacy-järjestelmiä, joiden kohdalla tämä voi olla toimivin automatisointiratkaisu.

Artikkeli julkaistu Automaatioväylä-lehdessä 18.2.2022.